ビジネススキル

仕事の段取り上手になるには?明日からサクサク仕事を進める方法

「仕事は段取り八分だよ!」こんな言葉を先輩から投げかけられた人も多いのではないでしょうか。

慣れてくると分かりますが、仕事は段取りがすべてといっても過言ではありません。

それぐらい段取りがものを言いますし、できていないと全くと言っていいほどうまくいかなくなります。段取り上手は仕事上手、と言われるのも納得いくものです。

実は、段取り上手な人は自分なりに工夫していますし、スケジュール帳や付箋などアイテムを活用しています。

新人のうちは上手に段取りしている人を見本にして、そのやり方を覚えていきましょう。

段取りできないのは仕事の全体像が見えていないから!

仕事の段取りができていない人は、段取りや仕事の全体像を理解していない可能性があります。

段取り=スケジュール確認、と勘違いしてはいないでしょうか。段取りとは仕事をスムーズに進めるために欠かせない準備のことです。「〇〇時に△△に出向く」というスケジュールだけで商談がうまくいかないことは、お分かりいただけると思います。

その仕事がどこから始まり、落としどころは何なのか。その全体像をまずは把握してみましょう。一番理想的なのは、プロジェクトごとに把握することです。

プロジェクトごとに把握出来たら、毎月の決算、毎週、毎日という風に仕事の全体像を区切っていきます。そうすることでやるべきことが明確になり、何を準備すればよいのかが分かりやすくなるのです。

全体把握は段取りの前準備といっても良いかもしれません。全体が見えていないと段取りはできませんので、必ずプロジェクトの全体像を把握しておいてください。

スケジュールはできるだけ細かく!突発的なアクシデントにも備えて

全体像が把握出来たら、さらに細かくスケジューリングしていきます。大きなプロジェクトには「6月末までに〇〇を完成させておく」「第一期中に〇〇との商談を終える」などスケジュールが決まっているはずですから、まずはそれを把握します。そして毎週のやること、毎日のやることを細かくスケジューリングしていきます。

最初は「〇〇商事に商談」「△△会社に提案に行く」など、基本的なスケジュールを決めていきます。このスケジューリングが軸になりますので、具体的な日付までしっかりと決めてください。

それができたら、それぞれのタイミングで必要なものを書き出してみましょう。資料が必要なら「✖✖に関する資料」、試作品が必要なら「□□の試作品」といった感じで書き出します。

こうしておけば少なくとも忘れ物をすることはなくなりますし、ブッキングミスもなくなります。必要なものを手配する、いわゆる段取りがやりやすくなりますので、段取り初心者はスケジュール把握から必要なモノの書き出しまでを最初にするのがおすすめです。

これで完璧!仕事の段取りが上手になる方法

スケジュール把握が段取りの基本とお伝えしました。しかしスケジュール把握や必要なもののリストアップだけでも段取りは完結していませんし、時にはスケジュールが大幅に変更になることもあります。

マルチタスクをこなしている人はスケジュールがごちゃごちゃしますから、まかされる仕事量によってはもっと細かい段取りが必要なこともあります。

より段取りを完璧に近づけるために効果的な4つの方法をご紹介しますので、段取りが苦手な人はぜひ意識して取り組んでください。仕事量が多いほどこのやり方が効果的になります。

どんな仕事をしていても基本的な段取り方法は変わらないものです。一度身につけておくと非常に役に立つでしょう。

やるべきことをリストアップ!付箋で書きだしていこう

やるべきことや準備しておくものを明確にするために、付箋を使ってひとつひとつ書き出していきましょう。「先輩に〇〇の資料作成のやり方を聞く」「〇〇の資料作成」「✖✖に電話をして△△を手配」などできるだけ具体的なほうが段取りしやすいです。

この時は時系列を気にしなくてよいので、とにかく「やらなきゃいけないこと」を思いつく限り書き出していきます。

付箋に書いておくと仕事量が見えやすいというメリットもあります。書いていくうちにあれこれと思い出すタスクもあると思いますので、それも書き留めておいてください。時系列はあとで並び直すので気にしなくても構いません。

まかされる仕事が多い人は、仕事を整理して効率的に進めるという意味でもこの書き出しが大切です。ヌケモレなく書き出すことが大事なので、少し時間をかけてでも書き出しに集中してください。

それって必要?仕事を整理しておこう

仕事が効率的に進まないのは、必要ない仕事に手を取られているからかもしれません。仕事を見返し、必要ない仕事は整理しておくと便利です。前述した仕事の書き出しが終わったら、「これは必要ない」「時期的に後でよい」と思うものを省いてください。

仕事を整理するのはかなり勇気が必要なこともありますが、多すぎる仕事を抱えているとキャパオーバーになってしまいます。

キャパオーバーすると段取りも上手く進みません。いずれはやる必要はあるけど、すぐにとりかからなくて良い仕事はよけておき、一つの仕事が終わったときに改めてスケジューリングしていきます。

時間管理が命!スケジュールに合わせてリストわけ

仕事のリストアップができたら、時間軸に合わせて並べ替えていきます。プロジェクトのスケジュールや毎日の会議、訪問する時間は動かすことができませんから、そこに合わせて付箋に書いたリストを並べていきます。

例えば、商談前に「〇〇の資料作成を先輩からレクチャーしてもらう」→「〇〇の資料作成準」というリストなら、先輩に聞く時間と資料を作る時間が両方必要です。

商談の時間より前に時間を取り、スケジュールに「9:00~10:00先輩からレクチャー」「11:00~12:00資料作成」といった具合に組み込んでいきます。

スケジュール帳にリストを書き出してもよいですが、それだと二度手間ですので、スケジュールを描いた横に付箋を貼りましょう。リスケジュールした時も動かしやすくて便利です。

段取りできてる?人にチェックしてもらおう

やるべきことのリストアップ、仕事の整理、スケジュールへの組み込みが終わったら、それに従って行動していくだけです。ヌケモレなく書き出していれば段取りミスはなくなっているはずですから、自分のスケジュール帳に従って行動するだけでも構いません。

不安な場合は段取りができているかどうかを人にチェックしてもらうのがおすすめです。一番良いのは、その仕事を経験したことがある先輩や同僚にチェックしてもらうこと。経験者は的確に指摘してくれますから、より正確に段取りできます。

それが無理でも、不安な人は先輩や上司に一度見てもらってください。段取りができていないと指摘されている人は特に、このチェックが大切です。

ミスを指摘されるのは嫌なものですが、まだこの段階は段取りの前段階ですから、失敗ではありません。勇気をもって人にチェックしてもらってください。

メールや電話に対応しない!段取りに集中すること!

段取りが苦手と感じている人は、仕事中に自分がどんなことをしているかチェックしてみてください。電話を取りながら違う仕事のことを考え、電話を切ったらそのことを忘れている…なんていうことがありませんか?

いろいろなことを同時に進めるのは段取り上級者のやることです。段取りが下手な人はマルチタスクで進めずに、一つのことに集中してください。

スケジューリングや段取りを考えている時はスケジュール帳だけをデスクにおいて携帯も無視、電話も取らなくてよいぐらいの状況で進めてください。いろいろなことに気を取られていると確実な段取りはできません。

新入社員のうちは一つの仕事を進めるだけですが、年次が上がっていくとマルチタスクになる場面が増えていきます。大きなプロジェクトが同時に動いている時は、リストアップやスケジューリングがとても大切ですので、新人のうちから集中して段取りできる環境を確保しておきましょう。

段取りには根回しが欠かせない!話が通りやすい環境にしておくこと!

段取りが一通りできるようになったら、さらに一段階ステップアップして「根回し」を覚えていきましょう。根回しとはよりスムーズに仕事を進めるための段取りの一つです。人と交渉する場面では、特に根回しが意味を持っています。

例えば、大きなプロジェクトではいきなり交渉をするのではなく、「プロジェクト説明」「最初の相手の意思確認」と段階を置いて相手の意向を確かめ、最後は確実に合意を得られるように事前交渉を重ねていきます。これを「根回し」といいます。

どうしても合意を得たい場面では、小さな仕事でも事前交渉や意思確認を細かく行いましょう。

根回しは相手を操作するようで嫌だという人もいますが、根回しは決して心理操作などではありません。相手に有益なものを提供していくのですから、後ろめたさなど感じずに堂々と根回しできるようになりましょう。

まとめ

社会人1年生は仕事ができなくて当たり前、段取りが下手でも当たり前です。やっていくうちに必ずできるようになるものですから、段取りが下手だと指摘されてもへこたれずに、ひとつひとつ確実にこなして段取り上手・仕事上手になってください。

段取りの基本はスケジュール把握ですので、使いやすいスケジュール帳を用意するのも大切です。何をしたらよいか分からないうちは、まずはスケジュールを把握し、目に見える形にしておいてください。

用意するものや持っていくものを書き出すだけでも段取りしやすくなっていきます。ちょっとしたことを気を付けるだけでずいぶん違ってきますので、一つずつ確実に実行していきましょう。

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