仕事には必ず、何かしらの“目標”が定められています。しかし、ただガムシャラに取り組んでいれば達成できるわけでもなく「なぜ、頑張っているのに目標に近づけないんだ？」と悩む人は少なくないでしょう。
もしかすると、仕事の目標に達するまでの“プロセス”になにかしらの問題があるかもしれません。そして、その仕事の目標へ到達するプロセスを管理するための指標こそ、“KPI”なのです。
この記事では、KPIの設定方法やメリット、活用方法について実例を交えながら紹介していきます。
もくじ
KPIの設定方法手順とは？実例を交えながら紹介
KPIとは、簡単に言うと「仕事上の目的へ到達するために決める“途中目標”」ともいえるでしょう。なぜKPIが存在するのかというと、会社の目的を掲げるだけでは社員の行動につながりにくいから。
つまりは、仕事の目的へ到達するまでのプロセスで何をするべきか、を明確にするための指標なのです。とはいえ、これだけ聞いてもイメージがつかみにくいのが正直なところ。
そこでここからは、KPIの設定方法を実例も交えながら紹介していきます。
１、目的は何になるのか？最終目標を明確にする
まず、途中目標であるKPIを決めるためには、到達点となる最終目的を定める必要があります（この到達点を“KGI”と呼びます）。KGIをハッキリさせた上で、到達点に向かうために必要となるKPIを決めていくのです。
KGIの例としては、
- この1年で売り上げ1億円に到達する
- 自社Webサイトからの問い合わせを2倍にする
といった、“数字”を含んだものを設定しましょう。
このKGIをハッキリと決めない限りは、KPIもぼんやりしたものとなり、高い効果は期待できません。ですので、売り上げを伸ばす、クライアントからの満足度を上げる、などではKGIとしては成立しないのです。
また、KPIを設定する上で大切になのは、現実的な数字でないといけない、ということ。あまりにも現実離れしたもので決めてしまうと、周りも「どうせ無理だろう…」とやる気を失い、KPIが逆効果となる可能性も考えられます。
２、目的を達成するには？何が必要になるか検討
さて、仕事の目的であるKGIを決めた後は、いよいよKPIを設定するフェーズとなります。KPIを決める上で大切なのは、KGI同様、具体的かつ計測可能なものである、ということ。この2つの条件を満たさないものを設定すると、いざ分析するタイミングで「達成しているかがわからない…」という状況になりかねません。
KPIを決める上で、
- 明確なものか？
- 計測可能か？
- 現実的か？
- 目的に沿ったものか？
- 期限は決まっているか？
という5つのポイントは絶対に押さえておきましょう。
KPI設定の例として、自社Webサイトからの問い合わせ経由の売り上げを1年で2倍にする、というKGIを設定しているとします。
その場合、まず「到達するには何を改善すればいいのか？」と考えてみてください。この例であると、Webサイトの閲覧数、問い合わせからの成約率、問い合わせの数、などが挙げられるでしょう。
そして、これらのものに対して「3ヶ月後までに35％アップ、半年後までに55％アップ…」と具体的なものに落とし込んでいきます。そして、このハッキリとした数字を含んだ目標こそが“KPI”として機能するのです。
３、具体的には何をする？実際の行動に落とし込む
ここまで、仕事の目的であるKGIと、それをクリアするための途中経過であるKPIを設定してきました。最後は、そのKPIを達成するために何をするべきかを考え、日頃の行動に落とし込んでいくことが大切です。
たとえば、先ほど挙げた「自社Webサイトの問い合わせ経由の売り上げを1年で2倍にする」というKGIに対して挙げた、Webサイトの問い合わせ経由の成約数を上げる、というKPIの場合。
問い合わせからの成約数を上げる方法として、
- 問い合わせ対応マニュアルの作成
- 対応できる人員を増やす
- 経験豊富なスタッフが問い合わせに対応する
- 問い合わせ対応の研修を行う
など、ハッキリと「これをすればいいのか」と周りが思える行動指標まで落とし込みます。
こうして、KPIを日々の行動に落とし込み、周りがそれらの行動を意識しながら取り組むことで、自然にKGIへ到達できる仕組みを作るのです。
目的達成のために必要！KPIを設定するメリットは？
ここまで、KGIをもとにしたKPIの設定方法や、それに基づいた行動への落とし込みについて紹介しました。KGI、KPI、行動、という順番で決めれば、各項目ごと矛盾が起きずに決められるでしょう。
しかし、そもそも「なぜKPIを決めるべきなのか？」と疑問を感じる人がいるかもしれません。実は、仕事上の目的達成以外にも、KPIを設定することで得られる“メリット”があるのです。
そこでここでは、KPIを設定して仕事に取り組むメリットを紹介していきます。
仕事における途中経過を数値的に把握できる
KGIやKPIを決めるメリットとして、目的に向かっているのかを数値で判断できる、というメリットが挙げられます。明確な数値を決めることで「なぜ目標に近づけていないのかか？」という疑問が生じないようにしているのです。
というのも、KGIやKPIというのは数値を決めればそれで終わり、というわけではありません。あくまで仕事上の目的へ到達するためには、途中途中で「このままで目的に到達できるのか？」と、日々の行動を再検討する必要があります。
その再検討において、KPIはとても有効的です。KPIが達成されて目的に近づいていればベスト、しかしKPIを達成していても目的に近づいていなければ再検討が必要、というように、KPIを設定することで行動の“ブラッシュアップ”がしやすくなるメリットがあります。
メンバー全員が同じ数字を目標に仕事ができる
KPIやKGIを決める場合は、具体性や現実性などが必要であるとお伝えしました。具体的かつ現実的なKPIを決めることで、仕事に関わるメンバーが同じ指標を持って仕事ができる、というメリットがあります。
たとえば「今年は売り上げを1年で30％上げるぞ！頑張れ！」と言われるのと、「今年は売り上げを1年で30%上げたい（KGI）から、〇〇を6月までに△％上げる（KPI）必要がある。なので、個人個人で□□（具体的行動）に取り組もう！」と言われるのであれば、断然後者のほうがメンバーも動きやすいはずです。
KPIに基づいた行動が設定されていれば、仕事に関わるメンバーもその行動を優先的に行えばいい、という指標を持つようになります。つまりは、メンバー間での“認識のズレ”がなくなるのです。
メンバーに対して数字による公正な評価ができる
KPIを決めることで仕事のやりやすさが向上するのと同時に、メンバーに対する評価もやりやすさが向上するでしょう。なぜなら、KPIという“行動指標”があるからこそ、それに向かっていれば高評価、ダメならば低評価と判断ができるからです。
たとえば、ただただ売り上げをアップさせることを目標に仕事をしていると、どの行動が売り上げに直結しているのかが上司にもわかりません。その場合は、上司としては「あいつは真面目にやっている」「あの人は最近できていないな」という、印象評価で決めるしかないでしょう。
それでは、メンバー全員が公正な評価がされているとは言えません。それに比べて、KPIや行動指針が設定されていれば、それに基づいた動きをしている社員を評価し、そこからズレている社員を評価しない、という公正かつ明確な判断ができるのです。
KPIは設定後が大切！PDCAを回してより良いものに
先ほどもお伝えした通り、KPIは設定したらそれで終わり、というものではありません。あくまで仕事上の目的を達成する手段であるため、途中途中で「KGIとズレていないか？」と見直しをする必要があります。
もちろん、KPIを達成するのに連動して目的に近づいていれば問題ありませんが、場合によっては「KPIは達成しているのに、目的には近づいていない」ということも十分に考えられます。
その場合、決めてあるKGIとKPIとの間に“ズレ”が生じていると考えましょう。それではいくらKPIを達成しても目的にたどり着けない状態のため、すぐにKPIの見直しを行わなければなりません。
繰り返しになりますが、あくまでKPIとは「仕事の目的へ到達するための“指標”」です。KPI達成を目的とは考えず、常にブラッシュアップできる状態にしておくことが必要になります。
まとめ
私たちの仕事には、必ず達成するべき“目的”があります。いくら仕事を頑張ったと言っても、仕事の目的が達成できなければ、正直なところ意味がありません。
仕事上の目的を達成する上で、KPIはとても重要な役割を果たします。KPIを決めることで、
- 目的に近づいているかを途中で確認できる
- メンバーが同じ数字を求めて行動できる
- メンバーに対して公正な評価ができる
などのメリットが挙げられます。これらは、チーム内の仕事を円滑にし、目的達成への効率を向上させる上では大切なことです。
KPIは、仕事の目的を達成するための途中経過をチェックする指標。まずはゴールとなる目的をハッキリと設定し、その上でゴールに沿った指標や目標を設定する必要があります。
