自分のタスクを効率よくこなすための時間管理を心がけていますか？時間を管理することは、仕事や今後のキャリアを管理することと同じくらい大切なことです。
しかし、毎日の仕事量に忙殺され、時間管理を意識する余裕がないという方もいるでしょう。また時間管理という言葉は知っていても、実際にどうすれば良いかわからないという方もいるかもしれません。
時間を味方につけることは、出世や転職をも有利に進めることに繋がるのです。そこで今回は、タスクを効率よく完了させ、より効率的に仕事を進めるための時間管理についてご紹介していきます。
もくじ
社会人にとって時間管理は重要？
社会人にとって、仕事上での時間管理はとても重要といえます。時間通りに物事を進めることは、企業からの信頼に繋がることであり、ひいては自分自身の今後のキャリアにも繋がることだからです。
またそればかりではなく、時間管理をして仕事を効率よく終わらせるということには、様々なメリットがあります。例えばタスクを早く終わらせて後輩の指導に時間を割いたり、あるいは自分のスキルを磨くための勉強のために、時間を当てたりできるのです。
出世や転職にも時間管理は大切
部下や後輩をうまく指導できたり、スキルを磨いたりできるということは、企業の中での自分の立ち位置にも良い影響を与えます。効率よく仕事を進めることで上司からの評価にもつながりますし、スキルを磨くことは次のステージへと上がるための準備にもなります。
また、時間管理は転職活動をする上でも有効です。転職活動では、様々な企業と面接をし、その中で自分の働く先を確保しなければなりません。
普段の業務に加えて履歴書や職務経歴書の作成など、転職活動には時間がかかる作業はいくつもありますよね。そんなとき、しっかりと優先順位をつけ、やるべきタスクを効率的に終わらせれば、焦ることなく転職活動を行うことができるでしょう。
時間管理がうまくなる方法は？
今後のために時間管理をしようと思っても、まずは何から始めればよいのかわからないという方もいるでしょう。いつも忙しく働いていた人ほど、実は時間をさほど気にしていなかったりします。
また、忙しくしていればいるほどに、時間の経過は早く感じるものですよね。気がついて時計に目をやったら、体感よりも時間が過ぎていた、という経験を持つ方も多いでしょう。
そこで、ここではうまく時間管理をする方法をいくつかご紹介していきます。
タスクを終わらせる時間をこまめに設定する
時間管理においてまず重要なことは、業務を終わらせるべき時間をこまめに設定するということです。1時間や30分など、こまめに時間を刻めば刻むほど、より正確に時間管理を行うことができます。
例えば、半日かけてタスクを終わらせようという時間管理の仕方をする人もいますが、それでは意味がありません。半日の間で、どの程度のペース配分で仕事を進めるかということが重要なのです。
1時間や30分と短い時間で区切ることによって、時間が目に見えるようになり、こまめな軌道修正をすることができます。確実に予定通りに進めるための時間管理をする上では、こまめに時間を区切って設定することが重要といえます。
20～30分の余裕をもたせてタスク管理をする
時間管理をする上では、余裕をもたせることも重要となります。例えば、タスク自体が1時間で終了させられるものであっても、次のタスクまでの間にはインターバルが存在しますよね。
そうしたこまめなタイムロスを含めた時間管理ができなければ、途中で帳尻を合わすために無理をしたり、休憩なしで働き続けることになってしまいます。したがって、効率よく仕事をこなしていくための時間管理には、余裕をもたせることも必要です。
もちろん、数十秒で次のタスクに取り掛かれる、といった場合には、インターバルとしての余裕をもたせる必要はありません。しかし抱えているタスクの種類が多ければ多いほど、次のタスクまでのインターバルを時間管理することが大切なのです。
状況をみて適切に仕事を振り分ける
終わらせなければならないタスクの中には、自分ひとりでは終えることのできないものもあるでしょう。そういった場合には、部下や同僚にタスクを適宜振り分けることも、しっかりと時間管理を行う上での方法のひとつといえます。
時間管理をするからには、すべて自分で終わらせたい、と意固地になってしまうこともあります。また、周りよりも早くタスクを終わらせたい、という焦りを感じてしまうこともあるでしょう。
しかしそういったときこそ、周囲に振り分けられるタスクは潔く振り分けることも大切です。自分のタスクを効率よく終わらせるためには、ときとして自分よりも得意な人の存在を意識し、その手を借りることも大切なのです。
時間管理をする上での注意点
うまく時間管理をすることは、仕事を効率よく進められて、まさにメリットずくしといえます。ただし、時間管理をする上で気をつけなければいけない注意点があることもまた実です。
時間管理をすれば、基本的には予め計画しておいたタイムテーブルに沿って動くことになりますよね。だからこそ、綿密な計画を立てていればいるほどに、周りが見えなくなってしまう場合もあるのです。
では、時間管理をする上でどのようなことに注意すべきなのか、解説をしていきましょう。
自分のタスクに一辺倒にならない
時間管理をする中では、自分のタスクに一辺倒にならないよう注意が必要です。例えば、いくら綿密に時間管理をしていても、自分だけの世界に浸りこんでしまえば、周囲の状況が見えず、判断ができなくなってしまいます。
例えば、タスクと時計ばかりが気になって、部下や後輩のミスに気が付かない恐れもあります。また、自分本意な動き方になってしまい、職場のひんしゅくを買う可能性もあるのです。
タスクを終えることは大切ですが、オフィスは基本的にチームプレーで動いているものです。だからこそ、時間管理をしている中でも、周囲を見渡す目を持つことは大切だといえます。
優先順位や重要度を正しく判断する
業務の優先順位やタスクの重要度を正しく判断することも、注意しなければならない点です。時間管理だけに集中してしまえば、やるべきタスクが持つ本来の意味や意義を見失ってしまうこともあります。
ただ早く終えること、効率的に終えることだけを考えていれば、仕事そのものの本質を見失うことにもつながります。誰のために、なんのために仕事をするかということは、時間管理をする上でも忘れてはいけません。
また、時間管理をしていることで、重要な仕事に対する注意力が散漫になってしまうこともNGです。重要な仕事であればあるほど、集中力が高い時間帯に終わらせるようにするなどの工夫が必要といえるでしょう。
まとめ
今回は、仕事における時間管理について、その方法や注意点を中心に解説をしてまいりました。タスクを時間どおりにこなすということは、信頼や出世に繋がるだけではなく、自分を磨くことにも直結することです。
こまめに時間を区切って時間管理をすることによって、より高い効率性が得られます。また、時間管理をする中でも、周囲への気配り目配りを忘れないことも重要です。
これらを心がければ、より質の高い時間管理をし、仕事や転職を有利に進めることができるでしょう。もしも時間時間に自身がないという方は、是非参考にしてみてくださいね。
