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仕事が早い人がやっている!仕事を効率化マインドとツール

仕事ができる人は、たいてい仕事が早いのではないでしょうか?なぜ早いのかといえば、それは「効率化」しているから。同じことをするにしても、効率的な働き方をしているので、すぐに終えることができます。1つの仕事を短縮してもそれほど影響はないかもしれませんが、それが1日、1ヶ月、1年となれば、とても効率的に働いていることになります。この記事では、効率的に働いている人のマインド(考え方)や活用しているツールをご紹介します。「仕事を早く終えたい」「効率的に働きたい」という方は、ぜひご覧ください。

仕事を効率的に終わらせている人のマインド(考え方)

まずは、日ごとを効率的に終わらせている人のマインドをご紹介します。仕事を効率的に進めている人には、共通するマインドがあります。ここでは、その中でも代表的な3つのマインド、「考えてばかりではなく、行動することを大切にする」「人に仕事を任せたり、頼ったりすることを恐れない」「仕事を効率的に終わらせている人が使っているツール」について詳しく解説します。効率的に働くためにマインドから変えていきたいという方は、この3つを明日から実践しましょう。

ゴールを設定して、逆算しながら行動をする

仕事を効率的に終わらせている人は、ゴールを設定して方向性を決めます。どこに向かって進めばいいのか分かれば、どれだけ時間や労力が必要なのかもある程度は想像することができます。それによって、自分の持っているエネルギーや時間の配分を決めれば、自ずと効率的に仕事を進めることができます。また、ゴールが決まっていれば、逆算して考えることができるため、無駄な行動を減らすことができます。それが時間削減につながります。

ゴールを設定しない人は、無駄な行動が増えてしまいます。そのため、時間やエネルギーを本来使うべきことに使えなくなり、労働時間が増えます。逆算して行動することもできないので、必要な仕事が明確でないことから、余計な仕事を増やしてしまいます。効率的に働くことができる人になるためには、ゴールを設定して、逆算しながら行動することが近道です。

考えてばかりではなく、行動することを大切にする

いっけん矛盾しているように見える、「ゴールを設定して、逆算しながら行動をする」と「考えてばかりではなく、行動することを大切にする」。しかし、これは矛盾していません。ゴールを設定して、逆算して道筋が見えても、いつまでもゴールまでの道のりを考えていても、仕事はまったく進んでいません。仕事を効率的に進めている人たちは、ゴールを設定したらすぐに行動に移します。

仕事が遅い人は、完璧な準備を目指しすぎます。仕事をはじめる前に、しっかりと考えて準備をすることは、とても大切なことです。しかし、準備にこだわりすぎて、手を動かさないのであれば、仕事はいつまで経ってもまったく進みません。

行動すれば、課題が見えて、すぐに修正することができます。仕事を効率的に進めている人は、考えて、行動して、修正を素早く進めています。これが有名なPDCAです。PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)の4段階の行動を繰り返すことで、改善していくサイクルのことです。PDCAは、商品の改善などで使われることが多いですが、仕事を効率的に進めている人は、日頃の行動に反映しながら働いています。仕事を効率的に進めるには、考えてばかりではなく、行動することを大切にするといいでしょう。

人に仕事を任せたり、頼ったりすることを恐れない

仕事を効率的に進めている人は、他の人に頼ったり任せたりすることを恐れません。だからといって、自分がするべき仕事を他の人に振って、楽をしているわけでもありません。仕事には、向き不向きがあります。自分が持っている仕事を得意としているプロジェクトのメンバーがいれば、アドバイスをもらったり、ときには頼んだりすることで、効率的に仕事を進めます。自分の手が空くことで、得意なことに集中できます。また、他の人が苦手としていることを自分が引き受けて、早く終わらせてあげる場合もあるでしょう。その結果、自分の仕事も、他の人の仕事も早く終る好循環を作り出すことができます。

仕事を効率的に進められない人は、自分で抱え込んでしまいます。自分が苦手としていることでも自分ひとりの力で進めようとするので時間がかかってしまい、効率的な働き方をすることができません。仕事を効率的に進める人は、周囲の人とのコミュニケーションを怠らずに、頼りたいときに頼らさてもらえる関係性をしっかりと築いています。「〜さんが言うなら、手伝ってあげよう!」と思ってもらえるような働き方ができると、効率的に仕事を進めることができます。

仕事を効率的に終わらせている人が使っているツール

仕事を効率的に終わらせている人は、マインドだけでなく、日々の仕事で働き方を快適にするワークツールを使用しています。便利なワークツールを使用することで、働き方がガラッと変わります。なかには、「このワークツールがないと仕事にならない!」というほど、日頃から使用している人もいるでしょう。ここでは、「メモ、アイデア出し、todoリストにも使える万能な「付箋」」「Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージサービス」「名刺の管理をスマホでできるEightなどの名刺管理サービス」についてご紹介します。明日の仕事から、さっそく使ってみましょう。

メモ、アイデア出し、todoリストにも使える万能な「付箋」

付箋ほど万能なワークツールがあるでしょうか?ちょっとしたときのメモ代わり、会議のときのアイデア出し、1日のtodoリストなど、さまざまなことに使うことができます。頭のなかで考えていることを可視化して、整理することに適しています。メモとして残しておきたいときには壁に貼っておくこともできますし、ファイルに挟んで目印にすることもできます。必要がなくなれば、すぐに捨てることができる手軽さも魅力です。仕事を効率的に進めている人は、万能なワークツールである付箋を活用しています。

Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージサービス

スマホ、タブレット、パソコンなどの複数のデバイスを使って働くことが当たり前になっています。そんなときに便利なのが、オンラインストレージサービスです。オンラインストレージサービスにファイルを入れておけば、アプリさえインストールしておけば、どのデバイスからでもファイルを開くことができます。そのため、外出先でもファイルを確認することができたり、パソコンが変わっても最後に保存した状態からすぐに作業をはじめることができたりします。そのため、いちいちUSBメモリなどにデータを移す必要もありませんし、印刷する手間を省くことができる場合もあるでしょう。

オンラインストレージサービスで有名なのが、Google DriveやDropboxです。他にもさまざまな同様のサービスがあります。無料で使うことができるサービスも多いので、すでに使っている人も多いかもしれません。効率的に仕事を進めるのに、とても便利なツールです。

名刺の管理をスマホでできるEightなどの名刺管理サービス

これまで見つけたい名刺を探すのに、苦労をしたことがあるのではないでしょうか。名刺を探すことに時間を使っていては、効率的に働くことはできません。効率的に働く人は、名刺管理サービスを使っています。このようなサービスで代表的なのは、Eightです。Eightは、CMでもお馴染みのSansan株式会社が提供しているサービスです。名刺の写真をアプリで撮影して送れば、データ化されて見ることができます。社名や人物名などで検索をかけることができるので、名刺を探す必要もありません。名刺を探す時間を短くして、効率的に働きましょう。

まとめ

今回は、仕事を効率化している人のマインドや使っているツールのご紹介をさせていただきました。マインドは、この記事を読んだからといって、すぐに身につくものではありません。仕事を効率的にしている人たちも、これらのマインドを意識しながら長年働いてきたからこそ、身につけることができたという人が多いでしょう。習慣化するまで、毎日このマインドを頭に置きながら働くことが大切です。

ツールは、とても代表的なものをご紹介したので、すでに使っているという方もいらっしゃる方も多いかもしれません。仕事が早い人は、少しの時間でも削る努力を惜しみません。少しでも削った時間が積み重なり、1日の仕事でも早く帰宅することができたり、休日に仕事をする必要がなくなったりします。マインドやツールを日々の仕事に反映させて、効率的な働き方を実践しましょう。

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