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仕事が早い人の10の特徴とは?今日からなれる優秀なビジネスマン!

仕事が早い人の10の特徴とは?

優秀なビジネスマンの特徴と言えば「仕事が早い」ことでしょう。ですが、仕事が早いということは限られた人に与えられた才能だと思っていませんか?もちろん、そんなことはありません。ちょっとした意識と取り組みが、大きな時間の差を生んでいるのです。

この記事では、仕事が早い人が日々実践している10のことをご紹介させていただきます。ここで紹介することをこれから身につければ、あなたも仕事が早い人の仲間入りです。「仕事を早く終えられるようになりたい!」、「いつも仕事が遅いと言われている!」という方は、ぜひご覧くださいね。

また、「自分では早いと思っていたけど、これでいいのかな?」、「今も早く片付けているけど、もっと早くしたい!」という向上心の高い方にもおすすめです。仕事が早い人が実践している10のことをご紹介しますので、積極的に取り入れてみてください。

仕事が早い人の特徴①優先順位を考えてから仕事を始める

仕事が早い人は、優先順位を大切にしてます。同じ業務を行ったとしても、周囲の人が先にやってほしいと思っていることを先に終わらせられれば、周囲から評価されますし、逆に後回しにしてしまえば、周囲に迷惑をかけてしまうからです。

また、一つの案件が終わってから次に取り組む案件を考えていると、その都度状況を確認したり何をすればよいのかを考えたりしなければいけないので、その分だけ重複して時間がかかってしまいます。だからこそ、数多くある仕事の中から何を先にやるべきか、逆に後回しにしてもよいかを先に考えてから、仕事を始めています。

そして、そのために必要なことが案件のゴール設定です。ゴールを理解していれば案件の全体像が明確になりますから、優先するべき案件と後回しでも大丈夫な案件を判断ができるようになります。優先順位をつけることで、仕事も効率的に進められるのです。

あなたが現在抱えているプロジェクトはいくつあって、それぞれいつまでに終わらせる案件でしょうか?そして、それはいつが納期で、直近のマイルストーンはいつでしょうか?まずはそれらを整理し、どこから手を付けるべきかを理解するだけでも、仕事の進め方は変わるはずです。

逆に仕事が遅い人は、目の前の案件を終わらせてから次の案件に取り掛かります。そうなると、目の前の仕事を終わらせる度に考える時間が発生してしまうため、どんどん仕事が遅れていってしまうのです。

また、人は楽な仕事や慣れている仕事から取り組む傾向にあり、考えなければいけない仕事や苦手な仕事は後回しにしがちです。その結果、本来は先にやらなければいけない仕事が後回しになってしまうので、周囲から見ると「まだ終わらないのか」と思われてしまうのです。

仕事が早い人は、手を付け始める前に優先順位を設定するので、1つの案件が終わっても、次の案件にスムーズに移れます。その結果、時間を効率的に使うことにつながり、仕事を早く終わらせる秘訣にもなっています。仕事を早く終わらせる人を目指すには、優先順位を考えながら、仕事を進めることが大切です。

仕事が早い人の特徴②仕事の期限と進捗の管理を徹底する

期限を設定し、進捗を常に管理しながら仕事を進めているのも仕事が早い人の特徴です。

仕事が早いというのは、期限があり、その期限により前に終わらせられるからこそ仕事が早いのです。その意味で、何となく仕事を進めていては、いつも期限前に終わらせられるとは限りません。常に期限を意識し、前倒しで終わらせようとしているからこそ、仕事が早い人と認識されます。

そして、そのために重要なことが進捗管理です。常に仕事の進捗を把握しながら進めることで、納期に遅れたり、調整でミスをしたりするリスクを減らしています。ここでいう進捗の管理とは、一日単位、そして一時間単位で管理するということです。

多くの会社は四半期ごと、もしくは一か月ごとに成果を管理するものですが、その期間というのは一日の積み重ねです。一日の遅れは十日の遅れとも言われますが、一日遅れを取り返すには一日では足りません。だからこそ、まずは期限を決め、その期限に遅れないように一日一日の進捗を管理していくのです。そしてそれは、一時間単位でも同じことです。

さらに進捗管理をすることで自分のプロジェクトメンバーの進捗や行動にも目が届きやすくなり、チームとしての成果につながる行動をすることもできます。

また、仕事の進捗を適切に管理するために、手帳、todoリスト、リマインダーなどの必要なツールの活用を惜しみません。メンバーの進捗の遅れが自分に影響することがないように、グループチャットなどでのタスクの共有なども積極的にしています。

こうした計画と、計画を遂行するための適切なツールを用意することで、仕事が早い人と認識されていくのです。

逆に、仕事が遅い人は期限を決めないで仕事をしているので、だらだらと働くばかりです。時間をかけて成果が上がればいいですが、時間と成果は比例していないので、いい結果を収められるわけではありません。進捗の管理ができていないことで、期限に遅れてしまいプロジェクトのメンバーに迷惑をかけることや、クライアントが定めた納期をずれ込んでしまうこともあります。

仕事が早い人は、仕事の進捗を管理できないことのマイナス面を知っているので、仕事の進捗を適切に管理して、期限を決めながら仕事をしています。

仕事が早い人の特徴③デスクや身の回りのものが整理されている

仕事が早い人と言われる人で、デスクや周囲が汚い人を見たことがあるでしょうか?一般的なビジネスマンは、1年間で約150時間も探しものをしているとも言われています。1日の労働時間を8時間と考えると約19日間にもなります。これは1ヶ月で働く日数と同等なので、1年間の内1ヶ月間は仕事をせずに、必要なものを探していることになります。この時間をどれだけ少なくするかが、仕事が早い人と遅い人分けると言っても過言ではありません。

仕事が早い人のデスクや引き出しは整理整頓されていて、必要なものがすぐに取り出せるようになっています。書類も適切に保管されているので必要なときにすぐに取り出せて、提出しなければいけない書類もすぐ分かるところに置かれています。探しものをする時間も少なくて済むので、本来するべき仕事に時間を使うことができます。

仕事が遅い人のデスクやデスクトップは、ごちゃごちゃしています。デスクの上に書類やファイルが山積みになっていて、必要なものをすぐに取り出すことができません。このような状況だと、郵送物を発送したり、社内で提出しなければいけない書類が下の方に埋もれたりするので、迷惑をかけることになります。パソコンのデスクトップも整理されておらず乱雑なので、必要なデータがすぐに出てこないので、仕事の遅れにつながります。

年間約150時間も探しものをすることが無駄な時間だということを理解して、未然に対処していきましょう。日頃からデスク周りや書類、身の回りのものを整理することが、仕事を早く終わらすことにつながっていきます。

仕事が早い人の特徴④メッセージやメールは素早く返信する

メッセージやメールの返信がとても早いことも、仕事が早い人の特徴です。ほとんどのメッセージやメールは、いつか返信しなければいけません。メッセージに気づいたときに返信すれば、あとで見返したり、そのメッセージを探したりする必要もありませんから、その分だけ時間の節約につながります。

また、返信が遅いとメッセージの送信者に不安や不信感を与えることにつながることもあります。どんどんメッセージが溜まり、受信ボックスを探し続けることになります。一度内容を確認して返信せず、時間をおいてからまた内容を再確認して、返信内容を書くと、内容を確認する時間が倍に増えてしまいます。このように、仕事が遅い人は、メッセージの確認だけで時間をとられてしまいがちです。

これに対し、仕事が早い人はメッセージやメールの返信を早くすることで、信頼を得る努力をしています。確認を求められている内容のメッセージのときは、早く返信することで信頼されることにつながるでしょう。メッセージのやり取りが円滑になることで、仕事も円滑に進むようになり、成果が出やすくなります。仕事が早い人は、これらのような返信を早くすることのメリットを十分理解しているので、メッセージやメールの返信がとても早いものです。

仕事が早い人の特徴⑤正確さと早さのバランスが優れている

仕事には、正確さが求められる場合と早さが求められる場合があります。もちろん、常に正確さと早さを両立させて仕事ができればいいですが、現実的にはなかなか難しいもの。その点、仕事が早い人は「この仕事では正確さと早さ、どちらが求められているのか」を考えながら仕事をしています。仕事相手の立場になって考えることで、状況に応じた成果物を出すことで、仕事を進めていきます。

仕事が早い人は、仕事を任された段階で、正確さが求められるのか、早さが求められるのかを確認します。その仕事で求められることを確認することで、やり直しをすることや急かされることを防ぎます。正確さが求められる仕事で、中途半端な完成度で提出した場合や、早さを求められる仕事で完成度を重視して全く終わっていなければ、クライアントからのクレームにつながります。やり直しをすることは生産性を下げてしまいますから、状況に応じて正確さと早さのどちらを求められているかを考えながら仕事をすることで、やり直しのリスクを減らしています。これによって自分のスケジュール通りに仕事を進められ、より仕事を早く終わらせることができるのです。

逆に、仕事が遅い人は正確さと早さ、どちらを求められているのか確認をしません。その結果、相手が求めている仕事ができずに、何度もやり直しをすることになり、仕事がなかなか終わりません。これでは、いつまでたっても仕事が早い人にはなれません。

仕事が早い人の特徴⑥周囲の状況を把握して先を予測しながら働く

仕事が早い人は、周囲の状況を理解する努力を怠りません。1人で完結する仕事はとても少なく、必ず後を引き継ぐ人がいます。だからこそ、周囲の人の置かれている状況や気持ちを常に把握して、先に取り組むべきもの、後回しにしてもよいものを選別しています。

仕事が早い人も遅い人も、取り組んでいる内容自体はあまり大差がありません。ですが、その仕事をどのような順番で行うかを工夫することで、周囲からの評価に大きな差を生み出しています。

また、自分に指示を出す人(上司やクライアント)の立場を想像して、自分に出される指示を予測することも行います。上司は今、どのような情報を欲しているのか、上司の行動や周囲の動きを観察しながら予測し、必要な情報は先に用意しておきます。これによって、すぐにでも動けるように準備しているのです。

ですが、仕事が遅い人は周囲の状況を気にかけられません。周囲のことを気にしないので自分の置かれている状況を把握できずに、仕事にマイナスの影響を与えてしまいます。

例えば、プロジェクトチーム全員でプレゼン資料に取り掛かっているのに、1人だけ他の仕事をしている。こんな人、みなさんの周りにもいるのではないでしょうか。自分が作業するべきだった仕事の進捗が遅れ、関係者に迷惑をかける事になります。

仕事が早い人の特徴⑦プロジェクトのメンバーや上司・部下に頼るのが上手

周囲にうまく頼れるかどうかも仕事の早い・遅いを左右します。

仕事が早い人は、周りにいる人を頼るのが上手です。仕事をしていれば、「どうしても手が回らない!」ということもあるでしょう。そのような場合でも、プロジェクトメンバーや同じ部署の上司や部下に声をかけて、力になってもらえないかを相談します。相談することで、手を貸してもらえることもありますし、相手も頼られると信頼されていると思い、それ以降の仕事も円滑に進むようになります。

仕事が遅い人は、自分だけで仕事を抱え込んでしまうので、パニックになったり、納期に遅れたりします。その結果、周りの人にも迷惑をかけてしまい、信頼の低下や他の仕事の遅れにつながっているのです。

仕事である以上、悩むことはあります。そして、どんなに優秀な人でも解決できない場合もあります。ですが、そのほとんどは「一人では解決できない」問題であり、周囲に相談すれば簡単に解決できる問題も多いのです。仕事が早い人はその点をよく理解しており、一人では無理だと思ったらすぐに周囲に声をかけ、そして助け舟を出してもらえるようにしています。

もちろん、いつも頼り切っていて自分は周囲を助けられない状況では、頼るのも難しくなります。ですから、周囲を観察しながら、時には助け、時には助けられながら、仕事を進めているのです。

仕事が早い人の特徴⑧短い休憩を上手にとりながら集中力を保ち続ける

仕事が早い人は、集中力を保ち続ける方法を知っています。それは、短い休憩を上手にとることです。どんなに優秀な人でも、人間の脳は長時間の集中力を保つことができません。また、集中力が低下した状態では、どんなに時間をかけたとしても、クオリティの高い仕事はできないことを知っています。だからこそ、仕事の区切りのいいタイミングで短い休憩を取りながら働くことで、効率的な働き方を実現しています。

これに対して仕事が遅い人は、長時間働くことが仕事を早く終わらせることにつながると思っています。もちろん、それでは集中力が続かないので、その結果だらだらと時間を過ごしてしまい、仕事が終わりません。これによってさらに労働時間が増え、悪循環に陥ってしまいます。

短い休憩を上手にとることが、仕事のパフォーマンスを高めて、早く終える秘訣だということを知っています。5分でもいいのでコーヒーブレイクを入れる、トイレ休憩を挟む、ストレッチをするなどして、体と脳を休ませる時間を作ってみましょう。こうして高い集中力を維持することで、テキパキと仕事を片付けています。

仕事が早い人の特徴⑨翌日の仕事の準備をして帰宅する

準備8割とよく言われますが、仕事を素早く進めていくためには、準備の時間が重要です。準備を進めているとその分だけ時間を取られてしまいますが、その後の仕事は効率的に進められます。また、イレギュラーな案件にも素早く対応しやすく、結果的に、準備をしてから進めたほうが仕事は早く終わります。

仕事が早い人は、この「準備の大切さ」を理解しています。特に、前日から準備に取り掛かる人も多いです。

仕事の終わりに翌日の準備をしてから帰宅するようになると、次の日に出社したときには、すぐに仕事に取り掛かれます。また、一日の流れを整理して夜を迎えられますから、帰宅の時間やリラックスした時間をうまく使いながら、よりよいアイディアを生み出す余裕も作れます。そして、効率的で生産性の高い働き方をすることができるのです。

仕事が遅い人は準備の大切さを理解していないので、仕事が終わってから翌日の準備をしません。翌日の準備をしないで、出社してから一日の業務内容を考えるので、その分働き始めるのが遅くなってしまいます。また、朝から急な依頼をされた場合、バタバタしてしまい、すぐに対応することができません。

翌日の準備をするということは、その日の取り組みを振り返るということでもあります。一日の振り返りを行うことで、一日の中でうまくいったことと反省点を整理でき、そこから、どうすればもっと効率的に仕事ができたのかも考えられるようになります。そうして、日々仕事のクオリティが上がっていくのです。

一日ではあまり差が無かったとしても、一か月、半年と経てば、効率的な仕事の方法や知識量、スキルには大きな差が生まれます。この結果、仕事の早さにも大きな差が生まれてしまうのです。

仕事が早い人の特徴⑩オンとオフの上手な切り替えでリフレッシュする

オンとオフの切り替えを明確にすることも重要な特徴の一つです。

例えば、優秀なビジネスマンは休日を趣味の時間に使うことで、頭をオンからオフに切り替えてリフレッシュしています。リフレッシュする時間を作るとしっかり休めるので、仕事で戻った時には力を発揮しやすくなります。

また、オンとオフでメリハリがつき、頭を切り替える癖がつきやすくなります。これが短い休憩をとるときにも役に立っています。休日を楽しく過ごせると、「また、こんな楽しい休日を過ごすためにがんばろう!」と思えるようになり、仕事がある日もがんばることができます。

仕事が遅い人は、オフの時間を有効に使えず、重要性にも気づいていません。必要がないのに残業をしたり、休日出勤したりしている人は見かけたことはないでしょうか。そのような人に、仕事が早いイメージはないはずです。趣味を持っておらず、仕事しかすることがないから、ただただ仕事をする。これでは、メリハリがつかずにだらだら仕事をしてしまい、生産性がとても低くなります。

オフの時間にしっかり休息をとり、趣味に没頭することで、出勤日には仕事に100%で取り組むことができるのです。最近ではワークライフバランスという言葉も浸透し始めていますが、仕事とプライベートの時間をバランスよく過ごすことも、仕事が早い人の特徴と言えます。

まとめ

「仕事が早い」というのは、先天的な才能ではありませんし、学歴や頭の良さだけで差が生まれるようなものでもありません。また、意外と実際に行っている仕事量は早い人も遅い人もあまり変わらないものです。

大切なことは、仕事が早い理由を理解し、自分でもその理由を身に着けることです。今回紹介した10の内容を実際に取り入れるだけでも、周りからの評価は大きく変わっていくことでしょう。もちろん、すぐには変わらないかもしれません。ですが、まずは三日間、意識して取り組むだけでも、あなたの中で変化が起きていくことでしょう。

それを続けていくと、一人、また一人と、あなたへの評価に変化が起きていきます。そしていつか、誰もが憧れるような「仕事が早い優秀なビジネスマン」の仲間入りを果たせるはずです。

千里の道も一歩から。まずは今日から、一つずつ取り組んでみませんか?

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