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ノートでOK!【GTD】を使ってタスクを管理する方法を解説

社会人になると仕事に追われ、計画を立てても様々な仕事が割り込んでくるものですよね。「やりたいことが少しもできていないなぁ」と感じている方も多いのではないでしょうか?常に目の前のタスクを処理している日々は想像以上に消耗するものです。

そんな方におすすめなのがGTDというタスク管理方法です。GTDはやるべきことを明確にして目標を達成するために活用できるツールになります。今回は、ノートとペンがあれば始められるGTDの活用方法を紹介します。

GTDは「頭を空にする」するフレームワーク

GTDとはGetting Things Doneの略で、デビッド・アレン氏が考案したタスク管理手法です。目標に対して「次にやるべきこと」を明確にすることで、ごちゃごちゃしがちな頭をクリーンな状態に保てるというものです。

行動を起こす前に頭の中で考えるのはストレスが溜まってしまう原因になります。事前に行動リストを用意しておけば、余計なことを考えずに目の前の作業に集中することができます。本当にやりたいことに集中することができるのがGTDの特徴になります。

現代はマルチタスクが当然になって「何かを考えながら別のことをやる」のが当たり前になっています。他のことを心配する必要なく目の前のことに集中できる環境を作るのがGTDなんです。

GTD実践!覚えておくべき5つのポイント

ごちゃごちゃに絡まった頭を整頓して1つのタスクに集中できるGTDには、シンプルな法則があります。目標に向かって具体的な行動を起こすという点は他の仕事術と同じですが、常に頭を空にしてストレスを抱えないようにできるのはGTDならではです。

はじめてGTDに挑戦する方は方法を覚えるまで少々時間がかかるかもしれません。しかし、一度方法を覚えてしまえば、ストレスフリーの日常を送ることができます。ノートとペンさえあれば始めることができるGTD。ここからは、GTDの方法を紹介していきます。

①頭に浮かんだものを全て書き出す

GTDでは、まず頭の中にあるものを外に出す作業から始めます。「今週中に部屋を掃除したいなぁ」「シャンプー買わなきゃ」という日常的なことから「1年以内に資格を取りたい」「なんとなく不安だなぁ」など、頭に浮かんだ全ての物事を書き出します。

視覚化するツールはなんでも構いませんが、ノートを使う場合は1つのタスクにつき、1ページと決めると良いです。理由は複数のタスクが書かれているとノートを見た時の集中力が落ちてしまうからです。

GTDを考案したデビッド・アレン氏も小さなノートやスマホのメモ帳などに書き出すようにしています。はじめて書き出す時はすごい量になってしまうでしょう。しかし、それこそが「頭の中を空にする」唯一の方法です。

「こんなこと書いても仕方ないよな…」と思うことでも全て書き出してみてください。

②書き出したアイデアをタスクに変える

頭の中にある考え事を全て書き出したら、メモを見ながらタスク化するかどうかを選別していきます。行動を起こすべきと判断したものは具体的な「はじめの一歩」を考えます。ここでは、できるだけタスクを細分化することが重要です。

例えば、「1ヶ月で3kgのダイエットをする」というタスクの場合、「スクワット、腹筋、腕立てを1日20回する」や「ネットでプロテインを買う」など具体的な行動リストを作成します。1つの行動で完結できないものはプロジェクトにして管理するのが特徴です。

また、3分以内で完了するタスクはその場で処理するようにします。タスクはいつやるのか期限を決めるのも大切です。今すぐにやるのか、いつかやるのかまで決定して行動リストを作成すれば頭の中を整理できますね。

③コンテキストを活用してタスクを整理する

細分化されたタスクは膨大な量になるでしょう。量が増えると管理が難しくなりますよね?そんな時はコンテキストを使ってタスクを管理します。コンテキストとは「状況」という意味で家、会社、仕事、プライベートなど、自分の管理しやすいコンテキストを作成します。

例えば、「〇〇会社の〇〇さんに納期調整を交渉する」というタスクならコンテキストは「会社」となるでしょう。どの場所でタスクを処理するのかを登録することで「会社でやるべきタスクは何だっけ?」と考えた時にすぐに見つけることができます。

複数のタスクを抱えるプロジェクトも、コンテキストで管理することで「その場所でしかできないこと」をすぐに検索して消化することができます。

④習次レビューでタスクを見直してみる

腰を据えてタスクを作ったても予定はどんどん変わっていくもの。目標を達成するためには定期的にタスクを見直す必要があります。GTDでは、少なくとも週に1回はタスクのレビューをすることを勧めています。

時間のある人は1日に1回のレビューと週次レビュー、月次レビューを行うようにすると良いでしょう。レビューをする時はタスクをさらに細分化する必要があるのか、そもそもいらないタスクはないかなどを考えてみてください。

全てのタスクと向き合うため時間がかかります。週末に時間を作って集中してレビューを行うように習慣作りをすれば、常に目の前の行動に集中することができます。週次レビューを怠ってしまうとタスクが意味のないものになってしまうので、注意してください。

⑤日常生活にGTDを取り入れる

GTDは日常生活に取り入れて初めて効果を発揮します。普段の生活の中で思いついたことや頭の中に浮かんだ疑問などは、どんどん外に出すようにしましょう。GTDの1番の目的は頭を空っぽの状態に保つことです。

頭の中で考えるのではなく、一度頭の外に出して視覚化し、それについて考えるクセをつけていきます。これはGTD独自のルールなので慣れるまではそれなりの時間を要します。しかし、GTDを日常生活に取り入れた時のストレスフリーの感覚は格別です。

GTDを上手く活用するポイントは、タスクを見た時に具体的な行動がすぐに分かるようなリストを作ることです。「英語を勉強する」だけでは「はじめの一歩」が何なのか分かりませんよね?なので「英会話教室に電話する」などの具体的な行動に落とし込んで行くことが大切なんです。

GTDにおすすめのツール

GTDは視覚化することが何よりも大切です。ツールは人によって様々で、ノートで管理する人もいれば、GTDに特化したタスク管理ツールを活用する人もいます。選ぶ際のポイントは使いやすいこと。

多機能なツールは沢山ありますが、自分にとって使いづらければGTDを日常化することができません。ここでは、GTDを管理するためにおすすめのツールを紹介します。自分にフィットするツールを見つけるための1つの参考にしてみてください。

PC&スマホで管理できるタスク管理アプリ

効率的にタスクを管理したい方におすすめなのがPCやスマホで管理できるアプリです。アプリであればリピート機能でルーチンワークを設定できますし、アラーム機能で時間になると通知させることも可能です。

タスク管理アプリは様々なものがありますが、GTDに特化したタイプを選ぶと良いでしょう。PCとスマホで同期できる機能がついていれば、スマホでメモしたアイデアをPCでタスク化することも可能です。

ブラウザ上で動作するものなら、自分のPCでなくてもタスクを確認することができます。アプリを選ぶ際は、使いやすい画面のものを選ぶと良いでしょう。無料から有料のものまで幅広くリリースされているので、ぜひ活用してみてください。

シンプルイズベスト!ノートでGTD

「なるべくシンプルなものを使いたい」という人はノートを使ってタスクを管理するのがおすすめです。ノートでGTDを行うメリットは極限までシンプルな行動リストにできること。アプリを使うと不要なタスクを量産してしまいがちなんです。

ノートでGTDを管理すれば増やしてしまいがちなタスクもシンプルに管理することができます。また、手書きでノートに書き出す作業は、より実感が湧くものです。手書きでメモをすることはクリエイティブな思考になりやすいというデータもあります。

ノートの難点は通知機能やリピート機能が使えないことですね。常にノートを見る習慣を作らないとタスクを忘れてしまいがちです。より厳密に管理したい人は付箋などを活用して重要なタスクを確認できるようにすると良いでしょう。

まとめ

今回は、GTDの使用方法を紹介しました。目の前の作業にフォーカスして思考をフル活用することができるGTDは、生産性の高いツールであると言えます。ストレスを抱えやすい現代社会ではGTDが生活の質を変えてくれるでしょう。

ツールはノートとペンだけでも十分です。使っていないノートを引っ張り出して、頭の中にあるアイデアを全て書き出してみてください。目標に向かって具体的な行動リストを作成すれば、無理だと思っていたことでも少しづつ前に進めていくことができます。

定期的なレビューを行ってタスクを整理していくことで新しい発見のキッカケにもなりますね。GTDをより詳しく理解したい人はデビッド・アレン氏が書いたGTDの本をぜひ読んでみてください。

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