締め切り直前になっても仕事が終わらず、焦ってしまった経験はありませんか？クライアントに成果物を納める場合はもちろん、社内の会議資料や報告書など、仕事をしていると締め切りまでに仕事を終わらせないといけないことはよくありますよね。
「修正作業が発生して、思ったより時間がかかっている・・・」
「何から手をつけていいのかわからない・・・」
「急な予定変更でスケジュールが狂った！」
「徹夜したところで、もう間に合わないような気がする・・・」
など、締め切り前に窮地に陥ってしまってはいませんでしょうか。社会人であれば、締め切りを守って仕事をすることは絶対必要になりますよね。遅刻がいけないのと同様、仕事が間に合わないと、あなた自身の評価が大きく落ちてしまうことにも繋がります。
この記事では、締め切りに間に合わない時にどうすべきか、また日ごろからどのような姿勢で仕事に取り組むべきか解説していきます。
もくじ
締め切り直前に仕事が終わっていなかったらどうすべきでしょうか？
締め切りの直前になってもまだ仕事が終わっていないと、このままでは締め切りを過ぎてしまいそうだと焦りますよね。仕事が締め切りに間に合わなければ、
- 上司やクライアントなど、関係者から怒られる
- あなたの周囲からの信頼が落ちてしまう
- 次から仕事を任せてもらえなくなり、キャリア上マイナスになる
など、深刻な事態が発生してしまう危険があります。社会人として、締め切りまでに仕事を終わらせることは当たり前に期待されているのです。ましてや「いつも仕事に遅れる」といったイメージがついてしまうと、解雇や契約打ち切り、左遷などにまで繋がってしまいます。
しかし、後悔ばかりしていては目の前の状況を改善することはできません。なので、窮地に陥ってしまった状況をなんとか切り抜けたいですよね。ここでは、締め切り直前に仕事がまだ終わっていなかった時、どうすればいいか解説していきます。
仕事を完了させるために必要な作業と時間を洗い出す
まず、「仕事がおわらなさそう」という漠然とした感覚を持ったまま手当たり次第に仕事を進めるのではなく、先の見通しをつけることが大切です。締め切りまでに何の作業をどのくらいの時間で進めていけばよいのか把握できれば、作業のムダも発生せず、迷うことなく仕事を進めていけますよね。
例えば、明日の朝9時までに報告資料を作成しなければならず、今は20時であるというケースを想定してみましょう。まずは、作業の最終ゴールを設定するために、最終成果物のイメージを明らかにします。
今回のケースであれば「報告資料は3ページで、内容は日付・1週間分のデータのまとめ・概況・コメントの4項目」という形で最終成果物を明確にしましょう。そして、それを完成させるために必要な作業と所要時間をリストアップしましょう。
- 必要なデータを収集する（30分）
- データを加工し、図表を作成する（60分）
- 概況をまとめる（30分）
- コメントを記入する（30分）
- 報告書に日付をいれ、全体の体裁を整える（20分）
このようにまとめれば、スムーズに進めれば2時間50分で作業を終わり、23時には会社を出て帰宅できる見通しがつきます。
最低限、やらなければいけないポイントを明確にする
どうしてもすべての仕事が締め切りまでに完了しそうになければ、最低限おさえておくポイントだけは外さないという方向で作業を進めることも大切になってきます。例えば、現在2つの仕事を抱えており、それは社内向けの会議資料とクライアント向けの報告資料であったとしましょう。この場合、どちらも100%のクオリティで仕上げられれば理想ですが、どうしてもそれができない場合であれば、優先すべきはクライアント向けの報告資料ですよね。さらにクライアント向けの報告資料の中でも、重要な項目と、比較的そうでない項目があるはずです。
このように、優先順位をハッキリさせて、最悪でも押さえておかなければいけないポイントだけは完成させるようにしましょう。社内向けの報告資料であれば、クオリティが30%程度だったとしても、会議の際に謝罪をした上で口頭で補足しつつ説明するなどの工夫をする余地があります。しかし、クライアント向けの報告書の重要事項が丸々抜けていたりすると、信用問題に関わりますよね。窮地だからこそ、まずは重要なポイントを見極めるようにしましょう。
一人で抱え込まず、同僚などの頼れる仲間に助けを求める
抱え込んでいる仕事があなたの手に負えないようなものであるなら、頼れる人が周りにいれば助けを求めましょう。あなたと同じ会社で働いているのであれば、締め切りの重要性は皆同じようにわかっているはずです。困ったときはお互い様、という精神で快く助けてくれる救世主があらわれることもあります。特に同期であれば、長く会社生活を進める上で、お互い困ったときは助け合うという関係性はとても大切なものです。一人ではできなくても、人の手を借りれば締め切りまでに完成させることができるかもしれませんよね。
また同期や同僚以外であっても、上司であったり、先輩に助けを求めることも重要です。上司や先輩であれば、過去に今のあなたと同じ仕事をしていて、同じ状況にいた経験もあるはずです。なので、あなたにとっては難しい仕事でも、上司や先輩にとってはそれほど難しい仕事ではないということもあります。また、上司であれば「最悪の場合でも自分がフォローできる」と考えた上であなたに仕事を振っている可能性もありますから、窮地にいるなら遠慮なく助けを求めましょう。
締め切りを過ぎてしまいそうであれば、謝罪の連絡をいれる
どうしても仕事が締め切りを過ぎてしまいそうであれば、関係者に謝罪の連絡をいれましょう。本来であれば、仕事は締め切りまでには必ず完成させなければなりません。その義務を果たせなかったわけですから、謝罪もせずに済ませるということはできませんよね。また、締め切りを過ぎてしまってから連絡するのではなく、間に合わないことが明らかになった時点で早期に連絡するようにしましょう。締め切りを過ぎてから「やっぱり間に合いませんでした」などと言われても相手が対応できず、余計に困らせてしまうことになります。
また連絡をいれる際は、もし締め切りを延長してもらえるとすると何日延長してもらえれば完成できそうかというリカバリーの提案も添えるようにしましょう。あなたが顧客に謝罪する前に上司や会社に謝罪の連絡をいれる必要があるのであれば、そちらの連絡もしっかり済ませるようにしましょう。謝罪の連絡をするのは気が重いものですが、社会人として責任を果たす必要はあります。
もし締め切りを過ぎても仕事が終わらなければ、どうしますか？
締め切りが過ぎてしまったということは、「この日までには完成させます」という約束を破ってしまったことになります。ビジネスにおいて、締め切りは大きな意味を持っています。本来であれば締め切りを過ぎてしまう前に、何らかの対策をしてなんとしてでも締め切りに間に合わせることを考えなければなりません。しかし、現在もう締め切りを過ぎてしまっているのであれば、時間を戻すことはできないので、今の状況に対して正しく行動する他ありませんよね。
誰しも多かれ少なかれ、仕事において失敗してしまう経験はあるものです。むしろ、チャレンジ精神をもって大きな仕事に取り組んでいくような姿勢があれば、特に若いうちであれば失敗することもあるでしょう。失敗してしまった後、誠意をもった対応をした上でその経験を次に生かせるかどうかがポイントとなります。ここでは、締め切りを過ぎてしまった後、どのように対応していけばよいか解説します。
自分の非を認め、誠意が伝わるよう心から謝罪をする
まず、仕事が締め切りに間に合わなかった自分に非があるので、誠意をもって謝罪しましょう。相手も「当然しっかり謝罪をしてくるだろう」と思っていますので、電話などではなくできれば直接相手のところまで出向いて頭を下げるなどの誠実さが必要になります。また、間に合わなかった理由をきちんと説明する必要もあります。その際、他人に責任転嫁をしたり、クドクドと言い訳をならべたりするのではなく、完結に説明するようにしましょう。
相手にしてみれば本来であれば受け取れるものを受け取れなかったわけですから、業務に支障がでるわけですよね？なので、締め切りをすぎたのであればいつ完成させることができるのか、ということも説明しましょう。あるいは、部分的にでも何か提出できるのであれば、提出しましょう。例えば報告資料であれば、「まだ30ページは完成していませんが、50ページは完成しているので完成分だけ先に提出させて頂いてもよろしいでしょうか」などと言うことができますよね。何も提出せずに相手の仕事を完全に止めてしまうよりは、提出できる分は提出するという対応も必要になってきます。
締め切りに間に合わなかった理由をしっかり説明する
仕事を提出する相手は、あなたがなぜ締め切りに遅れたのかという説明を求めます。スケジュールに無理があったのか、何か急なトラブルが発生したのか、もしくは関係者の連携ミスなど、様々な可能性が考えられますよね。特に上司であれば監督責任もあるので、仕事が間に合わなかった原因について正確な説明を求めるはずです。「～さんのせいで遅れた」「パソコンの動作がおかしかった」といった言い訳がましい責任逃れをするのではなく、簡潔に説明するよう心がけましょう。
また、もし原因があなたにあるのではなく、あなたにはコントロールできない外的な要因だった場合は、不可抗力であった事情もきちんと主張するようにしましょう。今後また同じような事態にならないよう、原因の説明とあわせて改善策を示しておくことも重要です。締め切りに間に合わなかった原因をあなたが正しく認識しており、改善により次回以降はこのようなことがないと相手に思ってもらわないといけないですよね？こういった時には、相手もあなたの振る舞いをよく見ているので、不誠実な対応をしないよう注意が必要です。
迷惑をかけた穴埋めとして、相手のメリットになることを提示する
仕事が間に合わなかったことに対して謝罪をする際、相手に迷惑をかけたかわりに何か差し出せるものがあるか考えてみましょう。相手にしてみれば迷惑をかけられたわけですから、それ相応の償いがないと納得いかないという思いもありますよね。特に、クライアントへの成果物が遅れた場合などは信用に関わるので、ただ謝罪するだけでは今後の関係が続かなくなってしまう危険があります。なので、次回はもう少し料金を安くする提案をしたり、あるいはサービスを無料で追加するなどの対応ができますよね。職権上それが難しかったとしても、何かしら相手にメリットになるようなことを考えて、差し出すことができると良いでしょう。
相手が社内の人であった場合もただ謝るだけでなく、相手の業務の役に立つような資料を提供したり、業務効率化のツールを渡す、あるいは食事を奢るなど、なにかしら謝罪を意を形で示せるとベターです。そうすることによって相手も「本当に反省しているな」と感じ、今後の関係へのマイナス影響を少なくすることができますよね。
あなたの仕事が締め切りに間に合わない原因は何ですか？
締め切り直前に窮地に陥ったり、実際に締め切りを過ぎてしまったときの対処法はここまでに解説してきました。しかし、次回からはきちんと締め切りを守れるよう、仕事の仕方を改善していく必要がありますよね。あなたは、自分が締め切り前に慌ててしまう原因を正しく認識しているでしょうか？
次回以降も締め切りに間に合わないようなことが続いてしまうと、あなたの社会人としての信頼はなくなってしまい、会社から見放されてしまう可能性があります。そんなことは避けたいですよね？原因を正しく認識できていなければ、締め切りに間に合う仕事の仕方を見出していくことはできません。ここでは、締め切りに間に合わない原因は何なのか、明らかにしていきます。
仕事を完了させるための作業に必要な時間の見積もりが甘い
仕事を受けた際に、その仕事を完成させるための構成要素となる作業と、それぞれの作業にかかる時間を正しく見積もることはできているでしょうか？その仕事以外にも、あなたはやらなければいけない大小様々な仕事を抱えていますよね。それ以外にも移動やメールの返信などの雑多な事柄にも意外と時間をとられてしまうことを想定できているでしょうか？「まだ日数があるから、なんとかなるだろう」などと考えてなんとなく作業を進めていると、思わぬことで時間をとられてしまうことがあります。
また、完成させるまでの道筋となる作業の洗い出しができていなければ、作業を進めるにつれムダや手戻りが発生し、非効率が生じてしまうでしょう。また、どんな作業をどの順番で、それぞれどのぐらい時間をかけてやるかという中間ゴールを意識しないまま仕事をすると、意識の方向性が定まらないので集中力も低下してしまいます。想定外のトラブルなどを考慮せずに作業時間を見積もると、何か予想外のことが起こったときに対応できず、締め切りを過ぎてしまう一因となります。
締め切り直前にラストスパートで仕事を終わらせようとしている
まだ締め切りまで時間のあるうちはのらりくらりと仕事を進め、締め切り直前になって焦って一気に片づけるような仕事の仕方をしていないでしょうか？このようなラストスパートにかける方法で仕事をしていると、締め切り直前になって重要なミスが発生してしまう恐れがあります。そうなるともうリカバリーする時間が残されておらず、ごまかしてその場しのぎの成果物を提出してしまうことになりやすいです。
また、このような仕事の仕方では、その仕事の全体像のうち、締め切り直前まで手をつけていない部分を多く残すことになりますよね。つまり、締め切り直前になるまで最終成果物のイメージがつきにくく、その仕事にかかる労力が実際どのくらいなのか、本当のことが見えてこないのです。そうなると、締め切り直前になってから計画段階の矛盾が表面化するなど、急なトラブルが発生しやすい状況になります。そして当初予定していた締め切りに間に合わすことが難しくなってしまうというわけです。
意欲にムラがあり、やりたくない仕事を後回しにしている
仕事を頼まれたときに、頼まれた仕事にすぐに着手することができているでしょうか？「面倒で大変そうな仕事だなあ・・・」などと思ってしまい、仕事に取り掛かるのを後回しにしてはいないでしょうか。あるいは、自分にとってやりやすい仕事ばかりを先にやっていて、難しい仕事を後回しにした結果、締め切り直前になって自分自身が困ってしまうこともありますよね。仕事に着手するのが遅いと、その仕事が実際どんなものなのか、いつまでも正確な内容がわからないということになります。
仕事の内容が早期に把握できていないと、その仕事をするためには何が必要なのか、どんな作業をどのぐらい時間をかけてやるべきなのかわかりませんよね？そして締め切り直前になってからやっと着手しだすような仕事の仕方をしていると、間に合わなくなるのは当然です。あなたは後回しで仕事をしていないか、チェックしてみてください。
仕事の進め方がわからず、最初から諦めてしまっている
仕事を引き受けたはいいものの進め方がわからず、最初から諦めてしまってはいないでしょうか？いざ仕事を進めてみると自分にとって難しい部分が多く「これは無理だ・・・」と諦めてしまい、そのまま放置してしまうようであれば、それは責任放棄になってしまいます。あるいは、締め切りまでにやり遂げることが無理だとわかりつつ「できます！」と言って引き受けてしまっているということはないでしょうか。特に営業上の事情で、相手にいい印象を持ってもらいたいがために、きつい内容の依頼を引き受けてしまうということはあり得ます。
いずれにしても、最初から半ば諦めてしまうということは、社会人としてあるまじき姿勢だという話になってしまいます。一旦仕事を引き受けてしまい、締め切りが設定されているのであれば、自分の能力を超える部分については周囲に協力を仰ぐなどして進めていく必要がありますよね。
締め切りに遅れないため大切なことは、何でしょうか？
ここまでで、仕事が締め切りに間に合わなくなる原因を解説してきました。まずは、自分自身の仕事の進め方の間違っていた点を素直に認め、次に生かしていくことが大切です。締め切りというと、納期のあるITエンジニアや編集などがイメージされますが、営業職や事務職などでも「この日までに、これをやらなければならない」という仕事は書類作成など沢山ありますよね。また、チームで仕事をしているとひとり遅い人がいると全体に迷惑をかけてしまうこともあるなど、締め切りを守る働き方はとても大切なんです。締め切りには間に合ったとしても、締め切り直前になって慌てているという状況自体が好ましいものではないでしょう。ここでは、締め切りに遅れないために大切なことは何か解説していきます。
時間に余裕をもって、スタートダッシュで仕事にとりかかる
ラストスパートで仕事をすることが危険であることはすでに明らかにしてきましたよね。なのでラストスパートではなく、スタートダッシュで仕事を進めていくことが有効なのです。たとえば2週間で終わらせるべき仕事があったとしましょう。この時に、初めの1週間をゆっくり過ごすのではなく、むしろ初めの2～3日のうちに全体の80%ぐらいの仕事を終わらせるぐらいの気持ちで取り組むのです。80%という数字が現実的でないとしても、大まかな部分を完成させてしまうという意識で取り組むということです。
そうすると、まだ残り1週間以上の余裕を残して「後は細部を詰めるだけ」という状況になりますよね。ここまでできていれば、その仕事の難所はどこなのか、また問題が発生するとすれば何なのか、明らかになります。大まかな部分ができていれば、周囲の助けを借りるべきポイントも早期に発見できることでしょう。逆に、スタートダッシュをかけても大まかな完成に至らなければ、遅延の可能性ありと見てその時点で上司などに相談するべきでしょう。
締め切りを過ぎそうだと判断した時点で、早めに連絡をいれる
謝罪の連絡をいれるのは、気が重いですよね？しかし、上司や顧客などにとって最も困ることは、「締め切りを過ぎ、どうしようもなくなってから連絡される」ということです。ある程度時間に余裕がある段階であれば、フォローをいれたりスケジュールを再調整することで対応できる可能性があります。しかし、どうしようもなくなってから連絡されても、フォローしたくてもできないことになりますよね。なので、間に合わなさそうだと感じた時点で、あらかじめ連絡をしておくようにしましょう。
また、連絡をするにしてもただ「間に合いません」とだけ言っても相手はどう対応してよいかわからないでしょう。なので、間に合わなさそうな理由は何か、どうすれば間に合うか、期間延長が必要なのであればそれは何日か、ということを具体的に主張するようにしましょう。
そもそも、自分の処理能力を超える仕事を安請け合いしない
仕事へのやる気に満ちているからと言って、自分の手に負えないような仕事を簡単に引き受けるのはやめましょう。また、ちょっとした雑務を軽く引き受けるようなことでも、それが積もり積もれば予想外に時間をとられてしまう結果となります。自分の処理能力がどのくらいなのかをしっかり把握して、トラブルがあったとしてもやりきれる分の仕事を抱えるようにしましょう。
また、いつのまにか色々な仕事を抱えていて危ない状況になっていると感じたら、いち早く上司などに相談しましょう。上司と言えどもあなたが抱えている雑務まですべて把握しているとは限らないので、負荷が大きいのであればそのことを報告しておく必要があります。何も言わないままだと上司は「大丈夫だろう」と考えますし、その結果あなたが締め切り直前になって窮地に陥っていたとすると、上司からすれば「きついなら早く言って欲しかった」となりますよね。できないことまで「できる」と言ってしまわないよう、注意して下さい。
まとめ
仕事が締め切りに間に合わない時にどうすべきか、また間に合わせるためには姿勢で仕事に取り組むべきかということを解説してきました。今まさに締め切り直前で、仕事が終わっていないのだとしたら、まずゴールまでに必要な作業の洗い出しを行いましょう。そして最低限求められるポイントを特定し優先順位を認識した上で、助けてくれそうな人がいるなら助けを求めてください。また、迷惑をかける相手には謝罪の連絡をいれましょう。それでも締め切りを過ぎてしまったら、謝罪をした上でこれ以上の迷惑をかけないよう、誠意をもった対応をしましょう。
仕事が間に合わない原因としては、作業時間の見積もりが甘かったり、ラストスパートで仕事をしていることが考えられます。仕事を進める上でわからないことがあれば、早期に解決しましょう。締め切りに遅れないため大切なことはスタートダッシュで仕事に取り掛かることです。スケジュールに不安があれば早期に相談することも大切です。また、自分の処理能力を超えて仕事を抱えすぎないよう注意しましょう。
