後から仕事のメモを読み返すと…自分の字なのに読めない。単語が羅列してあるけれど、何のことか思いだせない。そもそも打ち合わせの仕事メモってどう取ったらいいの？いずれも仕事のメモに関して聞かれる悩みです。
一方メモを取るのが上手な人もいます。彼ら彼女らメモが得意な人と苦手な人に頭脳の違いはありません。ちょっとしたコツを知っているかどうかです。仕事のメモのコツについて紹介します。
もくじ
打ち合わせメモ、議事録メモのコツ
メモが苦手な人に共通して言えるのは「その場の話題やトピックを全部記そう」とすることです。インタビュー記事を書くライターなど目的にもよりますが、通常のビジネスではすべてを網羅する必要はまずありません。
仕事の打ち合わせメモなら最低限「タスク内容」「納期・締め切り」「成果物のイメージ」「注意事項」さえ書き留めておけば、メモとしては機能します。背景情報として「クライアントの特色」「業界動向」「自社との関係性」「担当者のタイプ」などを聞くこともありますが、こちらはメモを取るよりも理解をして記憶に残すことの方が大事ではないでしょうか。ただし、そこで登場する社名、人名、地名、参考になる書籍・サイト名などの固有名詞はメモするようにしましょう。業務に必要な要点を確実にメモする。バックグラウンドは書き留めるよりも理解をすることに専念する。この使い分けがポイントになります。
議事録メモも同様です。参加者の発言を全部書き留めようとすると、それに専念しなくてはならず「会議の内容が頭に入っていない」という本末転倒の状況になってしまいます。もし全員の発言を記録に残す必要があるなら、社内なのでICレコーダーに音源として記録しておけばよいでしょう。もっとも後から全員の発言を聞き返すという状況は考えにくいので、心配な場合の保険という意味合いが大きいですね。
議事録メモを取るのが得意な人は、議論の流れをつかみながら記録しています。全員の発言をメモしようとしていては、どんなに優秀な人でも議論の流れを追うことは難しくなります。議事録メモに記載する発言は「議題」「問題提起の発言」「賛成・反対などの議論の流れが変わる意見」「解決策」「それに対する課題」「解決法」「成功例・失敗例」「会議のキーマンの総評」「次回までの持ち寄り」といった内容を簡潔に記すことがポイントです。
最初と結論は必要になりますが、会議の最中は極論を言えば、アイデア・解決策など前に進む発言と具体的な課題点以外は、必要ありません。発言回数が多く長くても、あまり前に進めない人の発言はカットしても成立します。メモに夢中だとこうした人の意見に多く記述してしまいがちなので、議論の本質が分からない議事録になってしまい、メモした人の仕事の評価まで下げてしまいます。
古いタイプの上司の方には、あなたの勉強のために「全員の発言を詳細にメモしなさい」という指示を出す場合もありえます。その場合は、二つのケースが考えられます。本来まだあなたがその会議に出るフェーズではないけれど、「将来のために勉強してほしい。そのために発言をメモしなさい」という親心。この場合に求められているのは「上手な議事メモ」ではなく「一言一句書き記すことで、あなたの血肉にしてほしい」ということなので指示に従った方が良いですね。もう一つのケースは、上司自身がメモが苦手な場合。普段の関係性、その上司の自分への関与度などを総合的に考えて、可能であればメモの取り方を提案してみると良いかもしれません。
インタビュー、商談などメインの聞き手になる時は
社内の仕事タスクに関わることならメモは必須ですが、大事な取引先との商談や忙しい方に話をうかがう時にメインで話をする人間がメモを取っていては、失礼にあたるケースもあります。こう言った場合は、部下やアシスタントに同行してもらってメモを取ってもらう場合もありますが、自分が単独で行く場合もあるでしょう。その際はメモを取るポイントを決めておきます。メモに必死では失礼ですが、話のポイントで関心を深めてメモを取るのはむしろ好印象でしょう。
メモのポイントとしては「話題が転換した時」「拠点が増える、新卒採用を行う、新事業を展開する、新商品をリリースするなど、具体的なトピックスとその特徴」「商談相手の明確な意向」「参考に挙げる人名・固有名詞など」。これくらいで十分です。「帰ってから会社や上司に報告書を出さなくては」と思ってしまいがちですが、こうした商談では対話と話を引き出すヒアリング力・質問力が肝心。どちらもメモに主眼を置くと発揮できません。対話をきちんとすればメモを取らなくても、頭に入っているので報告書もスムーズに書けるでしょう。
インタビューの場合も同様で、記録はICレコーダーで行い、むしろ対話と話を引き出す質問に専念します。
手書きメモとパソコンメモの特性
業種にもよりますが、昨今はノートPCでメモを取る人の方がビジネスシーンで多数派になってきているのではないでしょうか。あくまで傾向としてですが、パソコンでのメモは整理して記述するのには向いていますが、まだ固まっていないアイデアを列挙する時や、自由な発想を膨らませる時は手書きの方が向いていると言われています。
デジタルを使いこなしているクリエイターにも、使い分け派は多く、「アイデアの段階では手書きでプロットを書く」という小説家や、「ラフスケッチは手で描く」というグラフィックデザイナーもいます。今は企画・発想ツールも多く出ていますが、アイデアに行き詰まったら、あえて手書きにすることも有益な方法ではないでしょうか。
次の課題、タスクも記載する
仕事ができる人は時間を無駄にしません。メモをメモで終わらせずに「次の課題やタスク」を頭の中で既に整理をしてメモに書き込んでいます。この「一歩先を読むメモ」ができれば、どんな立場、どんな業種の人でも、今の倍はパフォーマンスが発揮できるのではないでしょうか。仕事のメモを取るときは「相手の発言を一言一句」という考え方ではなく「相手の発言の要点」「相手の発言意図」をつかむことに集中して、その課題と行動すべきこともメモしておくようにします。
後では禁物！アイデア・伝言・依頼することはその場ですぐメモ
「上司に伝えることを夜中に突然思い出した」
「帰りの電車で明日、部下に指示することを思い出した」
「お風呂に入っている時にいいアイデアが思いついた」
いいアイデアや重要事項に限って、「後でメモしよう」と思いながら忘れてしまいます。今はスマホで便利なアプリもあるので、思いついた時に簡単な覚え書きでもいいので書き留めておきましょう。
まとめ
仕事の大半は人と人のコミュニケーションで成立しています。そのために相手の発言や指示に気を配り、理解をするのは仕事の基本。そこまでは社会人であれば、ほとんどの人が日々実感しているでしょう。「相手の発言を理解する」の意味は、発言そのものよりも「その意図」「要点」です。もっと言えば「口にしていることが本音ではない」場合も多くあります。特に日本人は遠回しに伝えようとするため、対面の打ち合わせでは発言を必死でメモするよりも声のトーン、表情から汲み取ることの方が重要になる局面もあります。
仕事ができる人は「議論や発言の本質を見抜くこと」に精力を傾けています。メモを取るポイントにメリハリをつけるコツを覚えることで、メモが得意になっていきます。そういった意味で「メモ上手は仕事上手」。苦手意識を払拭して、武器にしていきましょう。
