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尻込みしない!転職先の内定を辞退する時の伝え方5つのポイント

「内定先が複数決まった」「内定先が決まっても素直に喜べず迷いがある」など、転職先の内定を辞退する理由は様々あると思います。内定が決まるまでの期間、自分はもちろん、先方の会社や転職エージェントにはたくさんの時間と労力を割いてもらっているはずです。

相手にとっては悪い知らせなので伝えるのはすこし勇気がいりますね。内定を辞退する理由をスマートに伝えて、うまく会社や転職エージェントに納得してもらうにはどうしたらよいのか。5つのポイントにまとめて紹介します。

転職先の内定を辞退する連絡は必ずしよう

内定を辞退することを決めたら早めに連絡をいれるようにしましょう。期間の目安は、どんなに遅くとも内定が決まってから2~3日以内が適切です。先方は自分のために社員の募集をストップしている可能性があるので、連絡をしないでそのままというのは多大な迷惑をかけてしまいます。これは絶対にしてはいけないタブーです。

後味の悪い内定辞退のしかたは先方に迷惑をかけるだけでなく、自分で自分の信頼に傷をつけることにもなります。気の小さい人は特に、早めに内定辞退をしっかりと伝えることが自分に自信を持つことになり、気持ちも軽くなります。何かを辞退する際に、必ずしかも早めに連絡するというのは、ビジネスマナーとしても大切なことです。

内定辞退の連絡はまず電話、次にメール

メールはお互い都合の良い時に送受信できますが、先方がメールに気づくのが遅れる場合があります。直接内定の辞退を伝えるのは勇気がいるかもしれませんが、まずは電話で連絡を入れるようにしましょう。メールよりも電話で直に話したほうが誠意が伝わりやすく、相手の不満や怒りにもすぐに謝罪することができます。

メールのほうが便利に思えますが、電話だと数分で伝えきることができるのも利点です。電話してもつながらなかった場合はすぐにメールを送りましょう。メールを送った場合でも、あとでメールを読んでもらえたのか電話で確認することが必要になります。

内定承諾書や入社承諾書などの誓約書を提出した後の内定辞退は、さらにお詫びの手紙を送るのがベストです。

内定辞退の連絡は適した時間帯を選ぼう

内定を辞退する電話は早めにするべきですが、会社への配慮を忘れずに時間帯は選ぶようにしましょう。電話に適切な時間帯は10時~12時、14時~16時頃です。あらかじめ連絡を取りやすい時間帯を聞いている場合は、その時間帯を狙って電話をかけるようにしましょう。なぜこの時間帯を選ぶのかというと、避けたほうが良い時間帯が3つあるからです。

まずは朝の勤務開始の前後1時間は、どの会社もミーティングやメールチェックなどで忙しいので避けるようにしましょう。次にお昼休みの時間帯から午後の始業直後も、休憩のために外に出ていたり忙しい可能性が高いですし、そもそも休憩の邪魔になるので配慮したいところです。そして終業の前後1時間もその日の業務の取りまとめの時間帯なので忙しく、終業後はすでに退社している可能性が高いので避けるようにしましょう。

転職先の内定を辞退する理由をまとめておこう

内定を辞退する連絡を入れる時、一身上の都合でと理由を伏せても先方に辞退の理由を聞かれることがあります。聞かれない場合は伝える必要はないのですが、もしも聞かれた際にきちんと答えられるように、内定辞退の理由をまとめておきましょう。

理由によっては交渉の余地ありと思われて、引き止められることもあります。自分の気持ちを素直に伝えると同時に、先方が納得できる理由を説明することも大切です。たとえば「転職活動をしていて、別の業種に適性を感じるようになった」「内定をいただいた職種とは別の職種の方が自分のやりたいことに近い」「地元で内定をもらい、生まれ育った地域に貢献したい」などの理由に、最後まで悩んだが決断したことと、謝罪と感謝の気持ちをあわせて伝えましょう。

たとえ本音でも、内定をもらった他社のほうが待遇がよかったなど相手を不快にさせる理由は避けましょう。また、回答は義務ではないので、根掘り葉掘り聞かれた場合は「これ以上の回答は遠慮させていただきます」と答えましょう。嘘をつくよりずっと誠実な対応です。

転職エージェントへ内定辞退を伝える流れ

内定を辞退すると、転職エージェントから引き止められることがよくあります。転職エージェントは転職者を紹介することで会社から利益を得ていることと、内定辞退の責任が転職エージェント側にいくことが主な理由です。今後も転職エージェントにお世話になる場合は特に誠実さを忘れないように内定辞退を伝えましょう。

できれば内定辞退の連絡を突然入れるのではなく、内定辞退の可能性を感じた時点で相談をもちかけておくようにしましょう。もしかしたら転職エージェントはあなたの悩む問題を解決する提案をしてくれるかもしれません。

結果的に内定辞退となっても、転職エージェントは企業側にも転職者側にも何らかのアクションをとったということで、企業側の理解が得やすくなります。

また、転職エージェント経由で企業側に内定辞退の連絡は伝わりますが、あなたからも企業へ内定辞退の連絡は入れるようにしましょう。

まとめ

転職先の内定を辞退する連絡は早めに入れましょう。まずは電話をかけて、つながらなければメールで伝えます。電話する時間帯は先方が忙しくない時間を選び、メールで伝えた場合も後でメールを読んでもらえたか確認の電話を入れるようにします。入社承諾書を提出した後の内定辞退なら手紙も書きましょう。もちろん、転職エージェントにも同じように内定辞退の連絡は必要です。

内定を辞退する理由を聞かれたり引き止められることもあるので、自分がなぜ内定を辞退したいのか、理由をきちんと考えて伝えられるようにしておきましょう。

辞退したらそこでその会社とは今後かかわらないだろう、などとは思わないでください。広いようで狭い社会。今後転職した会社が、あなたが内定を辞退した会社と取引することだってあるんです。ご紹介した5つのポイントに気を付けて、誠実に内職辞退を伝えるように心がけましょう。

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