ビジネススキル

説明上手になる!仕事でわかりやすい話をするコツや練習方法とは?

「説明がわかりにくい」「何を言っているのかわからない」など、周りの人から言われた経験はありませんか?

仕事において、クライアントや社内のスタッフへ情報を共有する際、必ず必要となるのが“説明”。実はこの説明が上手くできず、苦手意識を持っている人は少なくありません。

説明とはむずかしく、頭の中では整理できていると思っていても、いざ人に話すとわかりにくくなってしまい相手にうまく伝わりません。仕事で分かりやすい話をするためには、どうすればいいのでしょうか?

そこでこの記事では、仕事でわかりやすい話をするコツや、説明上手になるためのトレーニング方法を紹介していきます。

説明がわかりにくい原因とは?どうすれば上手くなる?

仕事やプライベート問わず、説明に苦手意識を持っている人は少なくありません。ではなぜ、説明が上手くいかないのでしょうか?

説明が上手くいかない原因はさまざまで、

  • 相手の立場が想像できていない
  • 伝えたいことがぼんやりしている
  • 無駄ない言い回しや脱線が多い
  • 頭の中で情報が整理できていない
  • 相手の立場に合わせようとしていない

などが挙げられます。もしこれらに心当たりがある人は「説明が上手くいかない…」と悩むのも、仕方ないといえるでしょう。

しかし、落ち込む必要はありません。というのも、上手な説明をするために重要なのは、生まれ持った才能や適正ではなく“説明のやり方”なのです。つまりは、ちょっとしたコツやトレーニングなどの努力次第でいまからでも身につくのです。

説明のコツ!上手に伝えられる人の特徴とは?

上手な説明をするために大切なのは“説明のやり方”です。いま上手に説明ができないとしても、少しのコツや練習で改善されます。

説明において共通して言える重要なことは、実際に説明をする前に内容を決めておく、ということ。どれだけ説明を得意とする人でも、事前に内容を考えずに話すのはとても難易度が高いのです。では、事前に説明内容を考えるにあたって、何に気をつければいいのでしょうか?

そこでここからは、上手な説明をする人の“特徴”を紹介します。まずは特徴を知り、そのコツをふまえて事前に内容を準備できるようにしましょう。

結論から伝える!結論→理由→詳細の順番で

まず、相手にわかりやすい説明をするためには、最初に結論を伝えることが絶対条件です。順番としては「結論→理由→詳細」の順を意識し、説明する内容を組み立てていきましょう。

特に日本人は、結論に至った理由や原因を先に話したがる場合がほとんどです。「〇〇が△△で~」と散々理由を話した後に結論を伝えると、聞いている相手も途中まで「何の話がしたいのか?」と疑問を感じてしまいます。

ですので、まずは結論を伝え、その上で理由や原因について説明しましょう。結論から話すことで、相手も「いまは〇〇について説明されている」と認識できるため、その後の説明も頭に入りやすくなるのです。

伝えたい要点を絞ってから説明!余計な話はしない

上手な説明をするためには、情報を取捨選択する必要があります。つまりは、伝えたいことと同時に“伝えなくてもいいこと”も決めておかなければならない、ということです。

実は、説明に苦手意識を持つ人ほど「わかりやすくしよう!」という思いが強く、伝えなくていい余計なことまで説明してしまう傾向にあります。その結果、本当に伝えたい部分がぼやけてしまい「結局何が伝えたいのか?」となってしまうのです。

伝える情報を取捨選択する上では、とにかく“伝えたいこと”を意識しましょう。まず何がもっとも伝えたいのかを考え、それに関して不要な部分は削ってみてください。そうすれば、伝えたい部分がしっかり伝わる説明ができるようになるでしょう。

また、説明しすぎと同様に、“保険のかけすぎ”も説明をわかりにくくする大きな要因。自分に自信がないせいか「たぶん~だと思う」「きっと~」という言葉を使いすぎると、伝えたい趣旨がぼやけてしまうため注意が必要です。

相手のレベルに合わせる!使う言葉や説明の仕方など

説明をするとき、自分基準で物事を考えてしまう人は少なくありません。特に上司や指導係など、知識が浅い人への説明が必要になる場合にしやすいミスとして、相手のレベルに合わせられていない、という失敗が挙げられます。

使用する言葉や説明の仕方、話すスピードなど、相手のレベルに合わせていなければ、説明は上手くいきません。極端な例ですが、大学教授が書いたような論文を思い浮かべてみてください。特に知識がない分野の論文を読むと、専門用語や独特な言い回しが多く、ほとんど頭に入ってこないはずです。

これは極端な例ですが、もしかすると、あなたの説明を受けている相手もこれに似た状態かもしれません。相手が知らない前提条件や専門用語、過去に培ってきた知識などを当たり前のように説明に組み込んではいませんか?

それこそ、新入社員相手に対して業界の専門用語や応用的な知識を前提として説明すれば、ほとんどの場合伝わらないでしょう。説明をする際には、相手の知らない情報や知識をとにかく減らすことを心がけてみてください。

一文を短くする!ダラダラと長く説明しない

こちらも説明に苦手意識を持つ人がしやすいミスなのですが、一文をダラダラと長くしてしまう、という失敗があります。逆に説明が上手い人は、一文を短く切り分け、説明全体をスッキリさせているのです。

たとえば、次の2つの文を見比べてみてください。

「○社の案件で発注ミスがありまして、発注部署の△さんに確認したら発注数に間違いがあったようで、間違った商品は最短でも3日後にしか届かないみたいで、この件を○社に確認したら明後日までには納品が必要だということですが、どう対応するべきでしょうか?」

「○社の案件で発注ミスがありました。発注部署の△さんに確認したところ、発注数に間違いがあったとのだとか…。間違った商品は最短でも3日後にしか届かないようです。○社に確認をしたら明後日までには必ず納品が必要だそうですが、どう対応するべきでしょうか?」

どちらのほうが伝わりやすいでしょうか? 文章にすると違いがわかりにくいですが、声に出して説明する際は明らかに後者のほうが伝わるはずです。

脱・説明下手!トレーニングや練習方法をご紹介

説明が上手な人には、共通して言える“特徴”があります。その特徴をふまえ、話す内容を事前に整理できていれば「説明がわかりにくい」と言われることは間違いなく減るでしょう。

とはいえ、これらの特徴をいきなり本番で実践するとなると気が重くなるはず。ですので、まずは日頃から上手に説明するためのトレーニングをして、本番に備えるようにしましょう。

そこでここでは、説明下手を治すための練習方法について紹介してきます。

説明する内容を紙に書き出してまとめてみる

説明に苦手意識を持つ人は「頭の中では話す内容が整理できているのに、いざ説明になるとうまくいかない…」と感じている傾向にあります。しかし、実はこの考えが説明を上手くできない原因のひとつともいえるのです。

というのも「頭の中では整理できているのに」という場合は、基本的に頭の中でも話す内容が整理できていません。そしてその状態で説明を始めてしまうので、相手に上手く伝わらないのです。

練習方法として、何か物事を説明するとき、事前に説明内容を紙に書き出して「どう話すか?」と考えるのが効果的です。まずは伝えたいことをハッキリさせ、書き出した後に「どう伝えればわかりやすいか?」と相手の立場で考えてみましょう。

いざ紙に書き出してみると「こんなに整理できていなかったのか」と驚くはずです。紙に書き出すことをトレーニングとして繰り返すと、いずれ自然に頭の中で説明の趣旨や段取りが整理され、上手に説明ができるようになります。

「どうすれば伝わるか?」と考えるクセをつける

仕事をしていると、形や相手はどうあれ“人に何かを伝える機会”がたくさんあります。その機会一つひとつに対して、常に「どうすれば伝わるか?」と考えるようにするのも練習方法としてかなり効果的です。

口頭での説明はもちろん、メールや報告書、クライアントへの提案書など、多くの場面で何かしらのことを人に伝える機会があるでしょう。これらに共通して言えることは、伝えたい内容があって相手がいる、ということ。このトレーニングの機会を活かさない手はありません。

クライアントへのメールでも、伝えたい相手と内容が存在するからこそ送ります。ですので、普段口頭で行う説明となんら変わらないともいえるのです。

もし説明下手で悩む方は、まずメールや報告書、提案書などの“文字”で説明するトレーニングをしてみることをオススメします。この考え方を続けていれば、自然に「こう説明したら伝わりやすいかも?」と考えられるようになります。

まとめ

説明下手を治すためには、あなたを悩ませている原因を知り、説明のコツを取り入れてトレーニングを重ねていくしかありません。逆に言うと、練習をして経験を重ねていけば、説明下手は確実に改善されていきます。

説明のコツとして共通して言えるのは、相手の立場になって事前に内容を準備しておくこと。これさえ実践できれば「説明がわかりにくい」「何を言っているのかわからない」と言われる機会は減っていくはずです。

また、上手に説明ができるようになれば、仕事のやりやすさや効率も上がるでしょう。クライアントへ提案するとき、部下に仕事を任せるとき、上司に何かしらの報告をするとき、多くの場面で役に立つことは間違いありません。まずはあなたも、説明下手を治すトレーニングから始めてみませんか?