仕事で欠かすことができない議事録。皆さんはこの議事録の取り方や、そもそも議事録がなぜ必要であるかをご存知でしょうか。今回は議事録に関する様々なお役立ち情報とその取り方について順を追ってご紹介させていただこうと思います。現時点で議事録のことが全くわからないという方でもご安心ください。なるべくわかりやすく様々なコツをご紹介させていただこうと思います。そして今後議事録を書く機会があれば、ぜひ率先して挑戦していただければと思います。役立つスキルであることは間違いないですよ。
もくじ
まずはおさらい、議事録の概要・役割とは？
それでは議事録の取り方をご紹介する前に議事録の概要・役割についてふれておきましょう。議事録を書いたことがないという方は意外と多くいらっしゃり、何も知らないのは恥じることではありません。ただ、必要な知識ではありますから、今後のために覚えておくと良いでしょう。議事録とは端的に言えば「会議をした記録をまとめたもの」です。もっと具体的に言うと、「会議が行われた場所」「会議の参加者・欠席者」「その会議の議題」、「会議で決まったことやそこに至るまでの過程」などを記録します。この議事録を見ると、会議に参加しなかった方でもどういった意図で行い、どういった結果になったのかがわかるようになります。
なぜこの議事録を作る必要があるのかというと、社内とクライアント双方との情報共有のためです。なぜクライアントに提供するのかというと、例えばクライアントである会社Aがコンサルティング会社であるBに商品のプロモーションの発注を行ったとしましょう。この時、その商品をプロモーションするためにどういった案が出たのか、どういった経緯でその決定に至ったかということを知る必要がありますし、「そもそもチャント仕事をしたのか」というのも知っておかなくてはなりません。議事録をBからAに提出することでこういった情報共有が円滑に行えるようになります。また、「会社法第369条」では、取締役会の議事録を作成する義務があります。こうした事情からも議事録を作成することの意味・役割は大いにあるのです。
順番通りに行えば簡単、議事録の取り方5ステップ
それでは実際に議事録の取り方を見ていきましょう。これから紹介する手順に沿って作成すれば簡単に作成することができるので、それぞれどんなことを書くのか押さえていただければと思います。この5ステップをご確認いただいた後、どんなことに注意して書くのか、どういった準備をしておくと良いのかなどを紹介させていただきます。議事録作成者プロへの道はすぐそこまで迫っています。
- 概要（日時・場所・参加者・欠席者）を書く
まずは会議の概要を書きます。会議が行われた日時や場所、参加者・欠席者を記していきます。基本的な情報となりますので、誤りのないように気をつけましょう。
- 会議名（会議が行われた意図・議題）を書く
会議名を書き、何のために行われたのか、どういったことをテーマにしたのかを書きます。こちらも基本的な情報である上に、そもそも会議を開催した意義があったのかどうかを判断する要素にもなりますから、しっかりと書くことを心かげましょう。
- 内容（発言・経緯）を書く
会議での発言や経緯などを書きます。これを見ることで会議の進行状況がわかります。
- 会議の結末（進捗・結論）を書く
会議がどういった着地を迎えたかのがわかります。これからの方針を見極める上で大切なポイントです。
- 資料の添付のありorなしを書く
資料があるかどうかを書きます。
議事録を作る時に押さえたいコツ、4W1Hの思考法
議事録を作成する時に押さえておきたいのが、「4W1H」の思考法です。議事録作成における4W1Hとは、
- いつまでに（When）
- だれが（Who）
- なにを（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
です。これを押さえておけば、議事録の作成はよりスムーズかつわかりやすいものに仕上がります。この4W1Hは議事録だけでなく、すべての文章・文書作成における基本ルールでもありますので、覚えておいていただければと思います。
「いつまでに」というのは会議の日付だけでなく仕事の納期にかかわる部分です。これを明示しておくだけで会議の着地点と今後の予定がわかるので、必ず明記しておかなくてはなりません。仮に会議に何の決着もなかった場合においても、次回の会議の予定やそれまでに進めておける業務の日程などを書いておくと良いでしょう。「だれが」というのはその仕事に取り組む社員・チームのことがわかります。クライアントからすれば「〇〇さんに頼んだ仕事を確かに〇〇さんが進めてくれている」といった確認をすることができますので、必ず書かなくてはなりません。信頼にかかわる部分ですので、漏れがないように注意しましょう。
「なにを」は議事録の内容や今後の業務にかかわる部分です。せっかく会議を行ったのにもかかわらず、「何の進捗もなかった」では困りますよね。もちろんそういった難航する会議もあるのかもしれませんが、何かしらの意見などは出たはずです。そのことを書きましょう。「なぜ」はその行動・結論に至った理由にかかわる部分で、会議の内容を明確かつ論理立てたものにすることができます。会議中の発言や意見には、その意図がなくてはなりませんよね。その部分を明らかにしましょう。
そして最後の「どのように」の部分で会議の結果、今後どのような業務を行うかの予定を伝えます。会議に参加していない関係者の行動の指標にもなる部分ですので、上記の4Wとあわせて大切になってきます。
会議参加と議事録作成のために用意すべき準備物
会議参加と議事録作成においては、これから紹介するものを準備しておくと円滑かつわかりやすく進めることができるのでおすすめです。
- ICレコーダー
- 箇条書きメモ
- 樹形図（ロジックツリー・マイントマップ）
ICレコーダーは会議中の会話などを簡単に記録でき、後から振り返る際にとても役立ちます。近年は安価で高性能なものが多く販売されていますから、家電量販店などで探してみてください。女性向けの可愛いく、コンパクトなデザインのものまで幅広いラインナップがあるはずですよ。
箇条書きメモは、その名の通り箇条書きのメモです。会議中には皆さん必ずメモをとられるかと思うのですが、そのすべてを記録するのは難しいかと思います。その都度必要な事柄（発言内容・発言の意図）を判断し、箇条書きで素早くメモをとっておくようにしましょう。議事録は後から議事録に記入する際に、その箇条書きメモからほぼ書き写す形で利用できます。樹形図は「ロジックツリー」、「マイントマップ」とも呼ばれるもので、会議中のメモとしてだけでなく、議事録の内容・経緯・結論などをまとめていく際の指標になるものです。上手く役立てて、伝わりやすい議事録の作成につなげましょう。
これで大丈夫、一度やれば誰でも議事録は書ける
議事録というと、その取り方や書く意味よく知らない方からすると、難しく面倒に思えるものです。しかし、今回紹介した5ステップや4W1Hの思考法、準備物を役立てることによってもう心配する必要はありません。さらにわかりやすく、役立つ議事録を書けるというスキルは今後も必ず役立つはずです。書けば書くほどにどんどん上手くなりますし、社内でも重宝される人材となれるに違いありません。ぜひ、議事録の作成に率先して挑戦してみてくださいね。
