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事務作業を効率化する5つの方法 時間内に仕事を終わらせる!

やるべき作業がたくさんあって、いつまでたっても終わらない。時間内に作業が終わらないから残業してばかり。こんなふうに事務作業が効率化できていないために、悩んでいる人は多くいます。

その一番の理由は、仕事を従来のやり方そのままで行っているからです。今までと同じようにしていたのでは、作業を効率化することは難しいでしょう。

どうすれば事務作業を効率化して時間内に仕事を終わらせることができるのか。今回はこの悩みにお答えします。

事務作業の効率化には、今の仕事のやり方を見直す

事務作業を効率化しようと思ったら、まずはこれまでの仕事のやり方を見直すことです。職場で従来からこの方法でやってきた。前任者がこのように事務をしていた。など、会社で引き継がれている方法があるかと思います。

しかし、従来のやり方で作業しているだけでは、効率化にはなりません。人や状況が変われば、効率的に作業する方法も変わるはずです。

今のやり方では時間がかかってしまい、残業が多いというような場合は、一度これまでの仕事のやり方を見直してみることが必要です。まずは、タスク全てを書き出すなどして、その作業は必要なのか考えてみましょう。そしてもっと効率的に作業するためにはどうしたら良いのか。を考える必要があります。

事務作業を効率化する5つの方法

事務作業を効率化するためには、これからご紹介する5つの方法を実践してみてください。やるべきことリストを作って、無駄な作業をやめる。やるべきことが分かったら、優先順位をつける。同じような作業はまとめて行う。職場やデスクの整理整頓をする。目標時間を設定して作業に取り組む。以上の5つです。

効率化できるのは一部の人に限られた能力ではありません。方法が分かれば誰にでも実現することが可能です。

全ての方法に共通しているのは、明確化するということです。無駄なこと、やるべきことを明確にする。優先順位、似ている作業、物の場所、そして目標時間を明確にするということです。

無駄な作業をやめて、やるべきことを把握する

現在している事務作業を一度全て書き出してみましょう。普段何気なく作業していると、あまりにも慣れてしまっていて、必要なのか必要でないのか考えることがないかもしれません。

この機会に、事務作業に関する全てのタスクを書き出してみましょう。そうすると、無駄な作業が見えてきます。多くの場合は、従来からそのやり方で行ってきたのをそのまま引き継いでいます。

無駄な作業だとわかったら、すぐにやめて、やるべきことが何なのかを把握しましょう。必要のない作業に時間をとられて、やるべきことが後回しになってしまっては本末転倒です。

やるべきことの優先順位を決める

やるべきことが分かったら、次は優先順位を決めましょう。優先順位を決めずに作業に取り掛かると、すぐにできそうな簡単な作業から選んでしまいがちです。To-doリストから1つずつ早く消していきたい気持ちもありますが、それは重要ではありません。

優先順位を決める際には、締め切りが近いなど急ぎでする必要があるもので、重要なものが最優先です。こういった作業は複雑であったり、取り掛かるまでに嫌だなと感じてしまうことが多々あります。

しかし、こういった作業こそ、最優先で取り組むことが大切です。嫌なこと、複雑なことを済ませてしまえば心も軽くなって、他の作業もはかどることでしょう。

同じような作業を一緒に行う

優先順位の基本の決め方は先ほどご説明した通りですが、同じような作業はまとめて行うとより効率的です。例えば、資料のファイリングを頼まれた時に、すぐにその資料だけファイルに閉じますか?

効率化をはかるなら、他の資料もファイリングするタイミングで一緒にするのが良いでしょう。資料にパンチで穴を開ける、ファイルに閉じるという作業はまとめてすることで時間が短縮できます。

特に、事務作業でパソコンを使ってする作業と、立ち上がってどこかに行ってする作業があります。ずっと座ったままでは疲れてしまうので、1時間に1回休憩というように立ち上げるのがお勧めです。そのちょっとした休憩の時まで立ち上がってする作業は溜めておくのも1つの方法です。

職場や自分のデスクの整理整頓をする

職場や自分のデスクが散らかっていると、事務作業それ自体だけでなく、探し物に時間がかかってしまいます。デスクは自分の使いやすいように片付けることができるので努力できる部分です。

職場で共有している資料やファイルなどは、誰が見てもすぐに分かる配置や配列でないといけません。しかし、残業が多く、事務作業が効率化されていない職場ではこの整理整頓ができていません。

ファイリングしたいけど、肝心のファイルがどこにあるのか分からない。同僚に場所を尋ねる。2人でファイルを探す。という悪循環です。2人の時間を無駄にしています。

目標時間を設定して作業に取り掛かる

作業に取りかかる前に、その作業をいつまでに終えるか目標時間を設定してみましょう。いつもしているタスクなら、所要時間がだいたい分かるはずです。

いつものタスクにどれぐらい時間がかかるのか分からない場合は、普段どれだけ時間を意識していないかが分かります。目標時間の設定の前に、所要時間を一度はかってみるのも良いかもしれません。

目標時間を決めると、そうでない時と比べて集中できるようになります。集中するとダラダラ時間を使うことがないので効率的に作業を終わらせることができます。

朝の勤務開始から目標時間の設定を行っていれば、夕方になって作業が終わらないと焦ることもありません。どうしても今日中に仕上げないといけないから残業するということもないでしょう。

仕事が効率化できる心と体の健康維持

職場で実践できる効率化の方法以外に、普段からライフスタイルの中に取り入れるべき方法があります。それは心と体の健康を維持することです。

特に、仕事が忙しくなると、外食ばかりで済ませたり、お風呂に入らずシャワーで済ませたりしがちです。家に仕事を持ち帰って遅くまで作業して、寝不足のまま出勤するということもあるかもしれません。

休みの日は趣味に没頭してリフレッシュする。規則正しい生活とバランスのとれた食事を心がけましょう。少々忙しくても乗り切れる基礎作りです。そして疲れはためないように日々のセルフケアも忘れずに。

休みの日は趣味に没頭してリラックスする

休日の使い方は、仕事ができる人かそうでないかが分かれる点と言っても良いほど重要です。オンとオフの切り替えがしっかりできていることが理想です。

休みの日は仕事のことを考えずに、趣味に没頭しましょう。できれば職場の同僚ではなく、趣味を一緒に楽しめる友達がいれば最高です。仕事の愚痴を言い合ってしまうような同僚では、結局は仕事のことを考える休日になってしまいます。

そしてセルフケアの時間をとるように心がけましょう。土日遊びすぎて月曜日疲れてしまうなら、家でゆっくりする時間も必要かもしれません。心と向き合うために、日記を書いたり、家族と話しをしてリラックスしましょう。デスクワークで凝り固まった筋肉をほぐすために、ストレッチやヨガなどを毎日の生活に取り入れると最高です。

バランスの良い食事と規則正しい生活、運動で健康管理

仕事が忙しくなっても踏ん張れるのは、栄養バランスの良い食事と規則正しい生活にかかっています。外食が多かったり、偏った食事をしてしたりしていると、風邪をひきやすかったり、疲れやすくなってしまいます。

起床時間や就寝時間は休日でもなるべく同じような時間帯にして規則正しい生活をしましょう。普段の疲れをとるために休日に寝だめすることは効果がない、と研究で明らかになっています。

それから、デスクワークの人は特に健康管理のために運動を積極的に取り入れましょう。仕事では座っていることが多く、運動不足になりがちです。毎日自宅でできる簡単なストレッチは最低限するようにしましょう。休日には散歩など手軽にできる運動を習慣にできると一番です。

まとめ

事務作業の効率化をはかるには、今までの仕事のやり方を見直す必要があります。従来の方法をそのまま行っているだけでは、無駄があっても気づかないまま毎日仕事していることになります。

やるべき作業を全て書き出して、無駄に気づく。優先順位や目標時間を決めて取り掛かる。職場の整理整頓も忘れずに。これら事務作業を効率化する5 つの方法を実践してみましょう。そして、一度決めたやり方にとらわれずに、定期的に事務作業を見直すようにしましょう。

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