リーダーが入れ替わった時などは、職場がギクシャクしがいちなもの。そんな時に、組織の団結力をアップさせる方法として用いられるのがアシミレーションです。新しい組織でプロジェクト進めるには意思疎通ができているかが重要なポイントになりますよね？
新しいリーダーに入れ替わるということは、職場の雰囲気を一新することが主な目的のはずです。新構成の組織をより良いものにするには具体的にどのようなことをするべきなのでしょうか？
今回は、正しいアシミレーションの方法を解説していきます。
もくじ
チームの結束力を高めるアシミレーション
アシミレーションは、直訳すると「融和」や「同化」という意味になり、組織の関係を改善してより良いものにしていく方法になっています。「新しいリーダーはどんな人間なんだろう？」という部下の疑問と「部下は自分のことをどう思ってるんだろう？」というリーダーの疑問を擦り合わせます。
新しいリーダーと部下とのコミュニケーションを円滑にするためには、双方の意見を出し合って建設的なミーティングをしなければ上手くいきません。ここでは、アシミレーションのポイントを見ていきましょう。これからアシミレーションを行おうと思う人は、ぜひ試してみて下さい。
効果的なアシミレーションを行うための4つのポイント
「とりあえず当たり障りのない意見を言っておこう」このような表面的なコミュニケーションを行っても、相互の理解を深めることはできません。アシミレーションでは、それぞれの正直な意見を引き出す必要があります。
目的はより良い関係を構築すること。双方にとって居心地が良くビジョンを共有して一致団結するには、意識するべきポイントがあるんです。より良い効果を得るためにも以下のポイントを参考にしてアシミレーションしてみてください。
1.アシミレーションの実施を伝えて上司は席を外す
ミーティングルームに全員揃ったら、リーダーは今からアシミレーションをすることを部下に伝えて退席します。上司がいると部下の正直な意見を聞き出しづらくなってしまうでしょう。そのため、部下とファシリテーターのみで話し合いをしていきます。
アシミレーションの目的は部下からの意見を最大限引き出すことが重要です。コミュニケーションが取れていないリーダーの場合、部下たちは何かしらのストレスを抱えているものです。そんな意見をくまなく抽出するためにはリーダーの退席は必須となっています。
自分の発言がリーダーに直接聞かれない状況であれば、部下は素直な気持ちや意見を言いやすくなります。リーダーは、客観的な視点がなくならないようにも匿名性を守ることをおすすめします。
2.ファシリテーターが部下の意見を抽出する
リーダーが部屋から出ていったらファシリテーターは部下から意見を抽出していきます。意見はホワイトボードや紙に書き出していきましょう。リーダーに対する不満や要望、知っていることや知らないことなど、どんどん意見を出していきます。
この時、ファシリテーターは部下が素直に話しやすい雰囲気を作ることが大切です。まずは世間話のような話題から始めて、意見が出てくるうちにスムーズに本音を引き出せるような空間作りを意識しましょう。
各メンバーから抽出した意見は、こぼさずに書き出してください。「なるべく発言したくない」「上司に意見なんて恐れ多い…」こんな風に人によっては、なかなか本音を言えないこともあるでしょう。そんな場合でも、何か1つでも意見を引き出してみてください。
3.リーダーがファシリテーターから部下の意見を聞く
部下からの意見を抽出したら、リーダーを部屋に入れて部下を外に出します。ファシリテーターはリーダーに部下から上がった意見を伝えていきます。意見が抽象的と思われる場合は、なるべく詳しくリーダーに説明します。
ここでポイントになるのは「誰がどの意見を言ったのかをリーダーに伝えない」ことです。アシミレーションはより俯瞰的な視点が大切です。誰の意見が分かってしまうと、特にネガティブな内容は双方の関係性を悪くする可能性があります。
リーダーは部下から出た意見をしっかりと理解する必要があります。そのため、不明な点は積極的にファシリテーターに質問してください。ファシリテーターは、リーダーが冷静に意見と向き合えているかを確認しましょう。
4.部下が入席しリーダーは意見に回答する
最後に退席していた部下を入席させます。これで、ファシリテーター、リーダー、部下が全員揃います。ここでは、リーダーが深からの意見に対して回答する時間になります。1つ1つの意見に対して丁寧に回答していくことが大切です。
意見の中には簡単に答えられるものから、時間のかかるものまで様々なはず。ここでリーダーが適当な回答をしてしまうと元も子もありません。明確に回答できないものは確認して後日返答するなど、なるべく明確に答えるようにしてください。
話すのが不得意なリーダーの場合は、ファシリテーターがヘルプに回ってあげましょう。部下と同様にリーダーも言いづらいこともあるでしょう。意見交換をスムーズに行うためにも場の雰囲気作りを大切にしてください。
アシミレーションを行う際の注意点
アシミレーションをスムーズに進めるためには注意点があります。注意点を見逃してしまうと意見の抽出ができないばかりか、チームの中を悪くしてしまう原因にもなってしまうんです。
アシミレーションの目的はチームの結束力を高める点にあります。お互いの意見を出し合って同じビジョンを共有するには、時に時間を要することもあるでしょう。ここからは、効果的なアシミレーションを行うために注意しておきたいポイントを紹介します。
公平なジャッジができるファシリテーターを選ぶ
アシミレーションには、公平なジャッジができるファシリテーターの存在が不可欠です。リーダーと部下の双方に肩入れすることなく、冷静に意見を分析するにはチームと関係ない人物を専任するのが良いでしょう。
ファシリテーターは、議題に沿って的確な進行力が求められます。また、部下と接する時は話を聞く側になり、リーダーと接する時はアドバイスをする立場に回ります。そのため俯瞰的な視点でジャッジできる人が向いていると言えます。
冷静に物事を判断して気負いすることなく明快なコメントができる人物はファシリテーターとして最適と言えます。ファシリテーターとして経験のある人物を選出するなどして、より良いアシミレーションが行えるようにしましょう。
建設的なディスカッションを意識する
誰の意見か伏せた状態で行う意見出しは、時に感情的になってしまうことがあります。アシミレーションで単純な悪口や行き過ぎた表現などをしても、結束力を高めることはできませんね。ここはファシリテーターが軌道修正する必要があります。
ただの愚痴をリーダーに見せても、腹を立てるだけなのは明らかです。「リーダーの態度が悪すぎる！」「そうだそうだ！」といった状況になる前にファシリテーターが、意見に対して深掘りしていきましょう。
単純な愚痴ではなく、何が原因でそう思ったのか、具体的にどのように改善していきたいのか、それについて周りのメンバーはどのように思っているのか確認してみてください。建設的なディスカッションをすれば愚痴から1つの意見に変えることができます。
まとめ
チームの結束力を高めるために有効なアシミレーションを行うには、一定のルールがあります。この法則を守りながらディスカッションを行うことで、双方の理解を得ることができるんですね。
また、アシミレーションを成功させるポイントの1つに、ファシリテーターの人選があることもお伝えしました。どちらかの意見に寄り添ってしまうような人物では、アシミレーションを成功させることができません。
心にもない表面的な意見では、リーダーから的確な返答をもらうことができません。だからこそ、アシミレーションで正直な意見を引き出す必要があるんです。
せっかく時間を作ってアシミレーションの場を作るなら、今回紹介したポイントや注意点を考慮して、お互いにとって有益な場になるようにしていきましょう！
