毎日の仕事はできるだけ早く終わらせて、もっと効率よくこなしたいと考える人は多いのではないでしょうか。毎日同じ時間に仕事をスタートしても、気がつくとお昼を過ぎ、夕方になっていてどんどんと気持ちが焦ってくる、という状態になることをなるべく避けるためには、日頃からの工夫とコツが必要なのです。
ここでは、自分の今の仕事をさらにスピードアップさせていくためにおすすめしたい「6つの習慣」についてご紹介していきます。ぜひチェックしてみて下さい。
もくじ
「仕事が早い」とはどのような事を言うのか？
一般的に「あの人は仕事が早い人だ」という場合は、どのような人のことを指すのでしょうか。周囲の人と比較して、いつも与えられた仕事やノルマが断然早く終わる、ということ人は「仕事が早い」と評価されていると言えるようですね。仕事をてきぱきとこなしスピード感がある人は、確実に上司や社内でも評価されるのでキャリアアップや昇給・昇格につながります。
ここでは、仕事が早い人の主な特徴について取り上げました。以下3つがその特徴です。
単純な作業そのものをこなすスピードが速い
仕事が早い人は、決められたルーティンワークが早いという特徴があります。例えば書類のファイリングや整理、伝票の処理、入力などの事務処理などあまり頭を使わずに行うような、毎月決まって行う業務を淡々と素早くこなせるのです。このような単純作業と言われる業務は、
いかに速く間違いなく大量の数をこなせるかが、評価のポイントとなります。
仕事が速い人は、このようなルーティンワークをとにかく早く終わらせていて、もっと自分のアイディアや工夫が必要な、脳をもっと使うことの多い仕事に集中する時間を長くさせているのです。このことから考えて、単純作業を速くできる人は結果として全体の仕事が速くなるので成果にも反映してくるのです。
問題が起きても即座に臨機応変に対応できる
もう一つ仕事が速いという人の特徴と要素として挙げられることは、「何かトラブルや問題が起きたときにすぐに対応できる」、という能力を発揮するというものです。毎日仕事をしていく中で、自分のミスが原因で起きるトラブル、また後輩が仕事に慣れないために起こしたトラブル、そして不可抗力で起こった苦情やトラブルなどさまざまなことが発生するものです。
このような普段とは違う予定外の現象に対して、臨機応変に即座に対応できる人は「仕事が速い」ということができます。そして、この問題解決能力は自分の頭を使って考えて適切な判断必要とされますので、より仕事の評価がアップすることにつながると言えるでしょう。
いくつかの選択肢があったときに決断が早い
さらに「仕事の速い人」の特徴として、あらゆる仕事の決断が速くて全体の仕事のスピードアップにも直結しているということがあります。仕事も日常生活も毎日たくさんの事柄を決断していくことが基本になっています。毎日が決断の連続といっても過言ではないでしょう。仕事上の大きな決断や、小さな決断に関しても長い時間をかけないで決定するという力は、仕事の能力にもつながります。
この時に注意したいことは、なんでもとにかく素早く仕事の決断をすればよい、ということではありません。決断する時間をスピードアップする力と、正しい判断力、効率的に考える思考力などをもって決断することが同時に求められるのです。
仕事がなぜ遅いのかの原因を自己分析して探る
今の自分の仕事をスピードアップさせるためには、自分の仕事が速くできているかを客観的に見てみる必要があります。これが一つ目のポイントです。もし周囲と比較して自分の仕事のスピードが遅いということがもしわかったならば、「なぜ遅いのか」について冷静に原因を見極める必要があるのです。仕事が遅い原因は大きく分けると2つがあります。
まずその一つは、仕事を細かく作業ごとに区切ったときに、その一つ一つのスピードが遅くて、それが積み重なって総合的に仕事を終えることが遅くなってしまう、ということです。そして2つ目は、そもそも仕事に取り掛かるまでに時間が掛かっている、ということです。下準備や調べものなどを長くしてしまい、肝心の仕事に入っていないということがあるようです。これは段取りにも問題があると言えるでしょう。
最初に仕事の目的と全体像を頭に鮮明に思い描く
仕事をスピードアップさせるための習慣の2つ目ですが、「最初に仕事の目的と全体像を思い描く
」ことです。仕事において最も根幹になり大切とも言える行動です。今から行う業務は何が目的で行い、どのような終着点が求められているのか、そしてその終着点により近づくにはどう進んでいくのか、という全体像を鮮明に頭に描いてプランニングしていくことが必要なのです。
このように仕事の全体像を描き、段取りとステップを考えて行動することが仕事の更なるステップアップに繋がると言えます。ただ何も全体像を描かずにダラダラと資料を作ったり会議に参加していても、効果が期待できないものなのです。
全部を細かく丁寧にやらずに流すポイントを作る
仕事のスピードアップのために必要な習慣の3つ目は、「全ての仕事を完璧に丁寧にやり過ぎないこと」です。通常あまり忙しくないときには、目の前にある仕事を淡々とこなしていていくだけでも仕事が完了するものです。
しかし忙しいときや、緊急事態のときにはそうはいきません。このように目の前にたくさんの「To Do」つまりするべき事が並んでいるときには、一定の工夫とコツが必要になってきます。仕事の内容やそのレベルは一定ではありません。「本当に大事で仕事の中心・核心となる仕事」もあれば、「いくら頑張ってみてもそれほど成果が期待できず、評価には影響がでないもの」とに分かれます。
仕事が遅い人、またはあまり仕事ができない人は、この後者の「あまり評価に影響のないもの」または「急いで仕上げる必要のないもの」に重点をおいて時間を割いてしまっていることが多いのです。そして肝心な前者の「大事で核心となる仕事」にかける時間が不足してしまうことになります。
仕事の優先順位を付けて、書き留めておく
そして仕事のスピードアップのために必要な習慣の4つ目は、「仕事に優先順位をつけて書き留めて把握しておく」ということです。多くの仕事が机に山積みになっていても、人はついつい横入りしてきた「緊急な仕事」を常に優先に行ってしまいます。緊急の仕事は確かに急ぎのものではありますが、緊急の仕事の中においても、仕上げるべき優先順位をつけることがとても重要なのです。
しかし、しなければならないことがたくさんあり過ぎ場合、全てを前倒しして行う余裕もなくなります。緊急な仕事は本当に緊急なのかどうか、そして納期を後にして貰えるものなのか、など優先順位を決めていけば集中的に片付けられて、少しずつ仕事の余裕が出てきます。
内容として省いて問題のない業務は省いてみる
仕事のスピードアップのために必要な習慣の5つ目は、「仕事の中身を吟味し省けるものは省く」ということです。また自分ではなくても、他の人の担当のものが紛れ込んでいないか、または「他の人に頼める仕事なのか」についても内容を見直してみることをしてみましょう。そのように自分の目の前の仕事を交通整理することで、「自分でなければ分からない・できない仕事」により労力と集中力をもって取り組めるでしょう。
このときに気を付けたいことですが、仕事の一部を省くときには、「自分では判断できないことは直ぐに省かずに、上司や周囲の詳しい人に相談してみる」ということです。自己判断をして間違ってミスに繋がってはスピードアップどころか、仕事そのものの信頼感が失われてしまいます。また周囲の人に仕事をお願いするときには、相手の都合も考えて摩擦が起こらないようにするということです。
日刊と週間のスケジュールを最初に立てる
最後の仕事のスピードアップのために必要な習慣6つ目は、「週間・日刊のスケジュールを立てる」ということです。一日に働ける時間は8時間などのように限定的で限られています。その中で電話の問い合わせを対応したり、会議や打ち合わせ・研修などもありますので1週間単位で考えるとあまり、実際の仕事に割ける時間はないといってもよいかもしれません。実務をじっくり行える時間というものは、大変貴重なものなのです。つまり貴重な毎日の時間をどのように使うのか、を事前に計画しておくことが重要なポイントとなるのです。
具体的なスケジュールの立て方は、毎週月曜日の朝か日曜日の夜に、次の一週間にすべきことを頭の中でシミュレーションしてみます。できればメモかスケジュール帳に書き出しておきましょう。また毎朝か前の夜に、一日の使い方を計画するという風にスケジュールしていきます。
まとめ
今回は仕事をするときのスピードアップの方法やアドバイスについて、詳しくみてきましたがいかがでしたでしょうか。ルーティンワークや雑務、そして新規のプロジェクトと仕事が山積みされています。もうそれだけでもううんざり、という気持ちに誰でもなりがちです。
しかし毎日の業務で、常に将来を考えた対策や取り組みとすると、目に見えてスピードがアップしてきます。自分の仕事をスピードアップさせることで、今までより早く仕事が終わり定時で退社できるようになったり、他の新しい業務にも取りかかれるのです。毎日ただ何も計画をしないで仕事をする場合と、きちんと「To doリスト」に書かれた通りの順番では、仕事のスピードがかなり違うといえるでしょう。
