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生産的な会議は進め方が違う!効果が上がる4つのポイント!

生産的な会議にすることは、会議を企画する方は誰でも思うことです。しかし現実はただ時間だけが過ぎ良い案が出ずに、次回に持ち越しといったケースも少なくありません。

生産的な会議にするためには、「進め方」が重要です。今回は、生産的な会議にするための4つのポイントを紹介していきます。いつも会議がうまくいかないと嘆いている方は、現在自分の会社で行われている会議を振り返り、4つのポイントに気を付けながら会議の進め方を見直してみましょう。

生産的な会議の進め方の4つのポイントとは何か?

生産的な会議を進めるにあたってのポイントは、簡単にまとめると「事前準備・時間・人数構成・進行役」の4つです。普段何気なく開いているあなたの会社の会議を振り返り、会議に関する問題点を見つけていきましょう。

会議は、会議に出席する社員の労働時間を費やして行っているため、無駄な会議や生産性のない会議は、会社自体の大きな損失になります。

生産的で活気の溢れる会議にするためには、4つのポイントをしっかりと把握し、会議の体制を整える事が大切です。

明確な資料や方向性の確立!事前準備をしっかりと行う!

非生産的な会議は、会議の担当者の準備不足で具体的な議論にならず、「空中戦」の議論が繰り広げられてしまうことがあります。

本来の会議の姿とは、より具体的な内容や行動を決める場所であり、参加者が事前に会議の議題について真剣に考え、自分なりの意見をまとめていなければ会議自体が成立しません。

生産的な会議にするためには、参加者一人一人に会議の重要性を認識してもらい、参加者は会議の議題とその議題に対する自分自身の意見を事前にまとめて会議に臨むことが大切です。

毎回同じ人が発言していたりする場合、その他の参加者は緊張感が薄れ事前準備をしなくなるケースが多いので、会議に緊張感を持たせるためにもたくさんの参加者に発言の機会があるような会議にすることが望ましいでしょう。

無駄時間を減らす!時間の効率化を常に意識する!

時間が無駄に長い会議は、生産的な会議とは言えません。終わりの時間を設定していない会議は、「社員の貴重な勤務時間を削らないためにも少しでも短い時間で終わそう!」という気持ちは生まれず、時間が許す限り議題に関係ないことまで長々と話をしてしまうケースも多いです。

会議の時間も大切な勤務時間であることを一人一人が認識して、議題に応じた会議の時間をしっかりと設定し、常に会議時間の効率化を意識する事が大切です。

議題が特に決まっていない定例会議という時間を設けている会社もありますが、毎回会議の議題があるとは限らない場合は、前例踏襲で定例会議を行うのではなく、議題が無ければ会議をスルーしたり、議題によっては時間を短縮する等の対応も必要になります。

関係ない人は不要!必要最低限の人数で内容の濃い会議!

参加者が無駄に多い会議も生産的な会議にはなりません。会議の人数が多くなってしまうと、たくさんの議題がある場合、参加者に関係のない議題も出てきますので、時間の無駄になってしまいます。

また、「たくさんの人が出席すると会議に箔が付くから!」と言ってたくさんの参加者を集めるケースもありますが、たくさん集まれば集まるほど時間を無駄にする社員が増えてしまいます。

また、情報を共有するためにたくさんの参加者を集めるという理由であれば、会議に参加するという方法ではなく、会議の結果を会議録を配布して情報を共有する等の効率的な手段があるはずです。必要最低限の人数で効率的に内容の濃い会議を行うことを常に心掛けましょう。

中立的な進行で有意義な忌憚のない意見が飛び交う!

会議を上手く進めるうえで大切なことは、「進行役」の存在です。進行役には、「聞き役になれる人」や「中立的な立場に立てる人」「臨機応変な対応ができる人」等の生産的な会議にするための条件が挙げられます。

しかし、一般的な会社の会議は、会議の参加者のうち一番役職が高い社員が進行役を務める場合が多いです。

役職が高い社員が進行役をすると、中立的に会議を進めているつもりでも、参加者は一番役職の高い社員の意見に流されてしまったり、逆らえない状況になる可能性が高いのです。忌憚のない意見が飛び交う有意義な会議にするためには、進行役の設定も大切なポイントになります。

会議前に目的を確認して生産性を高める

生産的な会議を行う前に一つ一つの会議の必要性について検討する必要があります。典型的な例は、資料にまとめて関係する社員に配布すれば済むようなことを、多くの社員を一堂に集め一人ひとりに報告させるような会議です。

これは会議ではなく「発表会」と化しています。このような会議は緊張感が全くなく、自分の発表が終わった時点で傍観者になってしまいますので、他の参加者の報告も真剣に聞いていないケースがほとんどです。

他にも先述したような議題のない時の定例会議も必要性はありません。会議の時間が定例で決まっていると必ず開かなければならないという考えを持っている方もいらっしゃるようですが、会議とは本来「議題ありき」です。会議をするために議題を探すような会議は絶対にやめましょう。

「やってはいけない」会議は「独演会」と「ちゃぶ台返し」!

やってはいけない会議とは、参加者のモチベーションを下げる会議です。まずは、社長などが持論を話し続ける「独演会」のような会議です。

社長から発言されてしまうと、せっかく意見を準備してきた社員は何も言えなくなってしまいますので、参加者の忌憚のない意見を求めているのであれば、社長の発言は最後にする等他の参加者を配慮することが大切です。

次には、議論で決まった内容を明確な理由もなく覆してしまう「ちゃぶ台返し」をすることです。「ちゃぶ台返し」は高い役職の社員が参加する会議でありがちな展開ですが、異議がある場合は、会議という議論の場で明確な理由を参加者に説明してもらうようにしましょう。ちゃぶ台返しがまかり通るようでは、会議の意味をなさなくなってしまいます。

まとめ

たいていの会議は貴重な社員の勤務時間の中で行われていますので、「残念な会議」は、会社にとっても大きな損失になるということを充分に理解し、自分の会社での現状の会議をしっかりと振り返り、会議の問題点を見つけて改善していきましょう。

また、会議の本来の目的は、情報を共有したりアイディアを出したり何かを決定したりと仕事を進める上では必要不可欠なものであるはずです。

まずは会議本来の目的を再確認し、今回ご紹介した「事前準備・時間・人数構成・進行役」の4つのポイントに注意しながら、生産的な会議になるような進め方を実行していきましょう。

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