会議での打ち合わせや会議での議事録など、会社員をしているとメモを取る機会も多くなるものです。そんな時に覚えておきたいのが、上手なメモの取り方ですね。話を聞きながら必要な情報をメモするにはコツが必要です。
新卒の会社員などは、上司から議事録を取ることを頼まれることも多いでしょう。大事な項目を逃さずにメモを取るにはどんな方法があるのでしょうか？今回は、会社員なら覚えておきたい会議でのメモの取り方を紹介します。
もくじ
会議でメモを取る前の事前準備
会議での議事録を上手にメモするには、事前準備が必要になります。行き当たりばったりでメモを取ろうと思っても、具体的にどんな内容をどのようにメモするのかを決めておかなければ必要な情報を残しておくことは難しいでしょう。
会議によってはメモを取るツールも限られてくるので「メモ = PC」と思っていると「なんて失礼なことをしてるんだ！」と怒られる原因になりかねません。ここでは、議事録を取る前の事前準備を見ていきましょう。
1.過去の議事録を取り寄せておく
過去の議事録を取り寄せられるのなら必ず取り寄せておきましょう。過去の議事録があれば、そのフォーマットに従って議事録を取れば良いので、事前準備が非常にスムーズになります。議事録が複数ある場合は、いくつかの議事録を取り寄せて内容を確認します。
特に上司などから議事録を依頼された場合、過去の議事録があれば、どんな点を記載してほしいのかを確認することができます。自分よがりの議事録を書いて上司に注意されることも防ぐことができますね。
はじめて議事録を書く時は、どうしても情報が不足してしまったり、不要な情報を記載してしまいがちです。こういった問題を解決するためにも過去の議事録を取り寄せることは大切です。事前準備の中で最優先すべき確認事項です。
2.ノート or PC？メモの取り方を決める
会議に参加するメンバーによっては、PCでメモを取ることを嫌がる人もいます。議事録をどんなツールで取るのかは事前に確認するべき項目です。特に初対面の人や付き合いの浅い人の場合は、どんなツールを使うべきか注意しましょう。
PCの場合、相手との壁ができてしまいますよね？相手が話している最中にPCの画面を見ながら返事をしていると人によっては悪い印象を抱くこともあります。こういった場合は、相手にメモの取り方を押し付けない方が良いでしょう。
同様にノートでメモを取ることを嫌う人もいます。会議でのトラブルを避けるためには、事前にPCやノートでメモを取って良いか確認するのがおすすめです。なおかつ、PCの画面を見る時間を意識的に少なくするように練習するのも有効です。
3.会議をする環境をチェックしておく
会議の環境は時と場合によって様々です。ほぼ全員がPCを見ながら話し合う場もあれば、PCの一切ない会議環境もあるでしょう。議事録用のPCを借りられるパターンや、ノートのみOKの会議などもあります。
また議事録の内容を全員が確認しながら会議を進める場合もあります。話者によっては、議事録の進み具合を見て話すスピードを遅くしてくれるなどの配慮を行ってくれるでしょう。スマホを利用して議事録を取れる場合などもあります。
会議によっては自分の不得意な方法でしか議事録を取ることができないかもしれません。会議をするメンバーや会場によっても使えるツールは変わってくるので、事前に上司などに会議の環境を確認するようにしましょう。
会議で上手にメモを取る方法
会議では事前の準備が非常に大切なことをお伝えしました。ここからは、会議で上手にメモを取る具体的な方法を解説していきます。議事録を取ろうと思っても、全くの初心者はどんなことを記載するべきか分からないものですよね？
PCでもノートでも、記載する情報は基本的に変わりません。一度フォーマットを覚えてしまえば、その後は会議毎のテーマに沿って記載する情報を変えていけばOKです。早速、上手なメモの取り方を見ていきましょう。
1.メモのフォーマットはシンプルに
会議の内容をリアルタイムで全て記載することは不可能です。議事録は会議の内容をシンプルに分かりやすくメモとして残しておくものなんです。後から見直してもどんなことを話し合ったのか簡単に分かるようにするにはシンプルなフォーマットにするのが良いでしょう。
議事録に最低限必要になるのが日付とタイトルです。もしも議事録が複数になる場合は、各ページに番号を振っておくと分かりやすいです。会議内容の隣には発言者の名前、サブタイトル、ターゲットやカテゴリーを書いておくのがおすすめです。
会議内容を思い出しやすいように、重要なキーワードなどを書いておくのも有効です。シンプルなフォーマットにしておけば、自由度が高く保てます。必須項目を増やすと、そればかりに気を取られるのでおすすめしません。
2.誰が何を言ったのかタイムラインで書く
議題が変わったタイミングや重要な発言があった場合は、その時間をタイムラインに残しておくと良いでしょう。タイムラインには「〇〇時〇〇分」とだけ書いておけば十分です。後から見直した時に会議の流れを把握しやすくなります。
タイムラインは一見すると数字の羅列に過ぎないため、必要性を感じない人もいると思います。しかし、後日タイムラインを見返した時に「この時間で話の流れが変わったんだ」「この議題は大分長いことやってたんだな」ということが分かりますね。
非常にシンプルな方法ですが、タイムラインに使い慣れてくるとその効果の大きさに気がつくと思います。PCでもノートでも数字を書いておくだけなので手間をかけずに会議の内容を思い出すことができるおすすめの方法です。
3.何をいつまでにやるのか締切を書く
会議は参加メンバーが相談することによって、何かしらの決定を下すためのものです。しかし、会議の話の中では、物事がなかなか決まらずに前に進まないことも多いでしょう。そんな時でも議事録はなるべく明確に書いておくのが大切です。
フワッとした話の中にも決定事項は意外に多いです。なので「何をいつまでにどうするのか」は必ず書き残しておきましょう。例えば「その問題については後日お知らせします」という内容なら「Aさんが後日Bさんに詳細を伝える」という風に書いておきます。
より明確に記載しておけば、後日、議事録を見直した時に「誰がいつまでに何をするのか」が分かりますよね？これで会議での話し合いが無駄になることを防ぐことができます。これは議事録の醍醐味でもあります。
4.重要なワードは強調して場の雰囲気も記録する
議事録を取る環境が可能であれば、重要なキーワードをハイライトするなどして強調しておくと良いでしょう。議事録の中に、その場の雰囲気も残せるようになれば、後日イメージしやすくなります。
会議は複数の人がコミュニケーションを取りながら進めていくものです。会話の中で何度も繰り返される言葉は、話している人にとって重要なワードなのは間違いないでしょう。そういった言葉を逃さないようにするには、言葉自体を強調してのこしておくのがおすすめです。
PCで雰囲気を残すにはハイライト機能や、文字の大きさを変えてみるのも良いでしょうリアルタイムでメモを取る際は、議事録の横に自分なりのコメントを残しておいて、清書する際に雰囲気も取り入れた議事録を書くとより分かりやすいものになるでしょう。
まとめ
今回は、会議での上手なメモの取り方を紹介しました。重要なことを議論する会議の場は、その雰囲気も含めて議事録に残すことでイメージしやすくなり、後日見直した時に簡単に思い出すことができるでしょう。
また、議事録を取る際は、事前準備も非常に重要です。先方に対して、失礼に当たるようなツールを使ってしまうのは良くありませんね。こういったミスを犯さないようにするには、事前に確認しておくことが大切です。
必要な情報をシンプルなフォーマットで議事録にまとめるためには、メモの取り方を決めておく必要があります。新入社員が任されがちな議事録。今回紹介した方法を参考に、分かりやすい議事録を作れるように経験値を積んでいきましょう。
