新入社員や異動があって、新しい仕事を覚えなければならない場面を体験したことのある人は多いでしょう。そんな時に同期と比べて「自分は何でこんなに仕事を覚えるのが遅いんだろう」そんなことを感じたことのある人もいることでしょう。
仕事が覚えられないというプレッシャーから、余計に焦ってしまい思わぬミスに繋がることも。「もっと早く仕事を覚えられるようになりたい」そんな思いを抱いている人も少なくないでしょう。
効率的に仕事を覚えられる人間になるにはどんなことに意識を向ければ良いのでしょうか？今回は、社会人の方必見の仕事を早く覚える方法を紹介します。これまで、自分のできなさに悩んでいた人は、ぜひ参考にしてみてください。
もくじ
仕事を覚えるスピードは人によって違う
同じ仕事を複数の人が同時に始めた場合、仕事を覚えられるまでの期間は人によって異なります。何故、このようなことが起きるのかというと、人によって意識するポイントが異なるからです。「この仕事はここが大切なんだ」と思うポイントに違いがあります。
どんなに詳細な業務マニュアルを作ったとしても、個人個人で覚えるスピードに差が生まれます。ここでも同じ文章を読んでいるにも関わらず、覚えているポイントが異なることが原因になっています。
特に大切ではないポイントを重視しても、仕事を遂行することは難しいです。仕事を完了させる上で最も重要な点にフォーカスし、反復しなければ仕事を覚えるまでに長い時間を要してしまうでしょう。人によって仕事を覚えるスピードが違うのは、このような問題から来ています。
仕事を早く覚える効果的な6つの方法
新しい仕事を任された時になるべく早く仕事を覚えるには、いくつかのポイントがあります。仕事を覚える時は、反復練習を繰り返して体で覚えることも重要です。しかし、前述した通り人によって重要視するポイントが異なります。
人との差を埋めて早く仕事を覚えるには、自己分析が大切になってきます。自分の行動や言動を冷静に分析して、改善していくにはどのような対策をすれば良いのでしょうか？ここでは、仕事を早く覚えるのに効果的な方法を6つ紹介します。
1.やるべきことをノートに書き出す
まずは、新しく任された仕事の業務内容をノートに書き出しましょう。これは既存の業務マニュアルとは違い、オリジナルのマニュアルになります。業務マニュアルは仕事の要点以外にも沢山の情報が網羅的に書かれているものです。
業務マニュアルを全て覚えるのではなく、大事なポイントだけ書き出すなどして自分が読みやすいようにまとめていきます。通常のマニュアルと自分用のマニュアルがあれば、より深く理解できるでしょう。
企業のマニュアルは難しい単語が含まれていることが多く、読みにくいことも少なくありません。自分が読みやすい文章に作り直すことで、読み返した際に短時間で内容を把握することができるようになります。「自分にとって読みやすい」という点を意識してください。
2.メモを振り返りながら業務内容をイメージする
ノートに業務内容を書き出したら、メモを振り返りながら業務内容をイメージしていきます。頭の中で想像できれば後は体を動かすだけ。なので、明確に業務内容をイメージできるかどうかは非常に重要なポイントになってきます。
もちろん、初めから完璧に仕事を覚えられる人なんていません。しかし、頭で「何をどうするのか」考えた後の行動と、何も考えずにとった行動では、仕事の完遂度に差が出てきます。ここで、メモを足した方が良い箇所がある場合は、追加してください。
業務内容は何度も繰り返しイメージしてください。最初は大まかに仕事の流れをイメージしていき、慣れてきたら手を動かしているところや急いでいるところなどもイメージしてみましょう。
3.分からないことは職場の人に確認する
ノートを振り返りながら業務内容をイメージして実際に行動に移すと、分からない点や疑問点が出てくることでしょう。新しい仕事で分からないことがある場合、自分だけで解決しようとするのはよくありません。
不明点は、業務内容に詳しい上司などに確認して理解するようにしてください。「何度も質問すると嫌われそう」そんな風に考えるのは大きな間違いです。分からない点を分からないまま終わらせるよりも、どんどん質問して理解度を深める方が企業にとってもプラスになります。
上司に不明点を確認する際は、質問内容を明確にするようにしてください。何を質問されているのか分からない大雑把な内容では上司も答えに困ります。まずは自分の頭の中で何が分からないのか整理して質問するようにしてください。
4.覚えるべき仕事は自ら積極的にこなす
慣れない仕事は、自ら積極的に挑戦していくことで覚える速度を加速させることができます。人よりも経験値を積むように行動を繰り返してみてください。仕事を早く覚えるには、行動量も大切な要素になります。
仕事を積極的にこなすことで、上司からも「こいつはやる気があるんだな」と認めてもらうキッカケにもなります。やったことのない仕事を覚えるには実際にやってみる必要があります。未知数な仕事にもどんどん挑戦して実務経験を積んでいきましょう。
仕事を覚える際に楽をしようと思ってはいけません。面倒な仕事でも何度も繰り返し行っていけば楽しさを見出すことができることもあります。また、ライバルとなる同期との差をつけるにも効果を発揮するでしょう。
5.仕事でミスの多い点をノートに洗い出す
仕事をこなすうちに何度も同じミスを繰り返してしまうポイントが出てくると思います。そんなポイントは頭の中だけで解決しようとせずに、ノートに書き出して視覚化してみましょう。不得意なポイントを目で見えるようにすれば問題解決のキッカケにもなります。
新しい仕事を始めたばかりの頃は、ミスを繰り返してしまうポイントも少なくないでしょう。リストアップしたミスを眺めてみてください。思ったほど多くなかったでしょうか？それとも頭を抱えてしまうほどの量だったでしょうか？
もし「こんなにミスが多いのか」と思うほどの量であっても焦る必要はありません。目的はミスを視覚化することです。モヤっとしたまま仕事をしてミスを続けるよりも、確実に前に進んでいるので、思い当たることをどんどん書き出してください。
6.ミスを犯さないように改善点を書き出す
最後にノートに書き出したミスに対して改善策を出していきます。同じミスを繰り返さないためにどんな行動をとるべきでしょうか？具体的な行動リストを作成して実行すれば、次第にミスは少なくなってくるでしょう。
リストアップしたミスが複数ある場合は、1度に全てのミスを解決しようとしても難しいものです。まずは、1つのミスを絶対に繰り返さないようにする。こういった意識で行動を繰り返していくと、効率的に改善していくことができるでしょう。
解決策の中には、仕事以外の時間でもできることもあると思います。自宅で何度も反復練習できるような動作などがあるなら、仕事以外に努力を重ねることで、業務内容を早く覚えていくことができますね。
仕事を覚えるには論理的思考が大切
仕事を早く覚えるには、論理的な思考が不可欠です。上記で紹介したように、自分を冷静に分析して改善策を見出すことができなければ体を使って覚えていくしか方法がありません。仕事を早く覚えたいなら主体的な行動とクリエイティブな思考が大切なんです。
論理的な思考が不得意な人は、自分を他人に置き換えて考えてみると良いです。「○○さんが仕事を覚えるためには…」というような感じで、考えれば自分を客観視しやすくなります。緻密な計画を立てるには、冷静に自己分析できなければなりません。
まとめ
今回は、仕事を早く覚える方法を紹介しました。新入社員や、新しい部署に異動した際は、誰しも新たな仕事を覚える必要があります。仕事を早く覚えたいなら、ミスを解決するためにより深い思考が必要になります。
人によって重要と思う部分は異なるものです。そんな状況の中で、ライバルとなる同期と差をつけていきたいなら具体的な改善策と行動リストを作るのがポイントです。同じミスを繰り返さないためにもノートを活用してオリジナルマニュアルを作ってみてください。
頭の中だけで解決方法を模索するよりも、手書きのメモでミスを可視化した方が圧倒的に分かりやすくなります。「今までの自分を少しでも改善して仕事のできる人間になりたい！」そんな人は今回紹介した方法をぜひ試してみてください。
