スマホでスケジュール管理ができる現在も、手帳を愛用し成功を収めているビジネスマンは多くいらっしゃると思います。しかし、手帳を持っているのになかなか効率的にスケジュール管理ができなかったり、書くことが無くて手帳を持っていても手帳機能を充分に使いこなしていない方も多くいらっしゃるはずです。
今回は手帳の効果的な書き方を紹介していきます。手帳の効果的な書き方をマスターし、仕事の効率や成果をどんどん上げていきましょう。
もくじ
デジタルな時代にアナログな手帳を使うメリットとは何か？
仕事がデキるビジネスマン中には、スマホを持っていても手帳を必要としている方はまだまだ多くいらっしゃいます。それはスマホでのスケジュール管理よりも手帳の方が優れている点がまだまだたくさんあるからなのです。
アナログな手帳を使うメリットとして挙げられることは、ペンを使って手帳に書き込むというアナログな方法とスマホのデメリットによるものです。アナログな手帳のメリットをしっかりと理解し、自分自身の手帳の効果的な使い方をイメージしていきましょう。
アナログな紙とペンの力はデジタルよりも優れている！
手帳にペンで書くというアナログな方法がスマホに入力するという方法よりも優れている点、それは「記憶の定着」と「理解の促進」です。
まずは「記憶の定着」ですが、ペンで書くことにより手帳に記載したスケジュールや内容が記憶に残りやすくなります。これは勉強するときや覚えるときに書くことによって、早く深く理解できるようになりかつしっかりと記憶に残るのでより高い学習効果が生まれることと同じです。
そして「理解の促進」についてですが、手帳はマンスリーページやウィークリーページが一目で確認でき一覧性が高いため全体のスケジュールを理解しやすくなるのです。
アナログな手帳はスマホにはないメリットが豊富！
次にスマホの手帳機能と比較してアナログな手帳の実用的なメリットを紹介していきます。まずは電話をしていてもスケジュールの確認や書き込みができるという点です。スマホでスケジュールを管理していると、電話中はスケジュール機能を確認することができません。ハンズフリーにすれば可能ですが、出先ではなかなかできないことの方が多いです。
そしてアナログな手帳はストレスを感じにくいという点もメリットとして挙げられます。スマホのように入力の仕方や使い方に迷うことなく自分の思い通りに書ける手帳には記録する際のストレスはありません。
ビジネスを成功に導く効果的な手帳の書き方とは何か？
次はビジネスを成功に導く効果的な手帳の書き方について紹介していきます。ポイントは見やすく書くということです。
手帳をうまく使いこなせていない方は、狭いスペースに文字をたくさん書こうとしていたり書いたり消したりで修正跡が残りページが汚れてしまったり、色や記号等の表記に統一感が無く自分自身が見てもわかりづらい内容になっていることが多いのです。
自分自身のルールを作りわかりやすく見やすく書くという意識を持てば、手帳を今まで以上の効果を発揮してくれるのです。
書く時間を確保し丁寧に書くことを心掛ける！
まず手帳の書き方で意識したいのは、手帳を書くときはしっかりと時間を確保して丁寧に書くことを心掛けることです。書いた後になってみると何を書いているのかわからないという経験をされた方は多いと思います。
手帳は自分の代わりに今後の予定や過去の活動を記憶させておく道具なのです。雑な書き方で予定や活動が読めなかったのでは本末転倒ですし、雑な文字で書かれた手帳は読み返したり予定をチェックする気持ちが萎えてしまいます。
「手帳を上手く使いこなし仕事の成果を上げる！」という気持ちを持ち、仕事のモチベーションを保つためにも丁寧に書くことを心掛けましょう。
予定を見やすくわかりやすく書ける筆記用具を準備する！
手帳に予定を見やすくわかりやすく書くためには、手帳に記入するのに適した筆記用具を使うことが大切です。
まず、手帳は書くスペースが限られていますので限られたスペースでわかりやすく見やすく書けるように細かく書けるペン先が細いボールペンを準備しましょう。
また、仕事をする上でスケジュールの変更は良くあることですが、変更するたびに通常のボールペンで修正していては修正箇所が汚れて手帳が見難くなってしまいます。そんなときは修正時に手帳が汚れないように消えるボールペンや消えるマーカーペンを使うことをおすすめします。
色や記号はシンプルに！記入方法をルール化する！
見やすい手帳にするためには、色や記号はシンプルにして自分なりの記入方法をルール化することが大切です。たくさんの色や記号を多用してしまうと目が疲れますし複雑なルールを作れば作るほど色や記号が何の意味を持つかを忘れてしまいます。
見やすくそして分かりやすい手帳にするためには、「色や記号は最大で3種類まで！」や「仕事とプライベートの予定はマーカーで色分けする」等自分自身でシンプルな記入方法のルールを作りそのルールに従って書くように心掛けましょう。適度に色や記号を入れることが記入方法のルール作りのポイントです。
月間予定のページには月間目標や中間目標を記入する！
月間予定のページには、月の目標や中間目標そして特定の期日までに終わらせなければならない業務を書き込むようにしましょう。計画を立てるときには、まずは大枠で計画を立て少しずつ計画の内容を掘り下げていく形で立てると、より効率的にそして分かりやすく計画が立てられます。
月間予定のページには大枠の目標を記入することにより、大まかな業務の流れを把握することができ効率的かつ生産性の高い業務管理を行うための下地になります。
月間予定のページを見るだけで、中間目標や月間目標に対する現在の仕事の進捗状況を明確に把握することができ、適度に仕事のペースを調整できるような記入方法にしていきましょう。
週間予定にはタイムスケジュールや当日の仕事内容を記入する！
週間予定のページには、月間予定に記入した中間目標や月間目標を基にして週単位、日単位、時間単位で何をいつまでに終わらせればよいのか、そして会議の時間等を記入するようにします。
日ごとの業務計画をより明確にし精度を高めることができれば次に何をすればよいかということを考える必要が無くなり、業務計画に沿って目の前の仕事を集中的にこなすことができるようになります。
仕事に対する集中力が高まれば、効率的に短時間で仕事を終わらせることも可能になりますので、時間の余裕を持つことができるようになるかもしれません。効率的な頭の使い方ができるようになることが習慣予定のページを活用するためのポイントです。
スケジュール管理だけじゃない！効果的な手帳の使い方！
スケジュール管理や業務管理が主な手帳の使い方ですが、手帳を使い仕事で成功を収めている人は、本来の使い方以外にも仕事の成果を上げるための効果的な手帳の使い方をしています。それは手帳を使って仕事のモチベーションを高めることと自己分析を行うことです。
毎日見るからこそできる手帳のスケジュール管理以外の使い方が仕事を成功に導くポイントになっているのです。決して難しいことではないので、これからご紹介する方法を自分自身の手帳にも取り入れてみましょう。
目標ややる気が出る言葉を記入し自分を奮い立たせる！
モチベーションの維持は仕事で成果を上げるためには重要なことですが、手帳の特定のページに気持ちを高める言葉や目標を書き込んでおくことでモチベーションを持続させる道具にもなります。
書き込む言葉は好きな経営者や好きなスポーツ選手の名言等自分の気持ちが高まる言葉であれば誰の言葉でも構いません。手帳に目標ややる気が出る名言を書き込んでおけば、落ち込んだときや悩んでいるとき等にすぐに手帳を開き自分を奮い立たせることができるのです。
毎日見るものでありいつも持ち歩きいつでも見ることができる手帳だからこそ、気持ちを切り替えたいときの効果的な道具にもなり得るのです。
手帳に記した過去のスケジュールを振り返り自己分析を行う！
手帳は自分の日々の予定や取り組みを記していますので一週間又は一か月単位で手帳を振り返ることによって自分の取り組みを自己分析することができます。
仕事をしているときは懸命に取り組んでいるつもりでも改めて仕事を振り返ると、無駄な行動や非効率な仕事が多かったりするものです。
自分自身の仕事を振り返ることにより成果を上げるための新たな「気付き」があり仕事の業務効率化や生産性の向上に繋がる場合も多くありますので、手帳を活用し日々の取り組みを記録して定期的に振り返ることを習慣化していきましょう。
また、振り返ることを前提に行った仕事の内容や成果についても手帳に詳しく記しておくことにより振り返りによる効果は更に高まります。
まとめ
きれいにまとめられて見やすくわかりやすい手帳を持っているというだけで、自分自身の仕事へのモチベーションに繋がります。そしてそのモチベーションが仕事の成功へと繋がっていくのです。
今回ご紹介した手帳の書き方は単純で決して難しいことではありませんので、自分自身のこれまでの手帳の書き方を見直し、わかりやすい手帳の書き方を早速実践していきましょう。
また、今回ご紹介した手帳の書き方以外にも仕事を成功に導く効果的な手帳の書き方はたくさんあるはずです。手帳の活用方法は人によって異なりますので、自分自身で書き方を検討しモチベーションを上げられる効果的な書き方を考えていきましょう。自己流の手帳活用術を見つけることは、あなたの成功への第一歩になるかもしれません。
