仕事があふれて帰れない、自分が抱えている仕事が今どうなっているのか自分でもよく分からない、そんな風に頭を抱えている人はいませんか。自分ではタスクを管理しているつもりでも、全然スケジュール通りにいかないこともたくさんありますよね。
実は、タスク管理がうまくいかない原因というのは、大きく３つあります。誰もがはまりやすいポイントなので、注意が必要です。
それぞれの原因に応じた対策も詳しく解説していますので、確認してみてください。タスク管理は、はじめは難しいと感じるかもしれませんが、コツさえつかめれば大丈夫です。あなたの仕事の効率がどんどん上がっていきますよ。
もくじ
そもそも自分がやるべきタスクをすべて把握できていない
あなたは、今自分が抱えているタスクを、全て把握できていますか。もしかしたら、自分がやらないといけないことが、自分でもよくわからなくなっているという方がいるかもしれませんね。
タスクというのは、毎日の仕事の中で変化していきます。新しいタスクが入ってくることもあれば、今やっているタスクが完了することもあります。
自分がやるべきタスクをきちんと把握できていないと、当然タスク管理はうまくいきません。タスク管理の第一歩として、必ずタスクはすべて把握できるようになりましょう。
もし今自分がやるべきタスクがわからないという方がいれば、次の二つのことを試してみてくださいね。
今抱えているタスクをすべて紙に書きしてみよう
紙に書くというのは、自分の頭の中を整理するために、とても効果の高い方法です。今抱えているタスクは何かなと頭で考えるのではなく、全て紙に書き出してみてください。
最初は、なかなかうまく浮かんでこなくて、少ししか書くことができないかもしれません。でも、とにかくあなたの頭に浮かんだタスクをどんどんどん書くようにしてください。書いていくうちに、思い出してくることが色々とあるはずです。
例えば、経理に経費精算の書類を送付するというタスクを書き出したときに、そういえば領収書を探さないといけないんだったということが思い出されるかもしれません。
紙に書き出すことができれば、あなたが今抱えているタスクを一覧で見ることができるようになります。この紙を眺めているだけで、自分の頭が整理されることに気づきますよ。
新しいタスクがでてきたら、必ずメモしよう
忙しく仕事をしているときは、新しいことを頼まれてもついつい忘れてしまう事ってありますよね。また逆に、仕事を中断して急ぎで言われた仕事をしているうちに、それまでやっていた仕事のことを忘れてしまうということもあるかもしれません。
新しいタスクが追加されたときは、必ず自分のタスクリストにメモするようにしてください。自分の頭を信用してはいけません。あなたただけではなく、人間の頭というのは忘っぽくできています。
覚えておこうとしても、どこかで必ず忘れてしまいます。新しい用件を何か頼まれた時は、必ずその場で紙にメモして忘れないようにしましょう。タスクがすべて書かれたメモがあるだけで、仕事の進め方がスムーズになりますよ。
タスクを大雑把にしか管理することができていない
タスクは全部書き出して把握することができているんだけど、なぜかうまく仕事が回っていかないんだよな、と思っている方は、もしかしたらこれが原因かもしれません。それはタスクを大雑把に管理してしまっているということです。
あまり大きなタスクのくくりで管理していると、その中での細かな期限に対応ができなくなりやすいです。また、自分がどこまでやったのかも分かりづらいという欠点があります。
タスクを大雑把にしか管理することができていない人は、次の二つの対策に取り組んでみましょう。
タスクを細かなステップごとに分解してみよう
今あなたが抱えているタスクを、細かなステップごとに分解してみましょう。ステップに分けて管理することで、管理がしやすくなりますよ。
例えば、「今月の営業実績をまとめて上司に報告する」というタスクがあったとします。このタスクには、とてもたくさんのステップが含まれています。細かく分解してみると「上司との打ち合わせ時間を予約する、自分の営業実績を集計する、パワーポイント資料にまとめる」というステップが出てきそうですね。
こんなふうに細かくステップに分解すことで、それぞれのタスクを管理しやすくなります。あまり大雑把にしていると、なんとなくまだ時間があるから大丈夫だろうと考えて、直前で焦ってしまうことになりがちです。
できるだけステップごとに分解できないか、一度タスクを見直してみてくださいね。
タスクのステップごとの進み具合を把握しよう
タスクをステップごとに分解して書き出すことができれば、次はその進み具合を把握していくようにしましょう。タスクが完了したかどうかしか気にないという方がいますが、それではタスク管理はうまくいきません。必ずタスクには途中経過の状態があるはずです。
このタスクにはまだ全く手をつけていない、このタスクは今半分くらいまで進んでいるなど、それぞれの進み具合を自分で確認してくださいね。この確認を行うことで、それぞれのタスクについて、落ち着いて見直す機会にもなります。
タスクの進み具合が分かっていると、自分のタスクをしっかりと把握できている状態になります。タスクを書き出すことに満足してしまうのではなく、それを上手に活用していくのが大切ですよ。
タスクの優先順位をつけることができていない
タスクを書き出すことはできたし、ステップごとにも管理できている、それにもかかわらずうまくタスク管理ができない。そんな方は、タスクの優先順位をつけることができていないのが原因かもしれません。
タスクは出てきたものからやればいい、というものではありません。2つ以上のタスクを抱えているときは、どちらのほうが優先順位が高いのか、というのを考える必要があります。
優先順位をつけることで、どのタスクから取りかかればいいのかが分かるようになりますよ。
どのようにして優先順をつけていけばいいのか、2つの対策をご紹介しますね。
いつまでにタスクを完了させる必要があるのか、期限を考えよう
タスクをいつまでに終わらせる必要があるのか、その期限をそれぞれのタスクごとに考えてみてください。このタスクの期限は来月末なのでまだ余裕があるな、このタスクは今日中に完了しないといけないのですぐに取り掛かる必要があるな、などタスクごとに様々な期限があるはずです。
タスクの完了期限が分かると、自然と優先順位が決まってきますよね。
もしかしたら期限がはっきりと決まっていないというタスクもあるかもしれませんが、そのときは、大体の目安を書いておけば十分ですよ。大切なのは細かな期限を書くことではなく、他のタスクと比べて優先度が高いのかどうかを考えることです。もしかしたら、期限が決まっていないタスクは、優先度が低いという判断ができるかもしれませんね。
タスクを完了させるために必要な時間の見積もりをしよう
タスクの優先順位を考えるためには、期限のほかに、どの程度そのタスクに時間がかかるのかという見積もりも大切になります。例えば、期限が今日でも10分で完了するタスクであれば、今すぐ急いでやる必要まではありませんよね。
逆に、期限が2週間後であっても、自分がそのタスクに対応するために長い時間がかかるのであれば、できるだけ早めに取り掛かる必要があります。
タスクを管理するときは、事前に自分がかかる時間の見積もりをするようにしてくださいね。もし、見積もりをどうやってすればいいのか分からないという人は、日ごろから時間を計っておくといいですよ。
自分が似たようなタスクに対してどのぐらい時間をかけているのか分かれば、簡単に見積もりができますね。
5分で終わるタスクは、管理するのではなく今すぐ終わらせてしまおう
タスクをすべて書きだしていくと、あまりにもたくさんのタスクが溢れてしまって困ってしまったという方がいるかもしれません。タスクを管理するために、長い時間がかかってしまっては本末転倒ですよね。
そんなときは5分で終わるタスクであれば、管理はせずにすぐにやってしまうということを、ルールとして決めてしまうのがおすすめですよ。5分で終わるタスクなら、紙にメモして期限などを書いている時間のほうがもったいない気がしますよね。
紙に書きだす暇があれば、簡単なタスクはさっと終わらせてしまいましょう。こうすることで、細かなタスクがたまらずに、より簡単にタスク管理ができるようになりますよ。
時間のルールは3分でも10分でもいいので、自分がやりやすいと思う時間を決めてくださいね。
まとめ
仕事をたくさん抱えている人は、上手にタスク管理ができずに悩むことが多いですよね。でも、仕事が多い人ほど、タスク管理はとても重要です。
タスク管理がうまくいかない原因としては、三つあります。一つ目がタスクを全て把握できていないこと、二つ目がタスクを大雑把にしか管理できていないこと、三つめがタスクの優先順位を決めることができていないことです。
まずはタスクを紙に書き出して、全て把握し抜け漏れなく把握するようにしましょう。そして、できるだけステップごとにタスクは管理して、その進み具合を確認してください。タスクの期限やそれにかかる時間の見積もりをすることで、優先順位も付けられるようになりますよ。
タスク管理を上手におこなうことで仕事の効率が高くなるので、ぜひ取り組んでくださいね。
