問題解決に取り組む際には、その流れを自分達でゼロから作り出すという手もありますが、基本的には既存の枠に沿って行った方が効率的です。問題解決を素早く行うことによる恩恵は計りしれませんが、逆に問題解決を長引かせるメリットは皆無と言って良いでしょう。
この記事では、問題解決をある程度決まった流れに沿って進める方法やその具体的なメリット等を見ていきたいと思います。
問題解決のプロセスには4つのフェーズがあり、なるべく省略せず全てを順番通り行うのが好ましいようです。
もくじ
問題が発生した場合、行き当たりばったりに対処すると無駄が多くなる
何かしらの問題が発生した際に行き当たりばったりな対処を行ってしまうと、必要以上に無駄が多くなってしまいます。行き当たりばったりな対処とはすなわち対処療法のようなものであり、根幹的な原因をどうにかしないとまた同じことが繰り返されてしまうでしょう。
そうならないためにも、問題を解決する際にはある程度決められたプロセスに沿って行うことが推奨されています。問題が発生するところには必ず原因がありますので、それを突き止めて根本的な解決を図ることができれば同じような問題の発生を防ぐことができます。
行き当たりばったりな対処を行うことで一時的に問題を隠すことはできますが、再度同じ問題が発生した際にまたリソースを割かなければなりません。同じ問題に対して何度もリソースを充てるのは効率的とは言い難いのではないでしょうか。
問題解決を明確にプロセス化することによるメリットって？
それでは、問題解決を明確にプロセス化するメリットについて見ていきましょう。問題解決を決められた手順に沿って行うことで、考えるべき焦点を絞りこむことができたり、既存のフレームワークを利用しスピーディーに結果を得ることができます。
問題解決は時間との勝負になることが多いため、焦点を絞り込んだり既存のフレームワークを使うことでかかる時間を短縮することができるでしょう。
以下の項目で、その辺りをもう少し詳しく見ていきたいと思います。
考えるべき焦点を絞り込むことができ、本質的な問題解決に集中できる
問題解決をプロセス化することによって、考えるべき焦点を絞りこむことができ、本質的な問題解決に集中することができます。問題が発生した際にはまず原因を突き止めることが大切であり、そのためには問題の本質的な部分に着目する必要があります。
問題に対して考えられる原因は山のようにありますが、その中から真の原因を効率良く見つけ出すためには、考えるべきポイントを絞りこむことが大事です。
考えられる全ての可能性を潰すというやり方もありますが、それでは原因の究明に多大な時間とリソースを消費してしまいますので、まずは焦点を絞りこむことを意識した方が良いでしょう。
焦点を絞り込み、割くべきところにリソースを割くことで、本質的な問題解決に集中することができます。
フレームワークを利用し、早期解決を図ることができる
問題解決をプロセス化することによって、既存のフレームワークを利用し早期解決を図ることもできるようです。フレームワークを利用することで問題を様々な角度から眺めることができ、多くの場合何かしらのヒントを得ることができるでしょう。
フレームワークとは思考の枠組みのようなものであり、例としてはロジックツリーや3C分析のようなものが挙げられます。それぞれのフレームワークに定められている項目に問題の概要を当てはめることでポイントを絞り込み、思考の範囲や時間を圧縮することが可能です。
もし既存のフレームワークに有用なものが見当たらなかった場合、自社専用のフレームワークを作成することも可能です。問題解決に自社特有の項目や分析が必要な場合は、それも検討してみても良いかもしれません。
問題を解決する際の流れはどのようなものになる？
それでは、引き続き問題解決の一連の流れを見ていきたいと思います。一般的な問題解決の流れとしては、問題を捉え、分析し、対処法の策定及び実行、最後に検証というものになるでしょう。
それらを期待した結果が得られるまで繰り返すことによって、問題解決と共に様々なデータを得ることができます。それらは今後異なる問題が発生した際に活用できるかもしれませんので、しっかりと記録に残しておくことをお薦めします。
以下の項目において、その辺りを詳しく見ていきましょう。
問題を正しく捉え何を解決すべきかを明確にしよう
問題解決の最初のステップでは、まず問題を正しく捉え「解決すべきものは何なのか？」という点を明確にすることが求められます。問題解決に取り組む前に問題そのものの定義を統一しないと、後々方向性を見誤ってしまう可能性があるでしょう。
問題の定義を統一するというのは、全員が納得するゴールを設定するということにもなります。例えば、Aさんは短期売上を上げることが重要だと考えており、Bさんは短期的な売上より中長期的な売上を重視すべきだと考えていると仮定します。
この場合、目指すべきゴールがAさんとBさんの間で異なってしまっているため、最初にそれを統一しなければなりません。もし異なったゴール設定を行ったままプロセスを進めてしまうと、道中に様々な弊害が生じてしまうのではないでしょうか。
何が原因で問題が起こっている？問題を詳細に分析しよう
問題を正しく定義することができたら次はその問題を分析し、問題の原因を突き止めるフェーズです。問題の発生しているところには必ず原因が存在するため、本質的に言えばそれを取り除くことで問題を解決することができるでしょう。
問題を分析するには、自分達で思いつく限りの可能性を挙げるという方法もありますが、既存のフレームワークに当てはめて考えるというやり方もあります。
フレームワークとは思考の枠組みのようなものであり、然るべき箇所に問題の概要を当てはめていくことで問題を分析したり、解決へのヒントを得ることができるでしょう。
問題分析のためのフレームワークや思考法には、上述した通りロジックツリーや3C分析等が挙げられます。
それぞれのフレームワークには用途や特徴があるため、適切なフレームワークを用いることでより原因を見つけやすくなるのではないでしょうか。
分析した原因への対処法を策定し、実行しよう
正しく原因を突き止めることができたら、次はその対処法を策定し実行する段階です。原因に対して正しい対処法を行うことで問題を解決に導くことができるわけですが、その際の留意点としては、対処法は一つとは限らないという点です。
一つの確たる対処法が有効なケースもありますが、効果的な対処法が複数存在しどれかを選ばなければならない場合、そして複数の対処法を同時に行った結果問題が解決されるというケースもあるでしょう。
問題への対処法を策定する際は、常識に囚われず柔軟に思考することが求められます。そして、対処法の策定が終わったら次に実行プロセスに入ります。
実行プロセスは策定された対処法を手順通りに行うものになりますので、特に創造的な思考は必要ないかもしれませんが、代わって精度の高い進捗管理や定められた手順通りにミスなく行うこと等が求められるでしょう。
実行した結果どうなったか？結果を分析しよう
最後は、実行した結果を検証するフェーズです。策定された対処法を行ってみたところ、上手くいくこともあれば思った程の成果を得られなかったということもあるでしょう。上手くいかなった場合でも結果をそのまま放置するのではなく、しっかりと検証することが大切です。
結果を分析することで足りなかったものや考え方の誤りに気付くことができるかもしれませんし、より精度の高い解決法へのヒントになるかもしれません。そのため、上手くいかなかった時は勿論ですが、上手くいった場合でも結果分析を行うことをお薦めします。
そして、実行の結果定義された問題が解決したらプロセスは終了、そうでなければ不足していたフェーズに戻ってやり直すことになるでしょう。
まとめ
基本的な一連の流れに沿って進めることで、問題解決をある程度スムーズに行うことができます。しかし、問題の本質を分析したり、実行結果を検証したり等の作業は論理性や創造性が必要とされることが多いため、流れに沿ったからといって全てがオートマティックに解決されるというわけではありません。
しかし、既存のフレームワークに沿うことでリソースを節約でき、考えるべきところに思考を集中させることができます。全くの白紙状態から「さぁ考えろ」と言われるよりは、ある程度の枠が設けられている中で考えた方が思考も捗り、問題解決にかかる時間を短縮することができるのではないでしょうか。
多くの場合、既に効率的なフレームワークが存在しているのであれば、それに則って行った方が効率的と言えるでしょう。
