あなたは仕事に使うノートをどのように選んでいますか？ノートといっても最近色々な種類があって、私もどれを選んで良いのか悩んでしまいます。プレゼン資料や企画書などを作成する場合は、PCを使うことが多いですが、作業効率をあげる為にはノートが必要不可欠な存在になります。
様々なアイデアを色々考えていると、頭の中で上手にまとめられなかったりした事はありませんか？そんな時の仕事に、必要になってくるのがノートなのです。しかし適当なノートを選んでしまうと、メモだらけになってしまい、どこに何を書いたかわからなくなり作業効率が逆に悪くなることも考えられます。
そこで今回は仕事で使う際のノートの選び方や、効率よく作業する為に使い方などを詳しく紹介していきます。
もくじ
仕事で使うノートはどのように選べばいいの？
ノートといってもサイズや罫線が入っているものまで、色々なタイプのノートがありますよね？どんなノートを選んでいいかわからずに、会社の備品のノートを使う人も中にはいます。
会社の備品のノートを使うのも悪くはありませんが、自分にとって大切な仕事を支えてくれるノートですので、自分に合ったノートを選んだ方がいいのです。しかし色々なタイプがある中から、自分に合ったノートを見つけ出すのはなかなか難しいですよね？
こちらではそんな仕事ノートの選び方を紹介していきますので、参考にしてあなたに合ったノートを見つけ出しましょう。
持ち運びに便利なA5サイズのノートを選ぶ
仕事するうえで使うノートのサイズには、A4サイズやA3サイズなどがありますが、持ち運びに便利なA5サイズのノートを選ぶ事が大切なポイントです。確かにA4やA3サイズのノートは、書いた物をプリンターで印刷したりできるので、仕事ノートとしても使えます。
しかし持ち運びするには少し大きくて、メモをとる際には不便に感じてしまうのです。コンパクトなA5サイズのノートであれば、持ち運びにも便利で、パソコンで作業する時でも、横に置いても邪魔にならないサイズで、ノートに書き込んだメモを見ながら効率よく作業することができます。
仕事では文字以外も書ける方眼ノートを使う
一般的に知られているノートは横に罫線が入っているタイプですが、仕事するうえでは方眼ノートを選ぶようにしましょう。仕事で書くのは文字だけでなく、頭の中で考えたアイデアをイメージしながらスケッチしたり、図などを書くことが多くなります。
方眼ノートはそんなイメージや図などを書くのに相性もよく、文字を書くのにも適しているのです。横に罫線が入っているノートの場合は、あくまで文字を書くことだけに適しているノートですので、仕事ノートとしてはあまり相性が良いとは言えないのです。
ノートの枚数が多いものを選んで、できるだけ長く使う
ノートは仕事に必要なメモをとったり、アイデアなどをまとめたりして、自分に大切な記憶を書き込む為に必要なものです。そんなノートの枚数が少ないと、次々と新しいノートが増えてしまい、重要なメモをとったノートがどれなのかわからなくなってしまいます。
そのようなことにならない為にも、ノートの枚数が多いものを選んで、できるだけ長く使うことが大切なのです。仕事する人の中には、一日に10ページ以上も書くこともあるので、もともとの枚数少なければ少ないほど、すぐに使い切ってしまいメモの管理が難しくなってしまうのです。
ノートは複数冊使用しないで1冊にまとめることも大切
仕事でノートを使う際に、顧客別や用途別に使い分けたくなる気持ちもわかりますが、複数冊使用してしまうと、上記でもお伝えしたように、メモの管理が難しくなってしまいます。その為、用途別に使い分けるのではなく、1冊のノートに時系列でまとめた方がいいのです。
複数冊を使い分けるのは悪いことではありませんが、仕事ノートに慣れるまでは1冊にまとめたほうがいいのです。仕事ノートになれて、用途別でも使い分けることに自信がついてから、顧客別や用途別に複数冊使用するようにしましょう。
仕事の状況に合わせて役に立つノートの使い方は？
自分に合った仕事ノートを選んだとしても、仕事の状況によってシーンは異なってきます。そんな時に適当にノートに書き込んでしまえば、重要な部分をどこに書いたのかわからなくなってしまいます。
その仕事の状況に合わせて、自分の役に立つノートの使い方を知っておくことも大切です。そこでこちらでは、あなたの能力を十分に活かすことができる仕事ノートの使い方を紹介していきます。
ノートの上には必ずタイトルと日付を書く
仕事でメモなどをノートに書く時には、その上に必ずタイトルと日付を書くことが大切です。タイトルを書いておく事で、そのページに大体何を書いたのか一目でわかることができるのです。
また日付を書いておかないと、いつメモをしたのかもわからなくなってしまうので、必ず書くようにしましょう。後からノートの箇所を検索する為の、唯一の手段をなります。日付を書き忘れない為にも、日付スタンプを自分の席に置いておくのも一つの方法です。
情報を整理しやすくするために、1ページ1テーマにする
仕事ノートを検索しやすくするために、1ページ1テーマにして書いたほうが良いですよ？1ページ1テーマで書くことによって、情報を整理することができ、後からでも楽に調べることができるのです。
場合によっては、1ページに少ししか書かないこともあるかもしれませんが、検索しやすい仕事ノートとしてはそれだけでもいいのです。また1ページ以上書くこともあり、そんな時に1ページに詰め込み過ぎてしまうと、何を書いたのかわからなくなるので、詰め込み過ぎには注意です。
そのような場合は、1テーマを1ページだけでなく、2ページ、3ページとして書くようにしたほうがいいのです。他にもテーマとしてだけでなく、情報を整理する時はカテゴリー分けすることも重要です。
1テーマ1ページをルールとして、カテゴリーに分けて整理するとより見やすくなるのです。
ノートの1ページ目は目次にして、2ページ目から書くようにする
仕事ノートを使いはじめると、どうしても1ページ目から書いてしまいがちですが、1ページ目は目次にして残しておいた方がいいのです。仕事ノートを2ページ目から書いて、すべて書き終わったら、上記でお伝えしたテーマを最後に目次に書くと、より検索しやすくなります。
また仕事ノートを書き進めているうちに、必ず重要なページがでてきます。その時に1ページ目の余白部分に、目次として書いておけば気になった時に、ダイレクトにそのページを見つけることができるのです。
仕事で浮かび上がったアイデアは裏のページから書き込む
あなたが突然アイデアが浮かび上がった時は、ノートの裏のページから書き込むことが大切です。アイデアも一緒に同じページに書いてしまうと、他の情報に紛れてしまい、後からどんなアイデアが浮かび上がったのかが、わからなくなってしまうからです。
その為、ノートの裏のページからアイデアは書いた方がいいのです。またはノートを裏返して逆さまにして書くと、自分だけの特別な場所にすることができます。その他にもアイデアだけでなく、仕事の新たな課題や実現したい企画なども、裏のページから書き込んだほうがいいです。
ノートに使うボールペンは色分けして整理する
ボールペンを使ってノートに書くときは、一色だけでなく色分けして整理することも大切です。例えば、普段使いする色は黒色で書いていた時に、「重要なことは赤」「自分の見解は青」などと色分けしておくと、後から見た時でも主観や重要な部分をすぐに知ることができます。
仕事をするうえでは、重要な部分だけでなく、自分の考えや気づいたことが付加価値になります。そのようにあらかじめ書いた事を色分けしていると、とてもわかりやすく整理されて残っているのです。
会議の記録を残すときは、時系列でまとめる
仕事ノートの使い方で、悩んでしまうのは会議の記録を残す時ですよね？たとえノートに書いたとしても、会議で話を進めていくうちに、どのような流れで話が進んでいるのかわからなくなることもあります。
そんな会議でノートに書くときは、時系列でまとめていくことが大切です。時系列でまとめることによって、後でチェックしたときに、どのような流れで話が進んでいたのか知ることができるのです。
また会議でノートに書く際に大切なポイントは、不明な点はチェックしておくことです。あなたが会議中にわからないことがあったとしても、その場で聞くことはできませんし、そもそもマナーとしてよくないからです。
不明だった点をチェックしておくことで、会議が終わった後に自分で調べたり、上司や同僚などに聞くこともできます。
仕事で使ったノートはどうやってまとめたらいいの？
仕事ノートの使い方を紹介してきましたが、そこからさらにわかりやすくするために、まとめたいと思っていませんか？ノートをまとめないで仕事ノートを書いていくうちに、何冊にもなってしまい、どれが重要なノートなのかわからなくなってしまうことがあるのです。
仕事ノートを更にまとめることで、仕事の効率もより良くなり、あなたの能力を十分に活かすことができるのです。こちらではそんな仕事ノートのまとめ方について、ちょっとしたコツを紹介していきます。
必要なポイントは難しくしないでシンプルに書く
仕事ノートをまとめる際にどうしても必要な所は、色々書いてしまい難しくなってしまいがちです。色々なことを書かないと思いだせないと考えてしまうかもしれませんが、そこまで不安になってまで書く必要はないのです。
必要なポイントを、できるだけ見やすくするようにシンプルにまとめたほうが、後々確認したときにわかりやすいのです。例えば、A5サイズのノートであれば、大体1行～2行程度で収まるように、必要なポイントだけシンプルに書くようにします。
仕事ノートにまとめるのは、要点と時期と引用元の3つ
上記でもお伝えしたようにまとめノートに書くのは、必要なポイントだけですが具体的にいうと、要点と時期と引用元の3つです。そもそもまとめノートの役割は、あなたにとって効率よく知りたい情報を、見て把握することです。
更に詳しく知りたいのであれば、昔に書いた仕事ノートを見ると分かります。また他の人が見ても、キレイだと思われるようなまとめノートを作る必要もないのです。主にまとめることは、その3つだけで十分なのです。
私の場合は要点と引用元の他にも、ノートのタイトルとまとめた時の日付を書いて、より確認しやすくしています。また、まとめノートであっても、後から追記することもあるので、ページの左右どちらかに余白をあけておくようにしましょう。
仕事で使い終わったノートは期間に分けて整理する
仕事で使い終わったノートを一冊にまとめたとしても、いつどこで必要になるかわからないので、捨てるに捨てられないですよね？そんなノートをどうやって整理すればいいのかというと、期間によって分けると良いのです。
私が実践している整理術は、短期間、中期間、長期間で分けています。具体的にいうと、「3ヶ月以内は短期間」「1年以内は中期間」「1年以上は長期間」と分けると使い終わった仕事でも、管理することができるのです。
その中でも3ヶ月以内の仕事ノートは、確認することが多いこともあるので、すぐにわかるところに保管した方がいいでしょう。また使い終わったノートでも過去1ヶ月以内のノートは、新しいノートと持ち歩いた方が、仕事をするうえでも効率がよくなります。
仕事ノートを日記として書いて仕事に応用できないの？
仕事ノートは使い方によっては、仕事の効率をあげることができますが、実は仕事ノートを日記として書いて仕事に応用することもできるのです。ノートの使い方は仕事するうえで、メモや勉強だけでなく、日記として書くことでビジネスシーンでも十分に応用できます。
日記として書くことで仕事のミスを減らしたり、自分のモチベーションをあげることにも繋がります。その為、仕事ノートは「ビジネスノート」と「日記用ノート」の2冊をもつことを私はおすすめします。
以下では日記用の仕事ノートの書き方について紹介していきます。
仕事でミスした時はその日のうちに必ず書く
あなたが何か仕事でミスした時は、そのミスしたことを忘れない為に、必ずその日のうちに書くようにしましょう。日記に書いたミスを自分で考えることで、同じミスを繰り返すことが少なくなります。
「どんなミスしたのか」「どうしてミスが起きたのか」「ミスによる対処はしたのか」「ミスした後にどんなアドバイスがあったか」などを、仕事ノートに書く癖をつけておくと、必ずこれからのあなたの為になるのです。私も実際に、仕事帰りの電車の中などで、一日の仕事のミスを振り返ってノートに書いています。
仕事で成功した時に書いて、自分のモチベーションを上げる
上記でお伝えしたミスをした時に書くのと同じく、自分が仕事で成功した時に仕事ノートに書いておくことも大切です。仕事で成功したことを書いておく事で、自分の成長を実際に実感することができるだけでなく、仕事への自信がつきモチベーションを上げることにも繋がるのです。
あなたがどんな行動をして、その判断が成功したのかについて、細かく成功体験を書くようにしましょう。成功体験を書くポイントとして、「なぜ成功したのか」「成功した仕事の詳細」「その成功を次にどう繋げるか」などを書いておくと、あなたにとって仕事するうえでプラスになることが多くなるのです。
仕事ノートに書いた日記は、仕事を始める前に欠かさずチェックする
仕事ノートに書いたミスや成功体験を書いたからといっても放っておかずに、仕事を始める前に欠かさずチェックすることも大切ですよ？前日のミスを再度チェックしておくことで、同じミスを繰り返しにくくなるのです。
また仕事で成功していた時でも、始める前に見返しておくと断然仕事にやりがいが感じますし、モチベーションを上げることにも繋がるのです。なにもチェックしなかったら、せっかく仕事ノートに日記を書いた意味がなくなってしまうので、チェックは習慣づけたほうが良いのです。
まとめ
仕事をしていくうえでは、仕事ノートは必ずあなたの必需品になるはずです。仕事ノートは使う人によって、様々な使い方がありますが、今回はその使い方の中でも効率よく仕事ができる使い方を紹介してきました。
PCで作業できるから仕事ノートはいらないという人も中にはいますが、仕事ノートがあるのとないのでは仕事の効率が変わってきますよ？仕事していくうえでは、膨大な記録になってしまいますが、今でも読み返してみると、新しいアイデアが見つかることもあるのです。
今まで仕事ノートの選び方や使い方がわからなかったあなたでも、一度覚えてしまえばあなただけの仕事の相棒になってくれるはずです。
