仕事が遅いというのは働く上で致命的なことであり、多くの場合周囲に何かしらの迷惑をかけてしまうことでしょう。それにより他のメンバーから白い目で見られ仕事がしづらくなってしまい、余計仕事が遅くなるという悪循環にも陥りかねません。
この記事では、何故仕事が遅くなってしまうのか、そしてそれを改善するためにはどのようにしたら良いのか等を見ていきたいと思います。仕事が遅いことによる弊害は何より自分に降り掛かってきますので、ポイントをしっかりと押さえて対処しましょう。
もくじ
仕事が遅い状態を放っておかない！遅い理由をしっかり考えよう
昨今、働き方改革という名の元に今までの労働スタイルが見直されようとしています。中でも大きな影響を受けているのは労働時間に関するものであり、従来であれば、終わらない仕事が残っている場合は残業を行うことによってつじつまを合わせていました。しかし、最近は残業時間の抑制が促されている職場もあり、少しずつ残業は良くないものという価値観が広まっているようです。
同時に、仕事は業務時間内に終わらせるのが当り前という風潮も強まっており、仕事が遅い人にとっては少々風当たりの強い空気になりつつあるのではないでしょうか。もし自分が「仕事が遅い」と言われるようであれば、何故自分は仕事が遅いのかという部分を本質的に考える必要があるのですが、指摘された人の多くはそれを放ったらかしにして、何も手段を講じないという場合が多いようです。
それではいつまで経っても仕事が速くこなせるようにはなりませんので、自身の生産性が悪いと感じた時は一旦立ち止まり、問題の本質を捉えて何かしらの対策を講じる必要があるでしょう。
仕事が遅い理由は自分にあり！仕事が遅くなってしまう働き方とは？
では、一体どのような策を講じれば良いのでしょうか。仕事というのは計画性やプランが大事であり、目の前の物事を反射的に捌いているだけではなかなか効率の良し悪しまでは目が届きません。一度自身の抱えている仕事をリスト化し、どの工程でどのように躓いているのかを割り出す必要があるでしょう。
そして、仕事の遅さというのは稀に外的な要因もありますが、ほとんどは自分自身の働き方によるものです。そのため、自身の働き方を見直すことが仕事の能率を上げるためには不可欠となるのではないでしょうか。
計画せずに仕事をスタートしているので仕事が遅くなる
仕事が遅くて困っている場合は、まず仕事を始める前にしっかりと計画立てたり工程を整理しましょう。実際に仕事にとりかかってしまうと、どうしても目の前のことをこなす必要がありますので、仕事の全体図が見えづらくなってしまいます。そうなる前にしっかりと計画を立てたり工程を確認しておくことで、仕事の全体図を描き、必要な時にはいつでも確認できるよう心掛けましょう。
そうすることで、自分が今現在行っている作業は全体図のどの辺りに位置するかを把握でき、精神的にも余裕をもって仕事に取り組むことができるようになります。また、工程ごとに細かく締切を設定することで、いつまでに何をやれば良いのかが明確になりますので、あからさまに仕事が遅れるということはなくなるのではないでしょうか。
不明点をそのままにして仕事を進めているので仕事が遅くなる
仕事を行う前に不明点は必ず確認するようにしましょう。不明点を放置して仕事に取り掛かってしまうと、後々修正を要することが発生したり、そうでなくても何かしら細かいミスをしてしまう可能性があります。前述した通り、仕事というのは全体を俯瞰しながら行った方が効率が良くなりますので、不明点は事前にしっかりと確認し、万全の体制で仕事に取り組みましょう。
また、不明点を誰かに相談してから仕事に取り掛かかった場合、思わぬところでサポートを受けられる可能性もあります。仕事というのは一人で行うのではなく、基本的にはチームを組んで進めるものですので、分からないことを質問したり、それに答えたりすることでチーム内のコミュニケーションを図ることができるのではないでしょうか。
自分だけで仕事を終わらせようとするので仕事が遅くなる
そのように、周囲の協力を仰ぐことで仕事を効率的に進捗させることができます。自分一人で分からない部分を分からないまま、誰に聞くこともなく黙々と進めていると、自分も大変ですし、もしかしたら自分のミスで他の誰かに多大な迷惑をかけてしまうかもしれません。
それを避けるためにも、なるべく周囲とコミュニケーションを取り、困っていることは正直に打ち明け、時には助けを求めましょう。余程のことがない限り人は頼られて悪い気はしませんので、多くの場合は快く助けてくれるのではないでしょうか。それにより、自分の仕事を効率的に進めることができ、ひいてはチーム全体の仕事も要領良く進めることができるでしょう。
自分の力だけで仕事を終わらせようとすると結果的に仕事が遅くなるケースが多いので、注意した方が良さそうです。
仕事が遅い時は働き方を見直そう！生産性を高められる3つの仕事術とは？
そのように、仕事が遅い時は働き方そのものを見直す必要があります。一体何が原因で仕事が遅くなってしまっているのか、そしてそれはどのようにしたら改善することができるのかをしっかりと考えてから実際の仕事に臨みましょう。
物事を考える時間というのは、実際に手を動かしているわけではないため「そんなことをしていたらもっと仕事が遅くなってしまうのでは」と感じるかもしれません。ですが、計画を立てずに仕事に着手するのは効率が悪いのと同様、仕事が遅い時は一度立ち止まり自分のやり方を見つめ直すことが大切です。
今日は定時に必ず帰る！ゴールから逆算すれば効率的に働ける
仕事を効率的に進めるためには、まずゴールを設定してそこから逆算しましょう。例えば「今日は絶対に定時に帰る！」と決めると、仕事を終わらせなければならない時間が必然的に決まります。そこから逆算して、何時までにどの仕事を終わらせなければならないかを算出し、終了までの大まかなスケジュールを立てましょう。
スケジュールが定まったら、あとはそれに沿って仕事を行うだけですので、余計なことは考えず仕事に集中することができます。スケジューリングが散漫だと、いつまでに何を終わらせれば良いのかが曖昧になってしまいますので、終わりが見えずモチベーションが上がりません。それで生産性を上げるというのは少々難しい話になるのではないでしょうか。
話しやすい雰囲気が生産性を高める！分からない問題は人に聞こう
上述した通り、分からないことを放置せず、しっかりと人に聞いて理解しておくといった姿勢も大切です。要点が分からないまま仕事を進めると、時に大きなミスをしてしまう可能性があり、そのせいで周囲との関係が気まずくなってしまうこともあるでしょう。
そうならない内に、なるべく周りとコミュニケーションを取り、いざという時にはサポートしてもらえる体制を築いておくことが大切です。実際、仕事中に雑談が多い職場というのは意外と労働生産性が高いという話もあり、会社によっては仕事中の雑談を推奨しているところもあるようです。
普段からコミュニケーションが盛んな職場は、いざという時にも何かを尋ねやすいということに繋がります。気軽に何かを尋ねられるということは、イコールトラブルを未然に防ぎやすいということにも繋がるのではないでしょうか。
PDCAを回して仕事の問題を改善し続ける！
そして、PDCAサイクルを回して現状のプロセスの問題点を洗い出し改善し続けるといった手法も有効です。仕事が遅くなるのは必ず何処かに原因があり、まずはそれを様々な仮説から導き出す必要があります。単純に手が遅いのか、それとも何らかの理由で気が散っているのか、集中力が途切れてしまうのか。
そして、それらの原因に対して、どうしたらそれを改善できるのかを考えましょう。タイピングが遅いのであればブラインドタッチを習得するとか、気が散ったり集中力が続かないのであれば仕事をする環境を変えてみるといった辺りが思いつくのではないでしょうか。
PDCAサイクルを回し続けることにより、仮説→実行→分析→改善といった流れを繰り返すことになりますので、必然的に悪い部分は改善され、自然と仕事の生産性が向上することが期待できます。
まとめ
仕事のスピードを上げるためには、一体どうすれば生産性が上がるのかを常に考え続けることが重要です。
仕事ができる人というのは現状維持を良しとせず、常に何か変えられる点はないか、もっと良い方法はないかと自問自答しています。仕事ができる人ですら日々そのような努力を行っていますので、仕事が遅い人もそれに習った方が効率が良いのは言うまでもありません。
仕事は慣れることである程度スピードアップを図ることができますが、それだけでは賄うことができない時もあります。そうった際には、普段からPDCAサイクルを回し続けて鍛えられた鋭敏な思考が役に立つのではないでしょうか。
