ビジネススキル

KPI分析で業務目標に対する道筋を整えよう

ビジネスの指南書やアドバイスコーナーでKPIやKPI分析という言葉を目にすることがあります。とはいえ、具体的に問われたり、説明したりするのはできないかもしれないという人もいるのではないでしょうか。

KPI分析とは、簡単に言えば、事業やプロジェクトなどの目標数値に対して追うべき指標や、現状を把握するための分析方法の一つです。ここでは、KPIやKPI分析とはどんなことか、どんな時に使うと役に立つのか。そして、実際に使っていくとどんなメリットがあるのかなどを、事例を交えてご紹介していきます。

なぜKPI分析が必要になってくるの?

どんな組織やチームでも、当初の予定通りに事業やプロジェクトが進んでいることはわりと少ないものです。売上などの数値が思うように上がらない、進めているのに成果が上がってこない、といった場合どうしていますか? そんな時、予定通りに進んでいるかを振り返ったり、現状を確認したりするものです。そこで使うのがKPI分析です。

現状を数値で確認して、目標と比較する。その結果をふまえて今の進め方を検討する。こういった分析作業が、現在の作戦を続行するか、立て直すかを決める判断材料となります。

設定した目標(ゴール)に対して、進行状況を定期的に確認するのは、その後の道筋を立てるのにとても大切なこと。KPI分析はそこで必要となってくるのです。

そもそもKPIって何?

KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、日本語で「重要業績評価指標」と呼ばれるもの。組織やチームにおいて、進めている事業のゴールとなる目標数値に対する現状の数値を表し、評価する基準や指標となります。

似ているキーワードでKGIがありますが、こちらは、Key Goal Indicatorの略で組織やチームにおける「重要目標達成指標」です。違いは、ゴールである最終的な目標を表す数値がKGIで、一方KPIはそのゴールである目標数値を達成するために調べていく指標です。

KPIは調べればいくつでも出せる数値です。このため、目的とすること、あるいは、達成すべき数値と関連性のあるものに絞り込む必要があります。つまり、どのKPIを使うのかも、KPI分析の大きなポイントになるのです。関係ないものを分析しても、目標に辿り着きません。どれをKPIに選ぶかは肝要です。

目標に対する現状を数値から把握するのがKPI分析

KPI分析はどのようなシーンで使えるのでしょうか。

例えば、ECサイトを運営している場合で考えてみます。ある商品の平均購入金額を1万円に増加することを目標としたら、その場合、ECサイトへのアクセス数や閲覧者の動き、新規購入者の数などは、その商品の購入金額の推移を見るのに必要な指標となるでしょう。この数値がKPIとなります。

そして、目標の数値である1万円に対して、現状は一体どうなのかを把握するためにKPI分析をします。上記のKPIを定期的に、あるいは、定数的に目標と対比して分析していくのです。

現状が思うように進まず、目標を達成できていなかったとしたら、対策をとらなければなりません。その問題がどこにあるのかを探す時もKPI分析は役立ちます。

チームで作業を進めている時も、目標に対してどのくらいプロジェクトが進行しているのか、問題点はないかなどを説明する必要がある時もKPI分析は使えるでしょう。データで示された現状は誰にでも分かりやすく、説得力があるはずです。

ねらいは問題点や改善策をみつけること

とはいえ、「分析をするなんて面倒。データを拾い出したとしても、それが結果にどう影響するの?」と思う人もいるでしょう。ですが、ビジネスにおいて当初のプラン、目標設定と現在の状況がずれていないか、合致して進んでいるかを確認するのは重要なことです。

目標を立てて、結果がどうだったかを見るだけでは、成功とは言えません。KPI分析をすることによって、今のアプローチが正しいのかどうか、事業の方向性が合っているのかどうか、必要であれば軌道修正をする判断材料が手に入るわけです。

もし、問題があれば問題点はどこにあるのか。それを解決したり、改善したりすることもKPI分析によって見えてくるでしょう。

KPI分析によって進捗状況が分かってくる

生産性を2割上げたい、利益率を10%上げたいという具体的な業務の目標がある時、KPI分析は役に立つでしょう。

さまざまな業務やプロジェクトにおいて、多くの場合は目標や計画に沿って業務を進めています。ですが、生産性や利益率を上げるといった、ある意味、戦略な目標がある場合は、単に計画通りに進めていても、そう簡単には目標を達成できないものです。

目標数値はあくまでも仮説ですから、その仮説に対して、現在進めている業務が正しい方向に進んでいるか、そうでないかという現状を把握することが必要になってきます。そこで、KPI分析が有効なのです。すなわち、KPI分析をすることによって、本来進めるべき業務の方向性が分かり、進捗状況も分かってくるのです。

KPI分析によって中長期視点に立つことができる

KPI分析のメリットは、業務の進行管理にも役立つこと。目標数値と現状のすり合わせをしていくことによって、目標や業務の進め方などを現状に合わせて見直すことができるからです。PDCAサイクルなども、その見直しに合わせて調整すれば、目標に向かって新たな道筋をつかむことができるでしょう。

こうした現状把握と分析によって、先の見通しも立てやすくなり、ひいては長いスパンで予測できるようになるでしょう。もしも、今進めている業務のリーダーや管理職であれば、このまま予定通りに進めてよいかどうか、あるいは、もっと効率よくする方法があるのかどうか、それらを判断する材料になるのがKPI分析によるデータなのです。

中長期視点に立って考えることができる重要な参考資料になると考えてみてはいかがでしょう。

KPI分析はさまざまな目標達成のカギとなる

KPI分析の必要性が分かったところで、具体的なケースでその分析の流れを見てみましょう。難しいことと思われがちですが、意外と身近なところで活用できる分析方法です。

ここでは、工場の作業工程を見直したい時や、マーケティングの現場で現状確認をしたい時のKPI分析の流れをご紹介します。

KPI分析をしようと考えると、そもそも、具体的な目標数値がどこから設定されたのか、あるいは、KPIをどれにしようかなど、分析の前に業務の根本的なねらいにじっくりと向き合うことになります。実は、それらは目標を達成するために大事なことでもあるのです。

工場の作業工程の改善したい時

多くの生産・加工工場では、製品や商品に対して作業時間や材料のコストがどれくらいかを重要視します。少しでも安く効率よく製造していきたい時に、目標数値に対して現場の作業工程が合致しているかを把握したい時にもKPI分析は役立つでしょう。

例えば、製造現場における機械の稼働時間、パートタイマーの作業時間、時間ごとの製造数などは作業効率を考える上で必要なKPIです。これらを月ごと、四半期ごとなどで算出し、前年対比していけば、現状の問題点も分かりやすくなります。

なんとなく効率が悪い、成果を出せないといった感覚的な説明でなく、作業効率を高めるにはどのラインをどう調整するといいのかも見えてくるはずです。工場の工程を見直す際にもKPI分析は有効です。

マーケティングの効果を確かめたい時

マーケティングにおいては、KPIの設定からしっかりと把握しておきたいものです。まずは、先にもご紹介したKGI(重要目標達成指数)が、目的に対してきちんと示されているかを確認しましょう。その上で、ゴールであるKGIに合わせて、KPIを設定します。

例えば、ウェブサイトの有効活用を考えている場合なら、クリック数、検索順位、離脱率、売上げ、リードタイムなどがKPIに設定できます。KPIは無数に出せますので、そのなかからどれを選ぶかもポイントになります。

そして、最適なデータとなるKPIを使って分析します。ここで、本来の目標設定に対してどれだけ深く追求しているか、考えているかも求められるでしょう。

まとめ

KPI分析について、理解を深めてもらえたでしょうか。さまざまな業務やプロジェクトを戦略的に進めるにあたって、中間地点、あるいは定期的に現状を把握し、プロセスをチェックしていくのは重要なこと。そのための手法となるのがKPI分析です。

KPI分析をするにあたって、肝になるのは次の3つ。まずは、どのKPIを使うかを絞り込むこと。ねらいや目的と照らし合わせて適切なKPIを選び抜くことも、分析をしていく上での力となります。

次に、KPI分析した後、その結果を周囲に分かりやすく伝えるかです。分析したデータを使って、方向や方法が現状のままでよいのか、あるいは変更が必要なのかを明らかにします。

そして、実際にどう行動するのかです。ビジネスにおいて、最終的に大切なのは行動です。正しいと思われる道筋を探すためにも、このKPI分析に取り組んでみてはいかがでしょう。

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