仕事において、それぞれの“優先順位”をつけるのはとても重要なことです。仕事の優先順位を正しくつけることで、やるべき仕事をスムーズに進められます。
ただ、仕事をしていて「優先順位が正しくつけられない」と悩むことはありませんか？優先順位を明確につけなければ、仕事の効率がかなり下がって「仕事ができない人」と周囲から認識されてしまうでしょう。
そこで今回は、「仕事の優先順位がつけられない」と悩む原因や、その対策・考え方のコツを紹介していきます。
もくじ
優先順位をつけるうえで「タスクと気持ちを整理すること」が大切
仕事上の優先順位を正しくつけるうえで大切なのは、「自分が持つタスクと気持ちを整理すること」です。このことを意識すると、優先順位が明確になり仕事がスムーズに進むようになるでしょう。
「気持ちの整理まで必要なのか？」と感じる方もいるでしょうが、優先順位が正しくつけられないのは仕事が忙しくなってバタバタしている場合が多いと思います。そのなかで、仕事だけ整理ができても、気持ちがバタバタしていればうまく仕事を進められません。
仕事上の優先順位が正しくつけられていない原因として、
- 気持ちがパニック状態になっている
- やるべき仕事が把握できていない
- という“2つの原因”が挙げられます。この2つの原因を解消することを意識すれば、仕事上の優先順位を正しくつけられるはずです。
優先順位がつけられない！タスクを整理する4つのコツとは？
仕事上の優先順位を正しくつけるために必要なのが、「タスクと気持ちを整理すること」です。この2つを整理することで、優先順位を正しくつけて仕事をスムーズに進められるようにしましょう。
では、この“タスクと気持ち”を整理するためには何をすればいいのでしょうか？そこでここからは、仕事の優先順位を正しくつけるために必要な“4つのステップ”を紹介していきます。
この4つのステップを意識してくり返していれば、いずれ無意識のうちに“優先順位を正しくつけるための習慣”が身に付くことでしょう。
①気持ちを整理する！パニックになっている心を整える
最初のステップは、パニックになっている自身の心を整理して、気持ちを落ち着かせることです。たとえ仕事が忙しい場面であろうとも、しっかりと一呼吸おいて仕事に取り掛かるようにしてください。
気持ちの落ち着け方の例として、
- 一度立ち止まって深呼吸をする
- 自分を第三者視点で客観的に見てみる
- その場から離れて短い休憩をとる気持ちが落ち着けば、たとえ目の前に仕事が山積みになっていても、目の前の物事に対して冷静な判断ができます。仕事が忙しくなったときこそ、一度立ち止まって気持ちを整理する時間を意識してください。
- などが挙げられます。すべてに共通して言えるのは、一度立ち止まって一呼吸おくこと。こうすることで、気持ちを整理する時間を意識的に作りましょう。
②やるべきことを書き出す！見える形にして明確にする
次に“自分がやるべき仕事”を紙などに書き出して見える形にしましょう。仕事を見える形にすることで、タスク整理のしやすさの向上や、仕事に対する新たな気づきも期待できます。
「なぜ書き出すのか？」と感じる方がいるかもしれません。しかし、書き出して見える形にすることで“タスク整理のしやすさ”が間違いなく上がります。
頭のなかで仕事の管理ができているつもりでも、実はうまく仕事の管理ができていない場合がほとんど。紙などに書き出すことで、しっかりと仕事を管理するようにしましょう。
また、自分がやるべき仕事を書き出すことで“仕事の漏れ”を防げる可能性も高まります。仕事において、仕事の漏れは絶対に避けるべきもの。避けるべきリスクに対しては、早めに対応して意識的に避けるようにしてください。
③締め切り順に並べる！緊急性のある仕事を優先的に
先ほど挙げた“自分がやるべき仕事”を、締め切り（緊急性の高い仕事）順に並べ替えるようにしましょう。当たり前ですが、仕事において締め切りは最優先するべき“約束”です。
仕事ごとに、「この仕事は〇日までに終わらせて」という締め切りが必ずあると思います。自分が持つ仕事について、緊急性の高さを正しく把握して時間ごとに順番に並べるようにしましょう。
最低限、この“緊急性の高い仕事”さえ押さえれば、周囲からある程度の評価を得られるはずです。逆に、この締め切り順をおろそかにすると、終わらせるべき仕事を時間通りに完遂できずに、「仕事の遅い人」という印象を周囲に与えてしまいます。
周囲から「仕事が遅い」と思われてしまえば、与えられる仕事も少なくなり今後のキャリアにも影響が出てしまうでしょう。
④重要度を決める！優先的にやる仕事を明確に
最後に、仕事ごとの“重要度”を正しく把握して、重要度が高いものと低いものに分類してください。仕事の重要度を見誤ると、せっかくのチャンスを逃すことになる可能性があります。
先ほどの“緊急度”とともに、それぞれの仕事を分類して「この仕事は、緊急度が○くて重要度が○い」というように分類していきましょう。
それぞれの仕事を分類したうえで、結果的な優先順位の高さは、
- 緊急度：高、重要度：高
- 緊急度：高、重要度：低
- 緊急度：低、重要度：高
- 緊急度：低、重要度：低
- という順番になります。この順番に仕事を並べ替え、優先順位が高い仕事から順に取り組むようにしてください。このことを意識すれば、余程のことがないかぎり「次に何をすればいいんだ…」と悩むことはないはずです。
優先順位がつけられない人に伝えたいコツとは？
ここまで、優先順位の具体的なつけ方を紹介してきました。自分が持つタスクと気持ちを整理しつつ、そのタスクを緊急度と重要度の2つの軸で分類するようにしましょう。
ただ、それでも「優先順位がわからなくなる」と悩むことがあるかもしれません。その場合は何をすればいいのでしょうか？
そこで、そのような場合に役立つ考え方のコツを紹介していきます。先ほど紹介した“4つのステップ”を実践しても優先順位に迷う場合は、いまから紹介する考え方を実践してみてください。
ひとりで解決しようしない！迷ったら上司や周囲を頼る
先ほどまで、仕事の緊急度と重要度という話をしてきました。緊急度に関しては理解しやすいでしょうが、「仕事の緊急度がわからない…」と悩む方がいるのではないでしょうか？
仕事の重要度だけにかぎらず、優先順位について悩んだときは上司や周囲を頼るようにしましょう。よく、「周囲に頼るのは申し訳ない」と悩む方がいますが、優先順位がうまくつけられずに重要な仕事が期限内に完遂されないほうが周囲に迷惑をかけてしまいます。
仕事において、上司や周囲の同僚などを頼るのは決して恥ずかしいことではありません。ましてや、あなたが“部下”という立場ならばなおさらです。積極的に周囲と協力して、仕事をスムーズに進めることを“最優先事項”として考えるようにしましょう。
すべての期待に応えない！無理をして消耗しないように
仕事の緊急度や重要度が正しく判断できていない人は、周囲の期待に応えようとしすぎている傾向にあります。周囲からの期待に応えようとするあまりに、すべての仕事が「緊急度も重要度も高い仕事」と勘違いしてしまうのです。
この考え方は、ただただ自分をパニック状態へ追い込むだけ。すべての仕事が緊急度も重要度も高いと勘違いしてしまうため、「あの仕事も早くしなきゃ…」と常にパニック状態となってしまうでしょう。
こうなってしまえば、仕事の優先順位どころではありません。どの仕事から取り組んだらいいのかを判断できずに、ただただバタバタすることになります。
当たり前ですが、人からの期待にすべて応えるのは不可能なことです。八方美人的な考え方はできるかぎり捨てて、仕事の優先順位を正しく判断できるようにしてください。
まとめ
仕事をしていて「優先順位が正しくつけられない」と感じたら、とにかく気持ちを整理する時間を作って冷静になりましょう。そのうえで、やるべき仕事を正しく整理するようにしてください。
くり返しにはなりますが、仕事の優先順位を正しくつけるためのは、
- ・立ち止まって自分の気持ちを整理する
- ・自分がやるべき仕事を書き出す
- ・緊急度と重要度で仕事を並び替える仕事の優先順位を正しく判断できれば、仕事のやりやすさは間違いなく上がります。正しい優先順位をつけるためのステップを意識し続けていれば、いずれ素早く気持ちを整理して優先順位を正しくつけられるようになるでしょう。
- というステップを踏んで、優先順位を正しく判断できるようにしましょう。このステップを踏むことで、優先順位をつけるのが苦手な方も正しい優先順位が判断できるはずです。
