段取りが悪いなぁと思われる人は職場でよくわかります。こだわりが強かったり、いつも探し物をしていて、周りにも迷惑をかけていることもあるでしょう。あなた自身が段取りが悪くて困っているという人かもしれません。
そんな段取りが悪い人必見です。段取りが悪い人と段取りが良い人の特徴を比較します。そして段取りが良い人がしていることを真似できるように、具体的な実践方法をご紹介します。
これを読めば、今日から段取りが良い人になる目標に向けて取り組むことができます。
もくじ
当てはまったら要注意。段取りが悪い人の特徴は？
職場で必ずいる段取りが悪い人にあなたはなっていませんか？段取りが悪いと1つの仕事をするのに時間がかかってしまい、やることがいつまでたってもなくなりません。段取りが悪いとチームでする仕事では、同僚や上司に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
段取りが悪いと思う人は多くの場合、見ていてわかりやすいものですが、ここで一度おさらいしておきましょう。段取りが悪い人には主に2つの特徴があります。
1つのことにこだわりすぎて期限が守れない人。もう1つは、必要なものがどこにあるのかすぐに分からない人です。それぞれの特徴を詳しく見てみましょう。
1つのことにこだわりすぎて期限が守れない
仕事ではやるべきことがたくさんあります。期限が決められているものがほとんどで、しかもその期限に余裕がないものばかりです。
そんな中、段取りが悪い人は1つの仕事にこだわりすぎて期限がなかなか守れません。そうすると、他の仕事に取り掛かるのも遅くなって、悪循環になります。
1つのことに集中して取り組むことは大事ですが、完璧を求めすぎると、なかなか完成できません。仕事によって100％にどれだけ近づけるべきかを考えて取り組むことが必要です。たいていの仕事は80％ほどを目指せば十分です。段取りが悪くて全部の仕事を期限が過ぎてから提出なんてことのないように気をつけなければなりません。
必要なものがどこにあるのかすぐに分からない
段取りが悪い人のもう一つの特徴は、必要なものがどこにあるのかすぐに分からない人です。職場のデスクで、必要なものがすぐに取り出せる状態にある人は、段取りが良くて仕事ができる人です。例えば、メモをしようと思ったけど、ペンや紙がどこにあるのか分からない人は段取りが悪い人です。
よく使うものはすぐに取り出せるように整理整頓しておくことで、必要なものを探す時間がかかりません。だから仕事に専念することができます。片付けをしっかりして毎回同じ場所に戻すようにすれば、散らかることなく何がどこにあるかもすぐに分かるはずです。
段取りが良い人がやっていること
段取りが悪い人の特徴を2つ見ました。1つのことにこだわりすぎる、そして必要なものがどこにあるのか分からない。この特徴は少し心がければすぐにでも直すことができます。
次からは段取りが良い人がやっていることをいくつか見ていきます。段取りが悪くて困っている人は、段取りが悪い人の特徴と、これから見る段取りが良い人の特徴を見て改善していきましょう。
段取りが良い人の特徴は4つです。優先順位のつけ方と時間配分が上手いこと、そして事前準備をしていること。いつも冷静でいること。最後に、オフィスやデスクが片付いていることです。1つずつ詳しく見てみましょう。
優先順位のつけ方と時間配分が上手い
仕事を効率良く進めるためには、優先順位をつけて行うことが必須です。目の前にタスクをこなしていくだけでは、重要なものを後回しにしてしまいがちです。
緊急度と重要度の両方が高いものが優先順位の高いものです。やるべきことをリストに書き出して、優先順位をつけるようにしましょう。
そして、それぞれのタスクの時間配分がきちんとできているかも重要です。今までしたことのある仕事なら、だいたいどれぐらいで完成させられるのか見当がつきます。初めての仕事などどれぐらい時間がかかるか分からないものは、多めに時間を確保しておきます。
このように優先順位を正しくつけて、時間配分を上手くすることで段取り良く仕事を進めることができます。
事前準備を普段からしっかりとしている
段取りが良い人は、イベントの当日のシュミレーションを頭の中でしています。何が必要か、こんな時どうするかを考えて事前準備を怠りません。
会社の新しい製品を販売する営業担当者なら、製品知識を身につけておくのはもちろんです。他社の製品との比較をあらかじめしておけば、セールストークでお客様を説得できる材料がたくさんあります。
段取りが良い人は、普段から先のことを考えています。そして必要な準備を普段から行っています。上司や先輩から言われてする仕事だけでなく、何をしたら良いか考えながら行動しているので、することがなくて暇だという人も少ないでしょう。
パニックにならずいつも冷静でいる
段取りが良い人はどんな状況でも冷静です。それは、2つ目にあったように事前準備をしているからあわてる必要がないことも理由です。それ以上に、大変な状況の時こそ、パニックにならず冷静でいることが大切だと知っています。
初めて出会う状況や、予想していなかった事態が起きたときに、どれだけ冷静でいられるかは経験の積み重ねによっても変わります。しかし、段取りが良い人は心の持ち方にも表れるものです。
困ったときこそ冷静でいられるように、日頃から気持ちを落ち着かせて物事に取り組むように心がけましょう。そして事前準備も忘れずにすることで、さらに冷静でいられます。
オフィスやデスク周りが片付いている
段取りが悪い人の特徴にあったように、必要なものがどこにあるのか、すぐに取り出せるかどうかが段取りの良さに関わります。段取りが良い人になるには、オフィスやデスクを整理整頓しておきましょう。
家など広い範囲を整理整頓することはなかなかできなくても、職場で自分が使う狭いスペースぐらいは誰でもできます。まずは、普段仕事でよく使う少しのものから定位置を決めて、毎回同じ場所にしまうようにしましょう。
少しずつ物の定位置を決めて、その場所に片付けるようにしていけば、もう散らかることはありません。必要なものを必要なときにサッと取り出せる段取りの良い人になれるでしょう。
段取りが悪い人が実践できる方法
段取りや良い人の特徴を4つご紹介しました。その前にご紹介した、段取りが悪い人の特徴も見直しながら、段取りが良い人の真似をして改善していきましょう。
ここからは、段取りが悪い人がこれから実践していける方法を4つにまとめています。いずれは4つ全部ができるようになることが目標です。
まずは4つ全てを読んで、1番できそうなこと、やってみたいと思ったものから取り組んでみましょう。1つできたら2つ目と、できることを増やしていくことで、4つ全てできるようになる日も遠くありません。段取りや良い人を目指して取り組んでみてください。
To do リストでやることを見える化
段取りや良い人は優占順位と時間配分の仕方が上手です。それらが上手にできるようになるには、to-doリストを作成してやることを見えるようにします。
リストの作成は紙に書いても、スマートフォンやパソコンで登録してもどちらでも良いです。ライフスタイルに合った使いやすい方法でやってみましょう。
やるべきことを書き出したら、緊急度と重要度を決めます。緊急度と重要度の両方が高いものが優先するべき事柄です。
今すぐにできる簡単なタスクからしたくなる人は段取りが悪くなる可能性大です。タスクを完成してやるべきことを減らしていくよりも、優先順位の高いものをやり遂げていくことが大切です。
待ち時間や隙間時間を有効活用する
忙しいと言ってばかりの人は、隙間時間を見逃しています。段取りや良い人は、待ち時間や隙間時間など少しでも空いた時間があったら、その時間にできることをしています。忙しいからこそ、隙間時間ができたら何をするかを普段から考えていたりもします。
短い隙間時間も、まとまれば長い時間です。時間を有効に使えるかどうかは、段取りの良さに大きく関係します。
誰かと待ち合わせをしていて、相手が来る時間まで5分でもあるなら、to-doリストの作成ができるかもしれません。やるべきことが明確になっていれば、次の隙間時間でそのリストから短時間でできるタスクを終わらせることもできるかもしれません。
パニックにならないように精神力を鍛える
段取りや良い人がいつも冷静でいられるのは、事前準備をしているからです。そして、精神力を鍛えることを大事にしているからです。
どんな状況でも冷静でいるためには、日頃から精神力を鍛えておくことが必要です。精神力を鍛えるには、苦手なこと、慌てる時など自分の特性をまずは知りましょう。
そして、苦手なことでも慌てずにできるようになるには、何が必要か考えて練習したり、経験を積むことです。人前での話すのが苦手で、プレゼンテーションの時緊張してしまうなら、人前で話す経験を積みましょう。何度も練習と経験を積み重ねれば、自信がつき精神力も鍛えられます。
整理整頓で仕事しやすい環境作りをする
段取りや良くなるためには、仕事がしやすい環境作りが欠かせません。散らかったデスクでは、いざ仕事しようと思っても、気になって集中できません。仕事に取り掛かっても、必要なものがどこにあるか分からずに手がとまってしまいます。
デスクが整理整頓できていれば、探し物をする時間もかかりません。仕事を効率良く進めることができて、空いた時間にサッと片付けを済ませておくことで、次の仕事に取り掛かりやすくなります。
段取りが悪い人＝片付けできない人であることも多いので、慣れるまでは片付けが大変かもしれません。しかし、整理整頓を習慣づけることで段取りが良くなること間違いなしです。
まとめ
段取りが悪くて困っている人は、なぜ段取りが悪いのか、どうしたら段取り良くなれるのかお分かり頂けたでしょうか。段取りが悪いことは改善できないものではありません。
ご紹介した段取りが良くなる方法を実践すれば、誰でも段取り良くなれます。必要なのは、まず段取りが悪い理由を知ること。そして段取り良くなる方法を知って実践することです。
何もかも急に変えようとすると、無理が出てしまって自分はやっぱり段取りが悪いと落ち込むかもしれません。できることから1つずつ実践して、段取りが良い人になっていきましょう。
