やるべき仕事がたくさんあるのに時間だけがどんどん行き日々仕事と時間に追われている方は多くいらっしゃると思います。仕事と時間に追われている方は、スケジュール管理がうまくできていない可能性があります。
そこで今回は、スケジューリングの7つのコツを紹介していきます。時間に追われて過ごすことはとても窮屈でストレスもたまります。
効率的なスケジューリングをマスターし、時間に追われる立場の状況から抜け出し、時間を自分のものにしていきましょう。
もくじ
効率的なスケジューリングを行うための準備のコツとは？
効果的なスケジューリングを行うための準備のコツを紹介していきます。ポイントは、自分自身がやるべきことの「全て」を把握することです。
やるべき仕事や予定をすべてチェックし、その項目すべての所要時間、緊急度、重要度を一つ残らず全て把握するのです。後から予定を思い出してスケジュールに付け足すことになってしまい、その結果当初のスケジュールが崩壊してしまうことがないように、最初からすべての予定を把握することを心掛けましょう。
やるべき仕事や予定を全てチェックし書き出してみる！
まずは、やるべき仕事や予定を全て書き出してみましょう。書き出すことによって、やるべきことが明確になります。ポイントは、予定の「抜け」や「忘れ」が無いようにとにかく全てを書き出すということです。
書き出すという作業は、効率的なスケジューリングを行う第一歩です。この作業をまじめにしっかりと行っておかなければ、後のスケジューリングに悪影響を及ぼしかねません。それは、スケジュールの追加です。
スケジュールを立て終わった後に忘れていた予定を思い出し、追加したりすると綿密にスケジュールを組んでいればいるほど調整が難しくなり、スケジュールを最初から立て直しになってしまう可能性があります。
やるべき仕事や予定の「緊急度」と「重要度」を考える！
やるべき仕事や予定を全て書き出した後は、仕事や予定全ての「緊急度」と「重要度」を考えていきましょう。
緊急度は、仕事の納期や会議やイベント等の日時を考慮するということです。基本的には緊急度の高い案件から準備を進めていくためのスケジュールを組む形になります。
しかし、緊急度ばかりを重視してスケジューリングを行っても、スケジューリングを充実させることはできません。スケジュールを充実させるために必要な要素が「重要度」です。
重要度とは、特に納期や期限が決められていない予定で、自分自身が重要であると感じている事柄です。将来の夢のための準備や資格取得のための勉強等が重要度の高い予定として挙げられます。
「緊急度」と「重要度」を考慮して予定の優先順位をつける！
効率的なスケジューリングを行うためには、予定や仕事の緊急度と重要度を考慮したうえで、予定の優先順位をつけることが大切です。
重要度の高い予定は、締め切りなどが近い緊急度の高い予定に押されて後まわしにされがちです。しかし、将来の夢や資格取得など長期的な努力が必要とされる重要度の高い案件の時間を充分に確保していかなければ、夢や資格等自分にとって重要な事の達成は遠のくばかりです。
緊急度の高い仕事や案件は比較的短期間で簡単に片付けられる仕事が多く、そうした緊急度の高い仕事や案件に「大きな価値」のあるものはほとんどありません。
目先の「緊急度」の高い案件にばかり捉われることなく、大きな価値を生み出す「重要度」の高い案件を優先させられるようなスケジューリングにできるかどうかがポイントです。
やるべき仕事や予定に係る時間をしっかりと把握する！
効率的なスケジュールを行ううえで、それぞれの案件にどれだけの時間が必要かをしっかりと把握することはとても大切です。適当に時間設定してしまっては、自分なりに考え懸命に組み立てたスケジュールがどんどん崩壊してしまいます。
今までに行ったことがある案件については、作業にかかる時間がある程度把握できていると思いますので、しっかりと記憶をたどり、作業に係る所要時間を割り出しましょう。
また新たな案件については、はっきりとした所要時間を把握することは困難です。しかし、ある程度の所要時間を把握しなければスケジュールは立てられませんので、作業を具体的にイメージしながら大まかな作業時間を割り出し、想定される時間に更に余裕を持たせて所要時間を決定するようにしましょう。
効率的なスケジューリングを行うためのコツとは？
次に効果的なスケジューリングを行うためのコツを紹介していきます。ポイントは、時間に余裕をもってスケジュールを立てるということです。
自由な時間の確保を目指してスケジューリングすると、休憩時間を少なくしたり、スケジュールとスケジュールの合間のいわゆるすきま時間を設けなかったり、タイトなスケジュールになってしまいがちです。
無理なスケジュールはスケジュール通りに事が進まなくなるいわゆるスケジュール崩壊につながりますので十分に注意しましょう。
１つの仕事や予定ごとに余裕を持ったスケジュールを立てる！
スケジュールを立てる時は、1つの仕事や予定ごとに余裕をもってスケジュールを立てましょう。具体的には、本来の仕事の締切日よりも１日以上早く締切日を設定することや、２時間で終わる予定の仕事を２時間３０分の時間設定にしておくこと等です。
余裕を持ったスケジュールを立てることで、早く作業が終わった場合は、空いた時間で確認作業を充分に行うことができます。
タイトなスケジューリングは、常に時間に追われている感覚になり精神的なストレスが溜まりますので、スケジュールを全うするためにも余裕を持ったスケジューリングはとても大切です。
全てのスケジュールに必ず「すきま時間」を設ける！
時間いっぱいにスケジュールを詰め込んでしまっている場合、体調不良等で思うように仕事が進まなかったときは、スケジュール自体が崩れてしまいます。
そんな事態を避けるためにもスケジュールを立てるときは、スケジュールとスケジュールの間に「すきま時間」を設けることが大切です。予期せぬことが起こってしまったときでも、すきま時間があれば、焦ることなくスケジュールに対応できます。
また、スケジュール通りあるいはそれ以上に仕事が進んでいた場合は、次の仕事に前倒しして取り掛かることができます。このようにスケジュール以上に仕事がはかどり、すきま時間として確保していた時間を前倒しして予定よりも早く仕事が完了すれば、残りの時間は、「自由に使える時間」として自分のものにすることができるのです。
スケジューリングで得た「自由な時間」を有意義にするコツとは？
効果的なスケジューリングを継続的に行う場合、大切なのことはやはり「ゴール」の設定です。効果的なスケジューリングで得られるものは、「自由に使える時間」です。
しかし、自由に使える時間を得ることをスケジューリングのゴールに設定してしまうと、本来嬉しいはずの自由な時間も使い方によっては無意味なものになってしまいます。
せっかく効果的なスケジューリングで得た「自由な時間」も有意義に使わなければ意味がありません。自由に使える時間は有意義に使ってこそ価値があるということを理解しておきましょう。
自由な時間に何をするかを前もって決めておく！
効果的なスケジューリングが行えたおかげで自由に使える時間を得た場合、「その先」もしっかりと見据え、自由に使える時間の過ごし方もしっかりと計画しておくことが大切です。
必要なスケジュールは全て完了しているので、自由な時間はどんなことに費やしても構いません。映画鑑賞や好きな音楽を聴いたりして次のスケジュールまでの英気を養ったり、将来の夢や資格取得に向けた重要度の高い案件の補足時間に充てたり使い方は様々です。
しかし、何も計画を立てずにただダラダラと時間を過ごしてしまうと「無駄な時間」になってしまいます。時間を有意義に使うためには計画することが大切です。
全ての時間を余すことなく有意義に使うことによってはじめて、「時間を自分のもの」にしたことになるということを理解しておきましょう。
まとめ
時間を効果的に使うためには、効果的なスケジューリングは必要不可欠です。今回ご紹介した効果的なスケジューリングのコツを理解し、自分に合ったスケジューリングを実践していきましょう。
また、効果的なスケジューリングで得られるものは「自由に使える時間」ですが、時間は有意義に使わなければ価値がありません。
「時は金なり」ということわざがありますが、正しい意味をご存知でしょうか？「時はお金と同じくらい価値がある」という意味ではありません。正しい意味は「時はお金と同じように貴重であるから無駄にしてはならない！」です。
まさに効率的なスケジューリング管理の重要性を説明してくれていることわざなのです。
