職場の悩み

会議時間の短縮方法5選!会議の時間を上手に減らす方法とは?

会議がダラダラ続いて時間どおりに終わらない、毎日会議を開いていて、自分の仕事を進める時間がない。会議の時間が長くて悩みを抱えている人は多いですよね。

意見が出ないまま無意味に時間が過ぎてしまったり、議論がかみ合わないまま会議が続いてしまったり、そんなふうに非効率な会議にうんざりしていませんか。

でも、会議時間を短縮する方法をきちんと押さえておけば、会議時間は短くすることはできるんですよ。ぜひ今からご紹介する方法を上手に取り入れて、会議の時間を短縮させ、あなたの仕事の生産性を高めてくださいね。

会議時間を短縮するための第一歩!あなたの会議時間を計測してみよう

会議の時間を短縮するためのはじめの一歩として、まずはあなたの会議の時間を計ってみてください。なんとなく、会議が長くて嫌だなと思っているかもしれませんが、実際にどれだけの時間がかかっているかを知ること大切です。

昨日の会議の時間は何分間だったか、一週間に何分の会議に出ているか、記録をとってみましょう。改善するためには、現状を把握することから始めることが大切です。

会議の時間を計測してみることで、どの会議にどのぐらい時間がかかっているのかというのが一目で分かるようになりますよ。最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、会議の時間をメモするだけなのでやることはとても簡単ですよね。

会議時間の短縮方法5選!だらだら続く会議の時間を減らすコツとは?

会議というのは、何も考えずに開いてしまうと、必ず時間が長くなってしまうものです。だらだら続く会議ってとてもたくさんありますよね。

会議に長い時間をかけたからといって、いい議論ができるわけではないですよね。短時間で会議を行うからこそ、会議の時間を濃密にすることができるんですよ。

短時間で充実した会議ができるよう、会議の時間をうまく短縮していきましょう。

具体的な方法を5つご紹介するので、使いやすそうなものを試してみてくださいね。きっとあなたの会議時間を短縮することができますよ。

会議の前に会議に使用する資料を送付しておこう

あなたは会議を開くときに、事前に資料を送付していますか。もし、資料をその場で配布している方がいれば、必ず事前に送付するようにしましょう。

資料を読むためには時間がかかります。せっかく会議でみんなが集まっている状態なのに、それぞれが資料に目を通している時間というのはとてももったいないですよね。会議の前には事前に資料を送付して、会議に参加する人たちに読んでおいてもらうようにお願いしてください。

送付するときのポイントは、できるだけ資料を短くすることです。あまり長い資料を送ってしまうと最後まで読む気がなくなってしまうので、簡潔にまとめておきましょう。さっと読めるぐらいの分量で送ることが大切ですよ。

会議をどんな内容と順番で進めるのかスケジュールを立てよう

会議を開くときに、とりあえず議題を決めて、参加者を集めてしまえば、後は勝手に会議が進んでいくと考えてはいませんか。会議の運営者がスケジュールを立てずにその場の流れで進めてしまうと、会議時間が長くなりがちです。

前もって、会議をどのような内容で行い、それぞれどのような順番で進めていけばいいのかスケジュールを立てておくようにしましょう。各トピックについて、時間の見積もりもしておくといいですね。

スケジュールに沿って会議を進めていくことができれば、後半になって時間が無くなり慌ててしまうということもなくなりますよ。参加者も会議の流れが分かっていると、スムーズに議論が進められるようになりますね。

本当に必要な人にだけ会議に参加してもらおう

あなたは会議にたくさんの人を呼んでしまってはいませんか。念のためこの人もいれておこう、この人ももしかしたら関係しているかもしれないので呼んでおこう。気づいたら参加者がどんどん増えているかもしれません。

でも、本当にその会議にその参加者は必要でしょうか。参加者が増えるほど、会議の時間は長くなりがちです。開始時間に全員集まらずに開始が遅れたり、いろんな人が発言してなかなか議論が終わらずに会議時間が長引いたり、ということが起こりやすいですよね。

本当に参加してもらう必要があるのは誰なのか、ということをよく考えて会議の参加者は選んでくださいね。

会議を予定通りに進めるためにタイムキーパーを用意しよう

会議の場で、何かを発表してもらうという場面は多いですよね。そして、5分で発表してくださいと伝えていても、発表する側は言いたいことが多く、ついつい時間を延長して話してしまいやすいです。

1人の発表が3分長くなっただけでも、それが5人いれば、15分間会議時間が延びることになります。会議を予定通り進めるためには、タイムキーパーを用意しておくのがおすすめですよ。時間になりましたと一言伝えるだけで、会議の進行がぐっとスムーズになります。

タイムキーパーを用意して、時間をきちんと測ることで、会議が長引く心配がなくなりますね。

会議はイスに座って行うのではなく、立って行おう

会議は会議室に集まって、椅子に座って行うものだ、そんな思い込みを持っている方はいませんか。椅子に座って行う会議しか参加したことがないという方もいるかもしれません。

でも実は、会議というのは立って行うほうが、時間を短縮できることもあるんですよ。椅子に座っていると、ついついダラダラしてしまいやすいですよね。立って行うことで、まず会議を短時間で終わらせようという運営の意思表示になります。

そして、それほど長く立っていることができないので、効率よく終わらせようと自然に考えることができます。だらだら続く会議室に悩んでいる方は、一度立ったまま会議をしてみてくださいね。

会議が終わったら、議事録を作って次の会議にそなえよう

会議が無事に終わったら、そこで一安心というわけではありません。会議は一度で終わらず、何度か同じ議題で行われることが多いですよね。

せっかく会議で話がまとまったのに、次の会議の時にみんながその内容を忘れてしまっていると、会議はいつまで経っても終わりません。会議が終わったら、必ず議事録を作って参加者に送付しておくようにしましょう。

参加者が議事録を読むことで、今回の会議内容が共有でき、次の会議への準備もしやすくなります。議事録を作ることが少し面倒に感じる方もいるかもしれませんが、結果的に効率の良い会議運営ができますよ。

まとめ

会議というのは、長い時間をかければ、それだけ良い議論ができるという訳ではありません。短時間で効率的な会議ができるよう、会議時間を短縮する5つの方法をぜひ取り入れていきましょう。

一つ目は、事前に会議の資料を送付しておくこと、二つ目は、会議のスケジュールを立てておくこと、三つ目は、会議の参加者を厳選すること、四つ目がタイムキーパーを用意しておくこと、そして五つ目が椅子に座らずに立って会議を行うことです。

また、会議が終わったら次の会議に備えて議事録を作っておくようにしましょう。次からの会議も短時間で進めることができますよ。

自分に取り入れやすい方法を試してみてくださいね。会議時間を短縮して、効率よく仕事を進めていくようにしましょう。

あわせて読みたい!