職場の悩み

オフィスデスク周りをきれいにする3つの理由|片付け4つのステップ

あなたのオフィスデスク周りはきれいですか?誰が見ても、何がどこにあるのかすぐに分かる。余計なものが何もない机の上は、きれいに整理整頓されていて、ほこりもない。デスクがきれいな人は仕事ができそう。

そんなきれいなオフィスデスク周りに憧れるなら、今回の記事は必見です。なぜきれいだと良いのか3つの理由と、実践できる片付けの4ステップをご紹介しています。

これを読めば、あなたもきれないオフィスデスク周りを実現できるはず!

オフィスデスク周りをきれいにする3つの理由

オフィスデスク周りがきれいだと、なんだか仕事ができそうに見える。反対に、散らかっていると、仕事ができなさそうに見える。なんとなくそう思っているこの考えは正解です。

実際にデスクが綺麗な人は仕事ができます。上司や先輩からの信頼も得られるので、仕事をまかせてもらいやすくもなります。

他にも、必要なものがサッと取り出せるので、探しものをする無駄な時間がいりません。そして、邪魔なものが机の上に出ていないので集中できます。

オフィスデスク周りをきれいにすると、良いことはたくさんあります。今回は3つの理由に注目してご紹介します。

オフィスデスクがきれいだと好印象

オフィスデスクは、あなたの顔とも言うべきものです。机の上が散らかっているのを上司や同僚は通りすがりに見ています。

オフィスデスクやその周りがきちんと整理整頓されていて、掃除も行き届いていると、それだけで仕事ができそうに見えます。きれいなデスクだと、この人に仕事をまかせても大丈夫という信頼感につながります。

一方で、デスクが散らかって、隣の席まで物がはみ出している人は、仕事ができなさそうに思われます。大事な資料を渡すのもためらってしまうかもしれません。

いつ誰に見られても大丈夫なように、オフィスデスク周りはきれいにしておきましょう。

必要なものをすぐに取り出すことができる

オフィスデスク周りが片付いていると、必要なものを必要な時にすぐに取り出すことができます。散らかった机ではペン1本さえ探せなくて、電話応対の時に焦ってしまうこともあるでしょう。

散らかりすぎて置いた場所がどこだったか分からない状態では、探すための時間がかかってしまいます。1つ探して、また次に何か探してという作業を繰り返していると、1日の多くの時間を無駄にしてしまいます。

物の定位置を決めて、いつも同じ場所に置いておく。使ったら元に戻す。1日の終わりに物を引き出しにしまう。基本的な片付けをしておけば、必要なものがすぐに取り出すことができます。

邪魔なものが視界に入らないから集中できる

机の上には資料やペン、メモや付箋などいろんなものが散らかっている状態では仕事に集中できません。パソコンの画面を見ながらも、机の上にあるいろんなものが気になってしまいます。

普段から片付けが苦手な人は、散らかっていても悪影響がないと思っている人もいるようです。しかし、実際は無意識のうちに、散らかっている状態は視覚情報として取り込まれ、ストレスを感じています。

仕事に集中するためには、必要最低限のものだけを机の上に置くようにしましょう。そして邪魔なものが視界に入らないように、オフィスデスク周りの環境を整えることです。

片付けができる簡単な4つのステップ

オフィスデスク周りをきれいにしておく3つの理由が分かったところで、実践です。片付けが苦手な人でも簡単にできる4つのステップです。

まずは、物を全て箱に出します。そして必要かどうか判断します。机の上が何もない状態で拭き掃除をします。最後に物の定位置を決めて片付けます。

簡単なステップですが、これを実践してきれいなデスクになると、達成感を味わうことができます。そのきれいな状態を保ちたいと誰もが思うことでしょう。

4つのステップを1つずつ詳しく見ていきましょう。

机の上や引き出しのものを全て箱に出す

整理整頓をする際には、まず机の上や引き出しの中にあるものを全て箱に出しましょう。物を全部出さずに少しずつ片付けようとすると、きちんと片付けできずに終わってしまいます。片付けをしている間は、かなり散らかった状態になるので、時間がしっかりと確保できる時にしましょう。

物を出す際に、不要だと分かるものはすぐに処分します。例えば、ゴミやぐちゃぐちゃの紙が出てきたら、それは迷わず捨てることができます。

捨てるかどうか迷うものは、この時点ではまだ箱に入れておきます。物を全て出す作業に時間はあまりかけないようにするのがお勧めです。

必要なものと不要なものに分ける

一度、箱に出したものを必要か不要かに分けていきます。オフィスワークでは、紙の資料が大量に溜まっていくという職場がまだまだ多いかもしれません。

紙の資料は書き込みができるなど利点もありますが、長期的に保存するには不向きで場所もとります。そのため、古い資料で使わないものは処分する。新しい資料やよく使う資料はスキャンしてPDFにしておくことが良いでしょう。どうしても紙媒体で残しておきたいと思うものだけ引き出しにしまいます。

文房具は同じようなペンが何本もあるのを防ぐために、1本のペンを使い切ってから新しいものを使うようにしましょう。黒ボールペン、3色ボールペン、蛍光ペンなど用途が違うペンは良くても、黒ボールペンばかり何本も必要ありません。

布や除菌スプレーを使って掃除する

デスクは意外とよく汚れているものです。あるデータでは、職場のデスクはトイレの便座の400倍も汚いという結果が出たほどです。

デスクがもともと整理整頓できている人は、掃除もこまめにしているので問題ないでしょう。しかし、散らかっている人は、せめて片付けのタイミングでしっかりと掃除しておきます。

ぞうきんや布と除菌スプレーを使って机の上やパソコン、引き出しの中を拭き掃除します。アルコール除菌できるウェットティッシュなども販売されているので、利用すると手軽に掃除できます。物がなくなって掃除もすると、この後の整理整頓が楽しみになります。

よく使うものを目につきやすくて近いところに置く

掃除が終わったら、物の配置を決めていきます。この片付けの後には、このままの綺麗さが持続するように、使いやすい配置を決めることが大切です。

基本的な考え方は、よく使うものを目につきやすいところに置くことです。多くの仕事でメモやペンはよく使うものなので、机の上で手が届きやすい場所に置きます。

今取り組んでいるプロジェクトに関わる資料を机の上に一時的に置いても良いかもしれません。プロジェクトが終われば処分するか、引き出しにスペースを作るなどします。いつまでも見ないし使わない資料を机の上に出しておくことはやめましょう。

オフィスデスクをきれいに保つためにできること

オフィスデスクを整理整頓して、掃除をしたら、その状態を維持できることが理想です。せっかく片付けをしたのに、すぐに散らかってしまっては、次にまた片付けをしようという気持ちになるのは難しくなります。

では、オフィスデスクをきれいに保つためには、何をしたら良いでしょうか?1つ目は、デスクで何か食べないということです。

2つ目は、使ったら元の場所に戻すようにすることです。片付けをしても散らかってしまうのは、元の場所に戻さないからです。

3つ目は、不要なものはすぐにその場で捨てることです。不要だとわかっていても、とりあえずどこかに置いてしまうと、そのまましばらく放置してしまうでしょう。

お昼ご飯やおやつをデスクで食べない

職場によってデスクで食べることが禁止されていれば問題ありませんが、特に規定はない場合が多いかもしれません。食べくずが落ちているのは衛生的にも悪く、大事な資料を汚してしまうのも困ります。

お昼ご飯は電話当番などで、どうしてもデスクでとらないといけない場合以外は、別の場所で食べるようにしましょう。休憩室などが完備されている職場では積極的に利用しましょう。

3時のおやつが欠かせない人も、デスクで一目を気にしながら食べるよりも、別の場所で食べましょう。たった5分でもデスクを離れて別の場所に行き、間食することで満足感も得られます。

使ったら元の場所に戻すようにする

職場でも家でも、片付けた後に散らからないようにするには、元の場所に戻すことが鉄則です。片付けの際に定位置をしっかりと決めたものは元の位置に戻しやすくなります。

定位置を決めたけど、どうしても別の場所に置いてしまう場合は、その位置を変更した方が良いかもしれません。新しい定位置を決めて、その場所に戻しやすくなったかどうか数日試してみましょう。

定位置を決めるときは、いつもその物をどんなふうに使っているか思い出してみましょう。頭でイメージしながら最適な場所を見つけることができれば、きれいな状態が持続できる確率が高くなります。

必要なものかどうかすぐに判断する

散らかってしまうのは、不要なものが溜まっていくからです。必要かそうでないかの判断がその場ですぐにできるように練習しましょう。

明らかにゴミだと言えるものはすぐにゴミ箱に捨てられるように、使いやすい場所にゴミ箱がありますか?紙でもらった資料でも使う頻度が多くないようであれば、すぐにデータ化しても良いかもしれません。

大切なのは、何かを机の上に置いたり、引き出しの中にしまう前に、本当に必要なものか考えてから行動することです。この心がけをしていれば、必要なのか、不要なものかを判断する力がついてきます。

まとめ

オフィスデスク周りをきれいにする3つの理由と、片付けの4ステップをご紹介しました。いつも散らかったデスクで仕事になかなか集中できないと困っていた人は、片付けが自分にもできると思ったのではないでしょうか。

ちょっとした心がけで、オフィスデスクはすぐにきれいになり、その状態を保つことができます。家のように部屋がいくつもあったり、片付ける範囲が広くないので、片付けできない人でも取り組みやすい場所です。

今回の4ステップを活用して、あなたもきれいなオフィスデスクを目指してください。

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