社会人として働いていると、会議に出席する機会もあるかと思います。当然のことながら関係のある複数名と議題についての現状の報告や、今後の方針、意見や質問などの遣り取りをすることになるでしょう。
上司に先輩や後輩、場合によっては社外の関係者もいるかも知れません。そんな場であなたは自分の意見や疑問をきちんと発言できていますか？「ただ席に座っているだけ」になっていませんか？
せっかく会議に参加しているのですから意見をきちんと発言して、自分の存在をしっかりとアピールしましょう。
もくじ
どうして会議で発言することができないのか？
会議とは議題についての参加者がそれぞれの意見を出しあい、疑問があるならそれを解消し、様々な事柄を相談するための場であるはず。
その場にいながら何も言えず、黙ってしまうのでは他の参加者からマイナスのイメージを抱かれてしまいます。やる気がないと判断されても仕方のないことです。そうなってしまってはあなたの評価を上げることは難しくなってしまいます。
なぜ、あなたは発言することができず、沈黙してしまうのかを考えてみましょう。
自分が関わっているという意識が薄い
あなたが発言せずとも、会議は問題なく進行し、つつがなく終わることもあるでしょう。それが繰り返されるうちに、あなたの中の当事者意識が薄れていってしまっているかもしれません。
担当する部分だけわかっていれば良いという考えも、最終的に担当外の部分への興味が薄れていき、わからない部分が増えてしまうかもしれません。そのまま議題についての全体像を把握できなくなってしまう可能性があります。
あなたが参加している会議は、あなたが持つ意見や疑問が必要とされているからこそ、参加を求められているはずです。会議の内容を他人事と捉えていると、かわされる意見はあなたの中に響くことはなく、疑問が浮かぶこともないでしょう。それでは発言に至ることはできません。
他の人が発言を始めたことで控えてしまう
会議の最中、ふと浮かんだ疑問や考えた意見があるとします。それなのに、他の人が発言を始めることであなたが言葉を飲み込んでしまう、という事はありませんか？
もしかしたらそれは、たまたまあなたが考えたことと似ていたからという理由かもしれません。そうではなく前の人の発言の後に、発言したいと考えていた内容とは別の話へと変わってしまったせいかもしれません。
自分の発言が間違っているかもしれないと臆病になってしまったり、ただ遠慮してしまっただけということもあるでしょう。どんな理由があるにせよ、結果的には他の人が先に動くことであなたの動きが止まってしまったということです。これではあなたが発言できるチャンスはいつまでもやって来ません。
緊張してしまい、うまく話すことができない
上司や先輩、同期や後輩など、とにかく他の人がいる場面での発言となると緊張してしまうことがあります。そこに社外の関係者がいようものなら頭の中が真っ白になって何も考えられない、なんてこともあるかもしれません。
この緊張状態は、例えば自分の発言に何かミスがあったらどうしよう、という心配や、今の自分よりもっと良く見てもらいたいという気持ちが原因である場合が多いようです。必要以上にあれこれ考えてしまうと、徐々に体が力んでしまいます。そんな状態が続けば、いざという時に全身ガチガチで思考は停止し、言葉もうまく出てこなくなってしまいます。
結果を気にせず、落ち着いて周囲を把握していなければ会議での発言は難しいでしょう。
自分の意見を発言していくには？
実際に会議などで、あなたが自分の意見や質問を発言していくためには、何が必要で、どんなことを意識するべきなのか。そこを明確にしなければ、今後も同じことを繰り返してしまいかねません。
出席した会議で沈黙ばかりではあなたの評価に響いてしまうことも考えられます。そうならないためにも、すぐに試してみてほしいポイントを３つご紹介します。「どうして発言できないのか」ではなく、「何をしたら発言できるのか」を考えて、今後の行動に取り入れてみてはいかがでしょうか。
自ら動いて会議前から流れをつかもう
どんなことでもそうですが、何より大切なのは準備をすることです。必要な準備を整えておけば、何かの意見を求められた時でも慌てることなく、自分の意見をきちんと発言できるようになるはずです。
そのためにまずアジェンダを確認しておくことが大切です。アジェンダとは元は「予定表」を意味する言葉に由来し、会議における検討課題や議事日程、協議内容など意味しています。つまり、その会議を円滑に行うために、会議目的や話し合われる議題、進行などを把握できるようにまとめたもの指します。
場合によっては作成されないかもしれませんので、その時は上司や関係者に確認したり、可能であれば自分で作成して上司にお伺いを立ててみるのも良いでしょう。内容や流れを把握しておけば、資料の用意や意見をまとめておくことも可能になります。
会議内容をきちんと理解しておこう
あなたが出席する会議が何の目的で行われるのかを、自分できちんと理解しておくことがとても重要です。会議の目的を理解していれば、途中で議題が変わっていっても根本的なズレが生じることがなくなります。
また、どのような流れで会議が組み立てられるかを考えながら、意見や質問などの発言をしてみましょう。あなたの意見が的はずれでは？と不安になることも、意見を求められた時に慌ててしまうなんてことも、減らすことができるはずです。
会議に参加しているあなたは、そこでやり取りされる全てにおいて当事者の一人です。その事を忘れず、すべての意見、すべての質問が自分に関わりがあることであるという意識をもっていましょう。疑問に思ったことは一つずつ解消して、理解を深めるよう努めましょう。
抜かりなく準備を進めて、自分に自信を持とう
会議にどんな人が参加予定なのかと合わせて、会議に関する資料を事前にきちんと確認しておくことを忘れないようにしましょう。
資料の内容をしっかり理解しておくことはもちろんですが、その上で参加者が会議で何を期待しているのか、どういった結論にたどり着きたいのか、どんな疑問を持っているのかなどを事前に上司や先輩などと話しておいたり、わかる人に話を聞いておくのもいいでしょう。こうした事前の準備は、自分の中の不安をかなり解消してくれるはずです。
不安要素が少なければ少ないほど、自分の中で自信につながっていきます。自信がつくにつれ、あなたから不安げな表情はなくなっていき、あなたの発言は他の人に力強く響くように変わっていくことでしょう。
意識すべきは会議前と後で訪れるであろう変化
発言しようと気負うのではなく、会議によって話し合われた結果、どのように変化するのかを意識してみてください。そうすることで自分なりの方向性や優先するべき内容なども明確に把握でき、よりはっきりとした意見や疑問を持てるようになるでしょう。
準備は万端、自信も満ちているとなれば、あとは参加している会議に集中して話を聞いていましょう。自然と発言すべきタイミングが見えてくるはずです。会議中はそこで話し合われる議題のみを考えて、他の仕事に意識を散らさないようにしてください。
自分を含めた複数の人が、時間を調節して集まっているのですから、貴重な時間を無駄にすること無く、その場でしかできないことに全力を注ぎましょう。
まとめ
会議という場は多くの人が集まることで、独特の雰囲気に満ちています。そんな中で、これまでできなかった発言をするのは、とても難しいことだと思います。
ですが、ご紹介した内容を意識して試してみてください。これまでよく理解していなかった部分が、事前の準備をして参加したことでわかるようになったり、新しく興味を惹かれる部分が見つかったりとさまざまな発見に出会えるかもしれません。その発見はあなたの中で徐々に自信を与えてくれるものとなり、会議中に自分の意見を発言するための力の一つとなってくれるはずです。
そうして回数を重ねるごとに、気がつけばあなたは会議でも自然と自分の意見を発言することができるようになっていることでしょう。
