職場の悩み

会議を活性化させるための4つのステップ!こうすればもう沈黙しない

会議を運営する人にとって一番怖いもの、それは沈黙ですよね。せっかく会議を開いたのに、誰も発言をしてくれない。意見を聞いても一言で終わってしまい、そのあとは沈黙が続いてしまう。

そんな状況に悩んでいる方はいませんか。なんとか場を持たせようとして、気づいたら自分ばかりが話してしまっていた、という失敗をした方もいるかもしれません。

どうやったら、参加者が活発に意見を出し合って会議を活性させることができるのか、困ってしまいますよね。

でも実は、なにも発言してくれない参加者が悪いのではなく、会議を活性化させるためのステップというのがあるんです。4つのステップさえきちんと押さえておけば、自然と意見が出てくる会議を運営することができますよ。

会議を活性化させるための4ステップとは?

会議の運営というのは、参加者を会議室に集めればそれで終わりというものではありません。事前に準備しておかないといけないことや当日の進行など、いろいろと考えて対応しなければいけないことがあります。

何も用意してないまま会議を開いてしまうと、参加者が誰も発言しない残念な会議になってしまうので注意してくださいね。どういう流れで会議を運営していけばいいか、4つのステップを押さえておきましょう。一つずつ解説するので、実践してみてくださいね。

どうして会議を行うのかという目的をはっきりさせよう

まず、あなたがなぜ会議を行おうとしているのか、その目的をはっきりとさせましょう。会議の議題を伝えただけでは、それぞれの参加者の頭の中でイメージしていることがずれてしまっているかもしれませんよ。

例えば、来月の売り上げアップについて会議しますとだけ、伝えた場合を考えてみましょう。

ある人は、来月の売り上げアップのためには、今月の施策の振り返りからしたほうがいいなと考えるかもしれません。そして、別の人は、競合の施策を調べて、それに対抗する方法を考えないといけないと思うかもしれません。

それぞれ考えている方向性が違うと、会議で意見を出し合っても食い違ってしまうだけですよね。会議の参加者に、この会議はどういうゴールを目指しているのかということを、できるだけ具体的にはっきりさせておくことが大切です。

例えば、この会議の目的は、来月の売り上げアップのために、今月行った施策の改善点を各自で出し合うことを目的としています、と伝えると、ぐっと意見が出しやすくなりますよ。

事前に資料を配布し、意見を考えてくるようにお願いをしよう

会議の案内を行うときに、とりあえずこの日にこの場所へ集まってくださいという事務連絡だけをしている人はいませんか。参加者が、事前になにも準備しないまま会議が始まると、まずその場で意見を考えてもらうための時間が必要になってきます。

会議というのは、お互いの意見を交換したり話し合ったりするために行います。せっかくみんなが集まっているのに、各自のアイデアを考える時間になってしまうのは、とてももったいないですよ。

そんな状況を防ぐために、必ず事前に資料を配布して、それぞれの意見を考えてから会議に参加するようにお願いをしましょう。そうしておくと、会議が始まった時に、少なくとも一人一つずつは、すぐに意見を出してもらえるようになりますよ。

いきなり意見を言うのが難しい人でも、事前に準備する時間があれば、発言しやすくなりますよね。

出された意見は否定せずに、まずはポジティブに受け止めよう

参加者から意見が出た時に、そのアイデアは現実的ではない、それは難しいと思うなど、否定的な受け答えをしてしまっていませんか。

一般的に、会議の運営者は、会議の参加者よりも様々な情報を持っていることが多いです。そのため、自分の持っている情報と照らし合わせて、アイデアに対して、判断をくだしてしまいやすくなっています。

でも、自分の発言をすぐに否定されてしまうと、その人は次から意見が言い出すのが怖くなってしまいます。また、その様子をみているほかの参加者も、自分もあんな風に言われたら嫌だなと思って、自分のアイデアを披露するのをやめてしまうかもしれません。

会議の場では、それぞれが気兼ねなく意見を出し合えることがとても大切です。出してくれた意見については、否定するのではなく、まずはポジティブに受け止めるようにしましょう。意見を出してくれてありがとうと感謝の気持ちを伝えるのもいいですね。

意見を出しても大丈夫なんだという安心感を作っていくことが大切です。

ホワイトボードを活用して、出てきた意見を見える化しよう

会議の時間が長くなってくると、いつの間にか同じ議論を何度もしていたり、今どういう話をしていたのかということが分からなくなってきたりすることがあります。せっかく出てきた重要な意見も、いつの間にか埋もれて忘れ去られてしまうこともあります。

会議を運営するときは、ぜひホワイトボードを活用して出された意見を書いていくようにしましょう。意見を見える化して共有することで、会議の参加者の意識をそろえていくことができますよ。話の論点も整理しやすくなります。

また、ホワイトボードを見て、さらにアイデアが浮かびやすくなるという効果もあります。会議の運営者が書いていくのは少し大変かもしれないので、参加者の誰かに協力を依頼してもいいかもしれませんね。

会議は会議室でしなくてもいい!ランチミーティングで活性化を!

会議というのは、会議室で行うのが当たり前、という風に思い込んでしまってはいませんか。自由なアイデアをたくさん出したい、ざっくばらんに意見を言いあいたいという場合は、無機質な会議室ではなく、別の場所で会議をしてみるのがいいかもしれません。

欧米でよく行われている、ランチミーティングを取り入れてみるのもおすすめですよ。人は食事をしながらだと、会話が弾みやすいですよね。とてもくつろいだ気分で話をすることができます。

ランチミーティングを行うと、これまでとは少し違った角度からの意見が出てきて、発想が広がることが多いんですよ。夜の飲み会の席とは違って、アルコールが入る心配もないので、すっきりした頭で、意見を出し合うことができます。ぜひ一度試してみてくださいね。

まとめ

会議を活性化させるためには、会議の参加者が意見を出しやすい場を作っていくことが大切です。そのために、4つのステップに沿って会議の運営を進めていくと、意見があふれる会議になりますよ。

まず一つ目が、会議の目的をはっきりとさせることです。できるだけ具体的にきめましょう。二つ目が、事前に資料を送付して意見を考えるようお願いすること、三つ目が出された意見をポジティブに受け止めること、そして最後がホワイトボードを活用して意見を見える化することです。

自由にアイデアを出し合いたい場合は、ランチミーティングをしてみるのもおすすめですよ。会議の運営のステップをしっかりおさえて、ぜひ意見があふれる有意義な会議の時間を過ごしてくださいね。

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