ビジネススキル

苦手意識を打破!会議での報告や話し方が上手くなる3つの考え方!

会議での報告等の発言が苦手だったり話し方が下手で悩んでいる方は多くいらっしゃると思います。今回は、会議の報告や話し方が上手くなる3つの「考え方」を紹介していきます。

ビジネスシーンにおいて、会議での発言は避けては通れないことですし、下手な会議の発言一つで印象が悪くなったり信頼を失ったり評価が下がってしまうことも考えられます。

会議での報告や話し方が上手くなるポイントをしっかりと押さえ、苦手意識を克服していきましょう。

会議での報告や話し方が上手くなる3つの考え方とは?

会議での報告や話し方が上手くなるポイントとしては、「わかりやすく」「説得力」「事前調整」の3点に尽きます。慣れない会議では緊張することもあると思いますが、この3点に気を付けながら会議での発言や報告をすることができれば、報告もわかりやすく、意見も通りやすく、そして円滑な会議にしていくことができます。

また、今回ご紹介する3つの考え方に基づく会議での報告や話し方には、「事前準備」が必要不可欠です。会議当日になって慌てることの無いようにしっかりと余裕をもって準備を進めていくように心がけましょう。

報告するポイントを3つ以内にまとめて「わかりやすく!」

情報が多すぎると話が分かりづらく記憶にも残りづらくなるものです。報告や発言のポイントになる部分は最高でも3つまでに抑えて簡潔に伝えることを心掛けましょう。

また、どの部分に焦点を充てるかによっても相手の理解度が変わってきますので、適切なポイントを選び自分の考えや意見を相手にしっかりと伝わるような内容に話をまとめてみましょう。

まずは自分の伝えたいことや報告したいこと等の話す予定の内容を一通り書き出してみましょう。そしてわかりやすく伝えられるように、決して自分本位ではなく相手の立場に立って事前に話を組み立ててみましょう。

明確な根拠や理由で話の内容に「説得力の強化!」

報告や発言が個人の希望や感想になってしまっては、聞き手を納得させることはできません。しっかりとした理由や根拠を準備し自分の意見を補強していきましょう。

聞き手は話している内容だけではなく、話している内容がどのデータや根拠に基づくものなのかによっても説得力が変わってきます。社会的地位の高い人や信頼できる機関の信憑性の高いデータを自分の根拠として示すことができれば、「社会的地位の高いあの人や信頼できる情報を持っているあの機関が言っていることなら間違いない!」というようなハロー効果を得られ自分自身の意見の説得力も増すことになります。

事前調整で受け入れてもらえる「環境作り!」

仕事を円滑に進める上で事前の情報共有や調整は大切です。会議に出席する上司や会議の中心となる社員等に事前に相談し、その人の意見を取り入れた発言内容を準備しておくことで、自分の意見や発言で混乱を招くことを防ぎ円滑に会議が進めやすくなります。

決裁権を持っている上司と事前に打ち合わせをしておけば会議はほぼ上手くまとまります。また、決裁権を持っている上司と事前に打ち合わせができなかったとしても、会議に出席する他の上司や社員と情報を共有することで、見当違いの意見や発言を防ぐことができますし、良いアドバイスをもらえるかもしれません。

 

会議での報告や話し方が上手くなる対策とは?

会議での報告や話し方が上手くなる3つの考え方をご紹介してきましたが、3つの考え方に基づき事前準備を行い会議の望んだとしても、「緊張」が邪魔をすることがあります。

慣れない会議では緊張は付き物ですし、多少の緊張は誰にでも起こり得ることです。しかし、極度の緊張で実際の話し方が上手くいかずに相手への伝わり方が半減したり、せっかく準備したことが水の泡になってしまうこともあります。

緊張を解消するためには、自分に自信を持つことしか方法はありません。自分の話し方に自信を持つための方法を紹介していきます。

事前シミュレーションで理想の報告や話し方をイメージする!

会議の発言で大切なことは、根拠に基づいた論理的な話し方と説得力のある話し方です。しかし、ある程度の場数を踏んでいなければ緊張して思うように発言ができないこともあります。

しっかりと発言内容を準備した後は、事前にシミュレーションを行い少しでも自分の発言が良いものになるように努めましょう。事前に会議をシミュレーションして実際に声に出して発言してみるだけで、自分の発言に自信が生まれます。シミュレーションした効果はとても分かりやすく表れてくるはずですので、入念なシミュレーションを行って万全の態勢で会議に臨みましょう。

会議でわかりやすく伝えるテクニックを習得する!

会議でわかりやすく伝えるため見た目で差が出るちょっとしたテクニックを紹介していきましょう。まずは、立って話すということです。周りの人が座っている中、立って発言することにより、注目度が増し話に耳を傾けられやすくなります。

また、ホワイトボードを使い図解して説明することによりわかりやすさが増しますし、自分の発言力に自信のない方はグラフや写真等を使い視覚に訴えることも説得力やわかりやすさを持たせるためには効果的です。

こうした様々な伝えるテクニックを組み合わせて使ってみることで、発言の内容は変わっていなくても、発言の印象やわかりやすさが格段に上がります。

まとめ

会議での報告や話し方は、自分のイメージを印象付ける良い機会です。しかし、普段懸命に仕事をして会議の準備を進めたにもかかわらず、会議で不甲斐ない報告や話し方をしてしまえば、良い印象を持たれずマイナスの評価につながりかねません。

逆に、会議での報告や話し方で良いイメージを印象付けることができれば、周囲から自分の頑張り以上の評価をもらえる可能性もあります。

自分の能力を表現するということは、仕事で会社から評価を得ていくための大事なポイントになります。今回ご紹介した内容を踏まえ、自分の能力を表現する機会の一つである会議を有効に使い、自分をどんどん「魅せて」いきましょう!

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