毎日終電まで残業しているのに仕事が終わらない、忙しすぎて自分が今どんな仕事を抱えているのかも分からない、そんなふうに毎日疲弊してしまっている方はいませんか。仕事をどうやって早く終わらせることができるのか、考える暇もありませんよね。
でも業務の効率化について、あなたは少し難しく考えすぎているのかもしれません。業務効率化というのは、少しずつ積み重ねることで大きなメリットが得られます。
例えば1日5分だけ業務効率化できると、1週間で25分、1か月で100分、1年間で20時間もの時間が削減できるんですよ。そうやって少しずつ業務を効率化していくと、いつのまにか残業が少なくなり、効率よく業務を終わらせることができるようになります。
今日からできる業務効率化のアイデアを10個ご紹介するので、自分にできそうなものから取り組んでみてくださいね。
もくじ
1日のスケジュールを記録して時間の使い方をチェックしよう
あなたは、自分がどんな業務にどれだけ時間を使っているか、自分で知っていますか。今日はたいして仕事が進んでいないのに、いつの間にか時間だけが過ぎていると感じた経験はないでしょうか。
打ち合わせや会議などであれば、だいたいどの程度時間がかかったのかは把握しやすいかもしれません。でも、例えばメールチェックなど、あなたが普段意識していない業務に意外と長い時間がかかっているかもしれませんよ。
まずは、自分の1日のスケジュールを記録して、時間の使い方を把握することから始めましょう。自分がどの業務に対して時間がかかっているのか分かると、その時間を減らそうと意識することができるようになりますよ
今行っている仕事は本当に必要なのかを仕分けしよう
現在たくさん抱えている仕事の中で、実は不要な業務が含まれてはいませんか。なんとなく今までやっていたからやっている、前任者がやっていたのでやっている、そんな業務は要注意です。
実はそれらの業務は、本当はやる必要がないのかもしれませんよ。目的が分からないままやっている業務を一度洗い出してみましょう。そして、それぞれの関係者に本当に必要かどうか確認してみてください。
みんな何となくやっていただけで、実際は必要がなかったということが分かるかもしれません。あなたの時間はとても大切です。不要な業務に貴重な時間を取られないようにしましょう。
仕事の完成品を最初に上司とすり合わせておこう
何日も時間をかけて検討して、やっと完成した資料を、上司にやり直しだと一蹴されてしまった経験ってありますよね。自分が進めていた方向と、全く違う事を後から指示されることもあるかもしれません。
資料を作りこんだ後にやり直しが入ると、それまでの時間がすべて無駄になってしまいます。仕事の手戻りを防ぐためには、新しい仕事を任されたときに必ず、どのようなゴールのイメージなのか、上司とすり合わせをしておきましょう。
例えば、残業を削減するアイデアを出せと上司に指示されたとします。この時に、対象はチーム内だけなのか会社全体の話なのか、すぐに取り組める案がいいのか他と調整しながら進める大きな案がいいのかなど、気になる事を細かく聞いておきましょう。
始めにゴールイメージのすり合わせをしておくことで、効率的に仕事を進めることができますよ。
締め切り日から逆算してスケジュールを立てよう
締め切りが近づいてくると、慌てて仕事に取り掛かろうとする人って多いですよね。締め切りが近くならないと、やる気にならないんだよと言っている人もいます。でもそれって、仕事の効率的には、全然良くないんですよ。
仕事は必ず、締め切り日から逆算して、いつまでに何をしておけばいいのかというスケジュールを立てるようにしましょう。自分だけではなく、人に頼まないといけないことも出てくるかもしれませんので、余裕を持ったスケジュールにしておくことが大切です
事前にスケジュールを立てておくことで、余裕を持った仕事の対応ができるようになりますよ。
業務を細かく分解して、優先順位をつけるようにしよう
あなたは、今自分が抱えている仕事について、優先順位をつけることができていますか。あまり深く考えずに、とりあえず目についた仕事から片付けてはいませんか。そんな仕事の仕方をしていると、抜け漏れが出てしまい、あとから余計な時間がかかってしまうかもしれませんよ。
業務は、できるだけ細かくステップごとに分解をして、優先順位をつけておくのがおすすめです。こうすると、自分が今どの業務に取り掛かる必要があるのか、整理して把握できるようになります。締め切り前にいきなり慌てることがなく、順序良く仕事を進めていくことができるようになりますよ
メールをチェックする時間帯を決めてしまおう
パソコンの作業をしている時に、メールの受信のポップアップを見て、注意が逸れてしまった経験はよくありますよね。メールが気になってしまい、今まで作業を中断してメールを確認してしまう人も多いかもしれません。
メールというのは、とても簡単に人の集中力を削いでしまいます。せっかく業務に集中していても、メールに邪魔されてしまうと、集中力を取り戻すためには、時間がかかってしまいます。
できれば、メールの量に応じて、一日のメールチェック時間を決めましょう。メールに対応する時間を区切ることで、ほかの業務に集中して取り組むことができるのでおすすめです。また、メールを受信してもポップアップが出てこないように設定しておきましょう。
1日の終わりに明日のスケジュールを立てておこう
1日の仕事が終わったら、今日作業したことを思い出し、明日すべきスケジュールを立てておくようにしましょう。仕事から帰る前に、次の日のスケジュールを立てることで、仕事を整理して管理することができます。
また、朝会社に出社した時に、今日は何をしないといけないんだっけ、と思い出す時間をなくすことができます。朝のコーヒーを飲みながらだらだらと過ごすのではなく、すぐに仕事に取り掛かれるようになりますよ。
人間の集中力は、午前中が一番高まると言われています。朝からすぐに全力で仕事に取り組むことができるよう、前日にスケジュールを立てておくようにしてくださいね。
帰宅する前に、机の上をきれいに片づけておこう
あなたの机の上は、いつもやりかけの資料でぐちゃぐちゃになってしまってはいませんか。使いたい資料が見当たらず、何度も机の上を探して無駄に時間が過ぎてしまったということもありますよね。
いろんな仕事を抱えていると、ついつい机の上に書類を山積みにしがちです。でも山積みにされた書類は、あなたの集中力も時間も奪ってしまっているんですよ。机を整理することは、頭の中を整理することにもつながります。
溜まった資料を一気に片付けようとすると、なかなかやる気が出ずに後回しになりがちです。できれば、毎日帰宅する前に机の上をきれいに片付けておくようにしましょう。その日一日の資料であれば、時間をかけずにさっと片づけることができるはずですよ。
パソコンのショートカット機能を使って効率化しよう
パソコンのショートカット機能は、使いこなすことができれば、業務効率化できるだけではなく、パソコン操作が楽になるので、覚えておくと便利ですよ。
様々な種類があるので、なかなかすぐには覚えられないという方がいるかもしれません。そんなときは、上書き保存や入力の取り消しなど、頻繁に使う操作から、意識して使用していくようにしましょう。最初は内容を紙に書き出して、パソコンの隣に貼っておくと、覚えやすくていいかもしれないですね。
ひとつひとつはほんの少しの手間の改善ですが、毎日毎日繰り返されるととても大きな時間の節約になります。使えるショートカット機能を徐々に増やして、パソコン操作の時間を減らしてくださいね。
パソコンの単語登録機能を活用して文字入力を効率化しよう
パソコンに、単語登録機能があるというのを知っていますか。例えば、読みを「よろ」、単語を「よろしくお願いいたします」と登録すれば、「よろ」と入力するだけで「よろしくお願いいたします」と変換することができる機能です。
よく使う単語は、単語登録しておくと、文字入力の手間が大きく削減できますよ。また、単語だけではなく文章も登録することができます。例えば、メール書き出しの挨拶も登録できます。「お世話になっております。○○株式会社の山田でございます。」という単語を「おせ」だけで、変換できるので、とてもおすすめです。
自分がよく使う定型文を、今すぐ単語登録してみてくださいね。
まとめ
業務効率化と聞くと、何かすごく難しいことをしないといけないというイメージがあるかもしれません。でも実は、今日から簡単に始められることがたくさんあるんですよ。
自分の時間の使い方をチェックする、本当に必要な仕事かどうかを仕分けする、仕事のゴールイメージを上司とすり合わせておく、締切日から逆算してスケジュールを立てる、優先順位をつける、メールをチェックする時間帯を決める、次の日のスケジュールを立てる、机の上をきれいに片付けておく、ショートカットキーを使いこなす、パソコンの単語登録機能を使う。
あなたが今からすぐにできそうなことが、見つかりましたよね。少しずつの業務効率化の積み重ねによって、あなたの仕事の効率はぐんぐん上がっていきます。まずは、1日5分の業務改善から始めてみてくださいね。
