会議に参加して、無駄な時間を過ごしたと感じたことはありませんか？会社勤めをしていると、そのような経験は一度や二度ではないはず。
なぜミーティングは時間の無駄だと感じるのか。そして無駄だと感じないためには、どうすれば良いのでしょうか？
今回は、明確なアジェンダを作成することをご提案しています。アジェンダを作成するのが良い理由3つと作成方法を4つのステップでご紹介します。これを読めば、あなたが担当する会議は無駄だと思われないようになるかもしれません。
もくじ
なぜ多くのミーティングは時間の無駄なのか
複数人が集まって一定時間行う会議。実りのあるものでないと、何人もの人件費を無駄にしてしまいます。やるべきことがたくさんあって忙しい中で参加する場合は、どうしてこの会議に参加しないといけないのだろうと思うことでしょう。
多くの人がこのように無駄な会議が多いと感じています。では、なぜなのでしょうか？一番の理由は、会議を行うことが目的になってしまっているからです。会議の日時、参加者を決定することにとどまり、肝心の中身が伴わないことが多いようです。
無駄のない会議をするためには、アジェンダを作成し、目的やテーマなどを明確にしておくことが大切です。参加者みんなが何のための会議なのか、それに対する準備ができることが理想です。
アジェンダを作成するのが良い3つの理由
会議を無駄にしないためには、明確なアジェンダが必要です。急な会議でない限りは、どのような会議をするのか、ある程度の計画を立てていることが多いでしょう。
そのような場合でも、計画を立てれば何でも良いというわけではありません。誰が見てもわかりやすい明確なアジェンダが必要です。
アジェンダを作成するのが良い3つの理由をご紹介します。1つ目は、会議の前にしっかりと準備ができる。2つ目は、参加者が目的を共有し、活発に意見交換ができる。3つ目は、会議の後に、参加者それぞれが行動できる。以上の3つの理由を詳しく見て行きましょう。
会議の前にしっかりと準備ができる
アジェンダを作成すると、会議の目的が明確になります。そして、その目的のために、話し合うべきことテーマ、トピックなどの項目が分かります。
会議の進行をする人は、会議全体の準備をすることができるし、参加者はそれぞれのテーマについてあらかじめ考えておくことができます。その考えをサポートするための資料やデータなどが必要であれば、それらを準備することもできます。
会議の時間を無駄にしないためには、会議を行うことが目的になってしまわないように気をつける必要があります。アジェンダを作成することで、事前準備ができるのは大切です。
参加している人が目的を共有しディスカッションできる
会議の時間が無駄になる理由の多くは、目的が明確でないために、いろんな話をしてしまって、時間だけが過ぎてしまうことです。話がいろんな方向に行かないためには、参加者みんなが、1つの目的を共有していることが必要です。
目的が共有できていれば、それに関するディスカッションができます。目的や問題提起、テーマが会議の場で発表されると、その時点から参加者が考えることになります。そうなると、会議が終わるまでに時間がかかってしまいます。
事前にアジェンダが分かっていれば、参加者は自分の考えをあらかじめ考えておくことができます。
終わってから参加者が行動できる
意味のある会議とは、会議が終わってから参加者それぞれが行動できることです。現在抱えている問題について話し合ったけど、結論が出ていない。結論が出たけど、何も行動にうつさないから、今までと何も変わっていない。このような場合は、会議は無駄に終わっています。
無駄にしないためには、会議で結論を出して、それを行動にうつすことです。そのためには結論に加えて、参加者それぞれが次にどのような行動をする必要があるのか決めておくのも良いでしょう。誰が何をするべきかの確認にもなるのでトラブルになることも少なくなります。
明確なアジェンダを作成する4 つのステップ
明確なアジェンダを作成することが良い理由3つを見たところで、次は、実際の作成方法です。これまでにアジェンダを作成したことがあっても、一度目を通して頂きたい内容です。
4つのステップの1つ目は、会議の目的と結果を明確にすること。2つ目は、トピックの所要時間を考えること。3つ目は、参加者や会議の時間、場所、終了時刻を決めること。最後に、アジェンダの配布です。
会議の進行を任された時、なかなか始めから上手くはいかないかもしれません。しかし、この4つのステップにそってアジェンダを作成すれば、失敗は少なくなるでしょう。そして会社に合った内容になるよう工夫してみてください。
会議の目的と求める結果を明確にする
アジェンダで最も重要なのは会議の目的です。例えば、3か月後のセミナー開催に向けた会議だとします。会議の目的は、セミナーに関してそれぞれの役割を決めること。つまり、会議が終わるまでには、役割分担できている必要があります。
このように、目的と求める結果を明確にしましょう。そうすると、会議の時間を有効に使うことができます。明確でないと会議が無駄になる可能性が高くなります。
明確であれば目的と結果はいくつあっても大丈夫です。ただし、複数の目的がある場合は、1つずつ順を追って進めていけるように、アジェンダの作成に少し工夫が必要です。
トピックを決めてそれぞれの所要時間を明確にする
目的と結果が決まれば、トピックを決めていきましょう。先ほどの例で言うと、予想されるトピックは、まずセミナーについての概要です。他には、セミナー当日の人員をどうするかというトピックです。現場へ行く人は誰で、会社で待機する人は誰か。
そして、セミナー対象者は誰か。チラシ、DM、メールなど集客の方法はどうするかなどトピックはたくさんあります。
思い付くトピックを書き出したら、話し合うべきトピックを絞ります。次はそれぞれについて話し合うのにかかる時間を決めます。話が長引きそうな時でも、目安の時間を決めておくと、そろそろ決定しようという流れになりやすいので良いでしょう。
参加者、時間、場所、終了時間を決める
ここまで決まったら、会議の目的に沿って、参加する人を決めます。大事なことを決定する必要がある場合は、課長など管理職に参加してもらいます。担当者レベルで話し合うためなら、主担当と副担当は必須で他に誰に来てもらうのか決めましょう。
会議の時間は参加者が来やすい時間、内容や目的にもよりますが、朝一番や夕方の勤務終了時間の直前は避けましょう。場所も同じように来やすい場所にします。
そして、この項目で一番大事なのは、終了時間を決めておくことです。終了時間を決めずに、だいたいこの時間ぐらいだけだと、会議がダラダラと続いてしまう可能性が高くなります。
メールや紙で参加者にアジェンダを知らせる
せっかく作ったアジェンダは会議の当日に配るだけでは、効果が半減してしまいます。自分自身の準備と参加者の準備のためにも、事前にアジェンダを配布しておくようにしましょう。
伝える方法に迷ったときは、メールと紙の両方を使うことができます。しかし、職場によってよく使われる方法や、好まれる方法が違うので注意が必要です。
例えば、ペーパーレスを推奨している職場で、会議のアジェンダを紙で事前に配布するのは無駄だと言われるかもしれません。新人のうちや新しい職場で慣れないうちは、先輩が担当する会議のやり方を見て参考にするのが一番です。
まとめ
明確なアジェンダによって会議を充実させることができるとわかりました。職場での多くの会議が急に行われたり、事前にいつ会議があると知らされていても、内容が不明なことはよくあります。
そういった会議が時間の無駄になる傾向にあります。充実した会議のためには明確なアジェンダが必要で、その理由3つを述べました。そして、アジェンダの作成方法もご紹介しました。
今回の4つのステップを利用して、アジェンダを作成し、中身のある会議にしてください。
