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仕事効率が劇的に変わる整理整頓のポイントとは?取り組みと考えで変わる!

仕事における「整理整頓」は、仕事効率が上がったり集中力が増したり様々な効果が得られることにより仕事の成果も上がるため、非常に重要なスキルとして注目されています。

しかし、デスクの上が書類で山積みになっていたり、必要書類が探せずに時間をロスしてしまったり等、ビジネスマンで整理整頓ができていない人も多くいらっしゃることも事実です。

今回は、仕事における整理整頓の考え方や整理整頓がもたらす効果について、具体的に紹介して行きます。

仕事効率が劇的に変わる「整理整頓」の考え方とは?

まずは整理整頓の根本的な考え方を理解していきましょう。それぞれの職場では就業時間が決められています。そして会社で働く人にとって、決められた就業時間の中でどれだけ成果が上げられるかが「仕事がデキる人」のポイントになりますので、仕事の効率化はとても重要なスキルになります。

その仕事の効率化と密接な関わりを持つ「整理整頓」の根本的な考え方を充分に理解することが基本となりますので、整理と整頓の違いをしっかりと把握し、整理整頓された環境を維持することがいかに大切なことなのかをしっかりと理解するようにしましょう。

不要なものを「整理」してから「整頓」を行う!

「整理」と「整頓」について、しっかりと意味を理解していない方はたくさんいらっしゃいます。簡単に説明すると、「整理」は不要なものを取り除くことで、「整頓」は整った状態にすることという意味になります。

デスク周りを整理整頓することを例にして考えてみましょう。まずは整理です。デスクの上や引き出しの中等、不要なものを処分します。そして次に整頓です。収納する場所をしっかりと決めて片付けていきます。

整頓からはじめてしまい、不要なものを整頓して結局必要なものがわかりずらくなってしまい何も成果が得られなかったケースも多くありますので、不要なものを処分してから必要なものを整頓するという正しい整理整頓方法を理解しましょう。

整理整頓を習慣化することが業務効率を上げる!

整理整頓をする上で大切なことは、「習慣化」するということです。整理整頓がしっかりと行われると、整えられた環境であるために集中力がアップし仕事の効率も上がり、忘れ物も無くなりミスを減らすことができるといった効果が得られます。

しかし、整理整頓を常に意識していなければ、仕事の忙しさ等でデスクが煩雑になり、また整理整頓がされていない環境に戻ってしまい、せっかくの整理整頓が無駄になってしまいます。片付けることは大変で散らかすことは簡単だということは、皆さんご承知の通りだと思います。

仕事の効率化が一時的なものになってしまわないように、常に仕事で高いパフォーマンスを発揮することを意識し、整理整頓を「習慣化」することが大切です。

仕事が出来る人のデスク周りの整理整頓のポイントとは?

デスク周りを整理するポイント紹介していきます。まずは、現在あなたは一日のうち書類探し等の「無駄時間」はどのくらいあるのか、そしてその内容をチェックしてみましょう。

そして、現状の仕事での無駄時間を確認しながら、無駄な時間を削減できるようなデスク周りにしていくことが重要なポイントです。また、無駄時間は、一刻も早く改善が必要ですので、整理整頓を後回しにせず、できるところから「すぐに」取り掛かってみましょう。

自分の仕事の無駄時間を削減できるデスク周りにする!

あなたは仕事中に必要な書類探し等どれだけの無駄時間を使っていますか?なかなか自分の無駄時間を把握している人は少ないと思いますが、自分の無駄時間を把握することは、整理整頓をする上でとても重要です。一日の仕事ぶりをチェックしどのような作業をしているか、そしてどのような無駄があるかを把握していきましょう。

そして把握した無駄時間を振り返り、無駄な時間を削減できる減出来る方法を考え、その考えに沿ったデスクのレイアウトにしていくのです。

例えば、頻繁に使うデータは、デスクトップ上に張り付けておくことや頻繁に使用する文房具があれば、デスクに常備しておく等、必要書類の整理整頓はもちろんですが、それ以外の小さな時間のロスも徹底的に見直していきましょう。

思い立ったが吉日!できることから整理整頓をはじめる!

整理整頓されていない状況で仕事を行うことは、大切な仕事の時間の一部が無駄時間に費やされていることを意味します。「整理整頓する暇がない!」や「仕事が落ち着いてから整理整頓をする!」という考えでは、無駄時間が増える一方です。

「思い立ったが吉日」で、整理整頓によって仕事を充実させることができると感じたのであれば、今すぐにでも整理整頓をはじめましょう。まずは自分自身が仕事で一番使用するスペースから整理整頓に取り掛かることが先決です。

整理整頓は緊急性がないのでどうしても後回しにしてしまいがちです。しかし、整理整頓がなされていない状態は明らかに非効率を生む原因になっていますので、なるべく早めに実施しましょう。時間や余裕がないから整理整頓ができないのではなく、「時間が無いから整理整頓をする」という考え方を持ちましょう!

仕事が出来る人になる!整理整頓の効果とは何か?

整理整頓は仕事にどのような効果をもたらすのかをより具体的に説明していきます。自分自身が整理整頓を行った場合の仕事への効果をより具体的にイメージしてもらうことにより、整理整頓の意欲が高まります。

整理整頓をしっかりと実施することにより、仕事効率が上がり、忘れ物やミスを減らすことができますし、仕事効率が上がることにより時間に余裕が持てるという点が何より大きなポイントです。整理整頓を行うことは仕事にとって、メリットしかありません!

急な探し物にも即対応!無駄な「探す時間」を劇的に削減!

整理整頓されていない状態だと、「必要な資料が見当たらない!」や「必要なデータの保存先を忘れてしまった!」、「倉庫のカギがない!」といった様々な「探し物時間」が発生してしまいますし、誰でも何度も経験したことがあることだと思います。

こうした探し物時間という「無駄時間」は、整理整頓ができているかどうかで発生する割合が大きく違ってきます。必要なものを探すために費やす「無駄時間」は整理整頓がなされるまで永続的に続くことになります。

探し物をしている時間は仕事ではありませんので、探し物が原因で労働時間を削られていることになります。探し物にいつも時間を取られている場合は、少しでも労働時間を確保できるようにするため、早急に整理整頓を行うことが必要です。

時間の余裕がもたらす平常心でミスが減少する!

様々な仕事にはそれぞれ決められたルールがあります。商品の納期、検品基準、出荷期限や書類の提出期限など、守らなければならないルールは仕事ごとにたくさんあり、社内や社外の仕事によっても様々なルールが決められています。

これらのルールは、整理整頓が行われていないことにより、抜け漏れてしまう可能性があります。普段はしっかりとこなしていることでも、繁忙期で仕事が立て込んでいるときは時間の余裕がなくなると同時に気持ちの余裕も無くなってしまい、確認が抜けてしまうことがあるのです。

整理整頓で得られること、それは気持ちと時間の「余裕」です。気持ちと時間の余裕により平常心で仕事に臨むことができ、仕事の確認ミスを減らすことができるのです。忙しい時ほどデスク周りの整理整頓を意識して仕事をしてみましょう。

時間の余裕を「良い仕事をする」準備に回せる!

整理整頓は仕事の業績アップにつながる可能性があります。整理整頓をすることで仕事の効率が上がりミスが減ることにより、「時間の余裕」が生まれ、その時間で「良い仕事をすること」につなげる準備ができます。

例えば、余裕が生まれた時間で、1件でも多くの顧客に営業に回ることや、ミスを防ぐためにチェック体制を強化したり、仕事のスキルを上げるために勉強してみたり、時間の余裕が質の高い仕事につながっていくのです。

常に整理整頓がされていれば、時間の余裕は毎日生まれます。その時間を毎日継続して質の高い仕事への準備時間に回していけば、整理整頓できていない人との仕事の質の差は日を追うごとにどんどん広がっていくことは容易に想像できます。

まとめ

整理整頓は効率的に仕事を行う上では必要不可欠です。整理整頓を実施し、それを習慣化することによって仕事で得られる様々な効果は計り知れません。仕事がデキる人のところには、重要な仕事や情報が集まってきますし、もちろん仕事の「チャンス」も舞い込んできます。整理整頓は仕事がデキる人になるための「極意」なのです。

常に目的意識をもってそして自分自身の無駄な時間の現状を把握し改善することに努めていけば、整理整頓を習慣化することができます。デスク周りを整理整頓し時間に余裕を持ち業務の効率化を図り、仕事がデキるビジネスマンを目指していきましょう。整理整頓するという考え方は、きっとあなたを良い方向に導いてくれることでしょう。

 

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