仕事をしているといろいろな場面で、相手に説明をするという必要性が出てきます。しかしいつもその説明が上手くいかずにグダグダになってしまい、自己嫌悪に陥ることもあるのではないでしょうか。苦手な説明をなんとか克服していきたい、といろいろ試している人もいると思います。
説明をするときには、一定のコツに気を付けていくことで改善されていきます。今回は「相手に説明するときのコツ」について5点をピックアップしてみました。ぜひ参考にしてみて下さい。
もくじ
重要なことは最初の出だしの言葉？話の内容？
大人数の中で説明を行うときには、話が長くなって聞き手側がうんざりとしたり飽きてしまわないように、一定の工夫が必要となります。その中でも重要なポイントは「話の冒頭の数分間」と言われています。それは何故なのでしょうか？また、この初めの数分間をどのようにして費やし、スピーチや説明などをしていけばよいのでしょうか？
ここでは、出だしの数分間の間に力を入れることが、なぜ大事なのかについてと、どのように話をして聞き手を引き付けるのか、について詳しく見ていきたいと思います。
出だしの言葉で聞き手の心が開くかが重要
日本語の文法は「主語＋述語」という形式ですので、どうしても話の結論（述語）が最後にきます。これが時には「結局のところ何が言いたいのだろう」と、文の最後まで分からないことにもなっています。そこで話をするときには、「〇〇の結果は■■でした。その理由というのは○○で、～～。」というように、文の順番を入れ替えてみることをオススメします。これは「□□なので、そして△△になって、その結果■■ということです。」という通常の文の順番を比べると、より分かりやすくなり相手も「これからどんな話が出るのだろう」と心を開いて聞くきっかけになるのです。
話を聞くことでメリットがありそう！と思わせる
話し手がこれから話すことを聞き手に聞いてもらう方法の一つは、聞き手が「この人の話をきくと何か良いことやメリットがありそう」と言うように、最初の掴みを上手くするということが大切です。なぜなら、話の最初の数分間は、聞き手が一番頭がさえる時間帯・タイミングです。「今日の説明はどんな人がどんな話をするのだろう」と注目しているのです。この時間帯を上手く使って、いかに聞き手の心を話し手の方向を向けさせるかがポイントと言えるのです。冒頭の数分間が勝負となるので、ただ資料を見て説明したり、スライドを見させたりということだけでなく、他の引きつけるための内容を考えてみましょう。
聞き手が何を求めているかで強調する所を考える
相手に説明をするときには「聞き手がどんなことに興味があるのか」「どんなことを一番知りたいのか」について知っておくことが大切になります。人々の置かれている状況やニーズはさまざまです。同じ内容の話を聞いていても、その捉え方や喰いつき方が全く違うと言えるでしょう。その話について「ためになった・役に立った」と思う人もいれば、「全然自分の役に立つ情報ではなかった」と捉える人もいるのです。複数の人に対しての説明の場合は、この多少の違いはやむを得ないでしょう。しかし、多くの聞き手についてのニーズや興味について予めリサーチしておけば、「話を聞いてみてよかった。詳しく説明してもらった」と聞き手の満足感を得ることができるのです。
声にメリハリをつけて大きな声で話す
普段話をする中で使う言葉とスピーチや大勢の人に説明するときの言葉は、意識的に声の出し方を変化させてみることも重要なことと言えます。スピーチなどの場合はマイクがあって話すケースもありますが、会議室などの室内の小さな部屋ではマイクなしで説明することもあるようです。
場所や人数の多さに関わらずに心がけたいことは、話すときの声を意識的に大きくしてみる、ということです。普段の会話のときにはあまり大きな声で話すことはないので、慣れなくてやりにくいかもしれません。もし小さな声で話していると、それだけで話の内容が伝わらないということになってしまいます。大きな声でそして、強弱をつけながらメリハリのある話し方を意識して行いましょう。
実際の具体的な例や体験談などを必ず入れて話す
ビジネスの場面において、相手に内容を説明するときには「誰にでも分かりやすい内容」であるべきなのです。説明が分かりにくい、何を言いたいのかが分からない、という説明にありがちなのですが、話の内容が抽象的である場合がとても多いのです。もちろんスピーチの議題が、抽象的な内容である場合もあります。
そのようなときには、抽象的な結論のあとに「具体例としては例えば〇〇のようなことがあります。」というように、実例を付け加えると、聞いている人たちから理解されやすい内容になります。もし、現実的な具体例が思い浮かばないという場合には、別の何か類似性のあるものに例える・世間によく知られたものと比較してみる、という方法も有効的です。
一つ一つの文を短くし、言い切りの言葉を使う
話し言葉も聞き言葉についても、聞いたり読んだりしたときに理解しにくい文章の特徴は共通しています。それは一つの文の長さが長く、いろいろなポイントが盛り込まれ過ぎているということです。次の文章の例で見ていきましょう。
「□□であることは、〇〇が理由なのですが、△△にとって▽▽にはならず、◎◎という問題が出てくることでしょう。」
このように文章が長いということと、たくさんの事柄が一気に述べられているので、言いたいことがとても分かりずらい内容です。この文章を改善する方法は、一つ一つの文章を今よりも短くしてみることが有効です。また、文語の言い回しが冗長的にならないように修正し、「〇〇なのです」などのように言い切りの文章をメインにして使うと、分かりやすくなります。
話の構成は結論からスタートして、興味を引き付ける
社会人が人前で話をしたり、上司に報告をするようなケースで大事なことは、まずは伝える話の内容の結論を述べて、相手の興味を自分に引きつけるということです。その結論の内容が意外な物であればあるほど、「どんな内容の説明がこれからあるのだろう」と相手の気持ちを引き付け、注目して聞くきっかけになるのです。
そして、結論のあとは、「その理由」「データ「や具体例」という順番で話すと、的確で簡潔な話の流れになり、とても聞きやすくなるのです。この「結論」「理由」「具体例・データ」は三角ロジックとも呼ばれ、論理的に話を組み立てて、相手を説得する文にしたいときには、とても有効な方法ですので、ぜひ覚えておきましょう。
話すときのボディランゲージにも意識して行う
一般的にスピーチをする人は、どんな内容を話すのか？に重点をおきそれ以外の要素については、あまり意識をしていないことが多いのではないでしょうか。最初に挨拶と自己紹介をする、最初と最後にお辞儀を必ずする、というった一般的はことは社会人であればもう既に身に付いていると思います。自分のスピーチや説明を、より印象よく聞いてもらうためには、顔や体を使ってのボディランゲージを効果的に使うという方法が有効です。
コミュニケーション学でも研究されていますが、人と人とのコミュニケーションの印象において、言葉そのものが占める割合は、わずか7%なのです。それ以外の93%は言葉以外で発信されることから、印象が判断されるのです。話で使えるボディランゲージとは、視線やジェスチャー、笑顔などがあります。
例えば、「話をするときには満遍なく視線を送り、アイコンタクトをとる」「手や腕は組んだり直立姿勢にならずに、適度にポイントで動かす」「手の位置と形の理想は’ろくろのポーズ’」「話の最中は自然な笑みで余裕と自信を自ら表す」という動作がおすすめです。
まとめ
ここまで、ビジネスシーンにおいて「上手く説明するコツ」について、さまざまな観点から実行すべき行動や考え方についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。社会人になるとさまざまな場所で顧客や取引先・社内の職員などにたいして話をするというケースが発生します。いざ自分の順番が回ってきたときに、焦ってしまって何もできないということにならないために、日頃から今まで述べてきた事柄を意識して行動してみると、不安感が減少することでしょう。
最初は誰でも話をすることは得意ではありません。何度も場数を踏んで、自分の足りない部分を改善していくことで、説明するスキルがどんどん上がっていきます。まずは自分が普段実行できることから、練習してみることをおすすめします。
