仕事を進める上で会議は欠かせないものですが、いくら欠かせないとはいえ会議が多すぎると感じたことはないでしょうか。意味のある会議ならまだしも、ただ集まっただけの無意味な会議が続くとなれば、なおさら会議が嫌になるというものです。
習慣とは恐ろしいもので、どんなに中身のない会議でも「いつもそうだから」とあまり深く考えずに定例化している場合があります。目的もなくとりあえず集まるので、内容も井戸端会議のごとくあちらこちらへと話が飛んでしまいます。
そんな会議でもし「生産性の向上を！」と謳うなら、まずは会議を意味あるものにすることが先です。そのことに気づかないか、もしくは気づいていても言えないかのどちらかかもしれませんが、変える努力をしなければ現状は変わりません。
では、意味ある会議に変えるためにはどうすればいいのか、考えたい5つのポイントについてご紹介します。
もくじ
無意味な会議続きにうんざりしている人は多い
「会議こそ一番のムダな業務」と思っていても、「参加することに意義がある」とばかりに毎日無意味な会議を開いている現場は多いものです。
企画、営業、戦略、報告などなど、名目さえあればなんでもすぐに会議を開催。やるべき仕事は山ほどあるのに、無意味な会議に時間を取られるばかりの日々で、もうため息しか出ないという人も多いことでしょう。
とりあえず会議、会議のための会議と、会議に力を奪われて本来の能力が発揮できないのは辛いものです。中身が無意味とわかっているのに、わざわざ残業してまで会議に出席するのも不毛です。
参加者はそれなりに多くても、発言しているのはいつも同じ人ばかりで他のメンバーはウンウンとうなずくだけ。上司の思いつきで話がどんどんそれてしまっても、部下はなすすべもなく流れに身を任せるのみです。
そもそも会議なんてやる必要があるのだろうか
わざわざ集まってまでやるべきことがほとんどない会議に、一体どんな意味があるのか疑問に思うことでしょう。会議さえなければもっと生産性のある業務に時間を使えるのだから、会議なんてもうやめたほうがいいとさえ思うかもしれません。
まず結論から言えば、会社組織である以上会議は絶対的になくてはならないものです。組織として一致して目標に向かうためには、話し合いによる意思決定が欠かせないからです。
ただし、配られたレジュメを目で追いながら、当たり障りのない意見を述べるだけの会議は即刻なくなるべき無駄なものです。
会議に対するイメージが悪いのは、良い会議の進め方ができない組織が多いだけのことです。そうであれば、どうすれば会議を有意義なものにできるのかを考え、改善に向けて行動したほうが合理的でしょう。
本当に意味のある会議は目的がしっかりしている
有意義な会議にするためには、「会議の目的」を明確にし、十分な準備を行っておく必要があります。
そもそも会議とは、決定事項についての報告をみんなで聞くようなものではなく、目的についての意思決定を行う場所です。会議によって何を決定したいのかがはっきりしていれば、参加者も意見を述べやすくなるはずです。
「企画会議」や「営業戦略会議」など、一見それなりの目的があるように見える会議も、具体的な議題がなければ無意味です。本当に意味のある会議にしたいなら、何をどうしたいかという明確な議題を用意するべきなのです。
会議の目的が明確で、参加者全員がその目的を共有できているならば、建設的な意見交換が可能になります。参加者それぞれの立場から自由に発言できる雰囲気としっかりしたまとめ役さえいれば、会議は自然と意味のあるものになっていくでしょう。
クオリティの低い会議にはいくつもの共通点がある
思わずうんざりしてしまうような無意味な会議には、いくつもの共通点があるものです。よくあるのが、会議に方向性がなく単なる恒例の集まりになってしまっているという点です。特に話し合いたい議題もなく、「恒例だからなんとなく」との理由で開かれる会議は時間の無駄遣いです。
方向性が定まっている会議だとしても、社長や上司が流れを悪くしている場合も少なくありません。意に沿わない意見はすぐ却下し、自分の意見を押し付けている社長や上司がいるなら、参加者の意欲は一気になくなってしまうでしょう。
終了予定時刻を決めていなかったり、終了予定時刻に終わらなかったりする会議も悪い会議です。話し合いが長くなりすぎると論点が霞んでしまい、メリハリのない会議になってしまいます。
意味のある会議にするには参加者全員の協力が不可欠
会議の目的、開始と終了の時刻をしっかりと定め、万全の準備を整えていたとしても、参加者全員の協力がなければ会議は成功しません。率先して発言するのがいつも同じ人とならないよう、意見を求められたら積極的に発言するという意識を持つことが大切なのです。
誰かが意見を述べてくれると、次に意見を述べる人が「私も同意見です」と返すことも少なくありません。また、ベテラン社員の意見に反論できず、自分の意見を出せない若手社員もいるでしょう。しかし、会議を意味あるものにするためには、参加者全員が率直な意見交換をする必要があります。
意見を出しやすい雰囲気の会議にするためには、上司の立場にある人の発言を控えめにすることが有効な場合もあります。上の立場の人が先に意見を述べてしまうと、部下が意見を述べにくくなり、良いアイデアが出なくなってしまうかもしれません。
まとめ
無意味な会議は、やる気あるビジネスパーソンの気力をどんどん奪ってしまいます。長時間労働が問題視されていますが、会議の無駄を省いてより良い会議を開く工夫をすれば、不必要な残業を増やさずにすむのではないでしょうか。
1人が変わればすぐにすべてが変わるというものではありませんが、誰かが一歩踏み出さなければ無意味な会議が延々と続くことになりかねません。会議を意味あるものにすることは、会社をよりよくすることなので、積極的に提案して現状を打開するよう努力してみましょう。
意味のある会議を1度でも経験すれば、その価値がどれほど高いかが実感できるはずです。意味ある会議によって良い結果がもたらされるようになれば、さらに良い会議にしたいという気持ちを高めることもできるでしょう。
