「締め切りまで後3時間なのに何も手をつけられてない！」こんな状況に陥っていませんか？会社の中を見渡してみると、時間に追われている人をチラホラ見かけることでしょう。もしかするとあなたは当事者ですか？それだったら注意が必要です。
終わらせるべき作業を完了することができずについついダラケてしまう…締め切りに追い回される日々は、自分はもちろん上司や周りの人間にも不安感を抱かせてしまいます。「あの人に任せて大丈夫かな？」こんな風に思われる前に時間に追われる生活から脱出しましょう。
もくじ
時間に追われる人は計画性がない
常に時間がないと焦っている人は、仕事や人生の計画性がない人がほとんどです。目の前の作業に没頭してしまって、本来やるべき仕事を後回しにしてしまう。計画を持たない行動は
時に上手く言っても長続きしないものですね。
「いつまでに○○を完成させる」少なくともこれくらいの計画性を持たなければ、仕事を効率的にさばいていくことは難しいでしょう。成りたい自分や目標を明確にして、ゴールに向かって行動リストを整理するのは現代人にとってマストの作業です。
計画性のない人は、周りから見ると信頼度が低く重要な仕事を任せづらいと感じるでしょう。時間にルーズな人や常にバタバタしていると感じる人は、仕事をノートに書き出すなどして、スケジュール管理を始めてみると良いでしょう。
全ての仕事を自分でやろうとしている
任された仕事を責任を持って完遂することは素晴らしいことです。しかし、自分で抱えきれない仕事を受けてしまい、にっちもさっちもいかないのではビジネスマンとして良くありませんね。周囲へ迷惑をかけることになってしまいます。
「この仕事は重要だから自分でやらなくちゃ」時間に追われている人は、全ての仕事が重要と考えています。「全ての仕事が重要 = どの仕事も重要でない」という状況になっていることに気がついていないので、結果的に多大な時間を浪費することになります。
1人でできる作業には必ず限界があるものです。仕事を任された時に「申し訳ございませんが、今は手が足りません」と断るか、事前に部下や同僚などに仕事を触れないか考えてみましょう。「仕事が終わらないこと」が1番よくないことと意識してみてください。
1つ1つの仕事にかかる時間が計算できていない
常に時間に追い回されている人は、1つ1つの仕事にかかる時間を見積もりできていない人が多いです。「1つくらい仕事を受けても問題ないだろう」という思考では、いつまでにどれくらい仕事が進んでいるのかイメージできません。
スマートに仕事をこなす人は常に時間の見積もりをしています。「この仕事は最大でも○時間あれば終わるから、次の仕事には○日から取りかかれるな」という風に、先を見越して仕事量を調整していきます。
バタバタするのが嫌と感じるなら、まずは自分が抱えている仕事に対して大体何時間ほど必要になるのか明らかにしてみましょう。時間を計算する時は予備として2時間ほど多く見積もっておくことで、前倒しで仕事を進めていくことができます。
計画を立てるだけで実行力がない
しばしば見かけるのが、計画を立てたものの実行に移さないタイプ。このタイプは入念に計画を立てて綺麗なスケジュールを作成するにも関わらず、計画を立てることに満足して終わってしまうことが多いです。
タスク管理アプリや最先端のスケジュール管理術を熟読して、バッチリ仕上げたプランも実行しなければ意味がありませんよね。どんなに良いツールを使ったとしても実行力のない人が手にすれば宝の持ち腐れになってしまいます。
計画は実行するからこそ立てる意味があります。どんなに美しくてまとまったスケジュール帳を作成しても計画を立てるだけでは不十分です。「いつも行動に移せないんだよなぁ」という人は、スケジュール管理はほどほどにして実行することに注力してみてください。
常にまとまった時間が必要だと思っている
時間に追われる人は、時間の使い方が下手な人が多く、ちょっとした時間を活用できていません。「仕事はまとまった時間を作ってガッツリ集中してたるもの」というような固定観念に縛られている場合があります。
しかし、1日の中でまとまった時間を作るのは意外にも難しいものです。そのため、いつになっても仕事に取りかかることができず、時間だけが過ぎていきます。マルチタスクになりがちな現代人が1つのことに集中するのは簡単ではありません。
この問題を打破するには、細切れの時間を有効活用することです。ちょっとした空き時間でも進められる仕事はないでしょうか？やるべきことが明確になっていれば、少しの時間でも仕事を確実に前に進めて行くことができます。
時間に追われる人はそもそも起きるのが遅い
時間に余裕を持てない人の中には、そもそも起床する時間が遅い人もいます。「ギリギリまで寝ていたい…」そういった思考では、仕事を効率的に仕上げる時間を作ることができません。休日は特に起きるのが遅くなってしまい、常に時間のない状態が続いてしまいます。
起床する時間に余裕がないと忘れ物をしがちになります。大切な資料などを家に置きっぱなしのまま出勤してしまった経験のある人も多いはず。仕事・プライベートを問わず、余裕を持って起きることは生活の質の向上に繋がります。
また、朝一番は人間が最も生産性を発揮できる時間とも言われています。1日の中で最も大切と思うことを朝一番にやるのは集中力の観点から見てもおすすめです。今ままで時間に余裕がなかった人は、朝1時間でも早く起きてみると生活を変えることができるでしょう。
各仕事に優先順位をつけられていない
1つ1つの仕事に対して優先順位をつけられない人は、時間に追われる傾向にあります。雑務から重要な資料作成まで、仕事には様々な種類があります。ここで「何を1番優先すべきか」を考えられないと計画も立てることができません。
全ての仕事は基本的に早く終わらせるのが好ましいでしょう。しかし、同時にいくつもの仕事を抱えている場合は、その中で優先順位をつけられるようにならなければいけません。優先順位は締め切りや重要度などで変わってくるはずです。
各仕事を細かく見てみましょう。本当に重要な仕事はそこまで多くないはずです。締め切りがある仕事や会社にとって重要な作業は優先順位を高くすることで、次第にスッキリしたスケジュール管理ができるようになります。
自分の中で締め切りを設定していない
仕事にリミットを設けない人も時間に追われてしまいがちです。簡単な仕事でも「この仕事は○日の○時までに終わらせよう」というような「自分の中の締め切り」を設定しなければ仕事はどんどんたまっていってしまうでしょう。
テキパキ仕事を終わらせる人は、何をいつまでにするのかを明確にしていることが多く、不透明な時間管理を嫌います。「まぁ大体でいいか」という発想は仕事を進める上では、あまりおすすめできません。
会社や上司に「○日の○時までに完成させてくれ」と言われた場合、仕事のできる人は必ず納期よりも前に、自分の締め切りを作ります。納期に間に合わせることはもちろんですが、ミスを犯さず余裕を持って納品するには、納期よりも前に完成させておくのが良いでしょう。
大事な仕事を後回しにするクセがある
「この仕事は時間がかかるから、まずは簡単な仕事から手を付けよう」このように重要な仕事を後回しにする人は、常に時間に追われてしまう危険があります。簡単な仕事は、気分的にもハードルが低いため、ついつい先にやろうと思ってしまうものですね。
しかし、会社や上司から頼まれた大事な仕事を後回しにすると、結果として「時間のかかる仕事」がどんどん溜まってしまうことになります。このクセがついてしまうと、自ら符のスパイラルに入って行くのと同じです。
大事な仕事こそ前倒しで作業を進めるべきなのは明らかですね。1日にまとまった時間が取れなくても、できるところから進めていけば納期よりも前に仕事を完成させることができるでしょう。
まとめ
今回は、時間に追われる人の特徴と改善策を紹介しました。「時間に追われる人 = 時間管理ができていない人」は、曖昧な感覚で優先順位をつけることもなく仕事をする人が多いです。その場その場で楽な仕事を選択していてはビジネスマンとして問題ありですね。
今後、キャリアアップを狙っていきたいなら、まずは時間管理ができる社会人になるべきです。計画性を持って仕事を進めることができれば、会社からの信頼度や評価も上がっていくことでしょう。
時間のかかる仕事は前倒しで進めて、簡単な仕事はスキマ時間を使ってサクッと仕上げる。このような感覚で面倒なものこそ先送りにせずに、今すぐ始めてみましょう。時間に余裕のあるビジネスマンを目指して時間管理を徹底してみてください。
