職場の悩み

ついうっかりにご用心!思い込みでミスしないための8つの対策

仕事をする時、思い込みで作業してしまって、ミスをしてしまうことがあります。ミスはすることも問題ですが、その後のフォローなどに時間がとられ、他の業務が進まなくなることも問題です。

業務を始める前に理解の統一を図ったり、わからないことがあったら事前に確認したりすることなどで、ミスの頻度を少なくしたり、なくしたりすることが可能になります。

ぜひ、これからご紹介する8つの対策を参考に、ミスをしない習慣を身に付けていってください。

仕事開始前に疑問点は解決しよう!

疑問点は途中で解決すれば良い、と見切り発車で仕事を始めると、後から修正が入って

二度手間になる可能性があります。ですので、仕事を始める段階で疑問に感じたことは、先に質問して解決しておきましょう。仕事中に疑問に思ったことも、その時点で解決します。

上司や先輩などに資料の作成を頼まれた場合なども、自分の思い込みで作成してしまうと、必要なものと違っていて、やり直しになる可能性があります。

作成する前に、その資料はどういう目的で使うのか(例えば、取引先に提案書として提出)、どういう形式で作成すればよいのか(例えば、A3サイズ1枚で横向き印刷)、何部必要なのか、いつまでに作成すればよいのか、などを確認しておけば、誤認識を防止することができます。

聞き間違いがないよう、証拠はデータで

電話や口約束のみの場合、「言った言わない」と後から問題になるケースや、発音が似た言葉(例えば、放送と包装など)や金額などを聞き間違う可能性もあります。その場合、メールや紙で証拠を残しておけば、そのトラブルを未然に防ぐことができます。

上司からの指示は紙に記入してもらうかメールで受ける、取引先から価格変更などの電話があったら、「同じ内容をメールかFAXでも送っていただけますか?」とお願いしてみると、思い込みによるミスはなくなるでしょう。

上司が紙に記入するのがわずらわしい場合は、代わりに紙に記入し、内容に間違いがないかチェックしてもらうという手もあります。重要なメールは間違って削除しても大丈夫なよう、プリントアウトして保管しておくと良いかもしれません。

文字よりイメージ化で相互理解を深めよう

文字のみが羅列された説明を読んだだけでは、内容が間違って伝わるケースや読み間違いなどが発生するケースがあります。文字を図や写真などに置き換えて説明することにより、頭でどういう内容かあまり考えることなく、視覚的に短時間に理解することが可能になります。

脳の働きの関係で、聞いたことや読んだ情報は内容を忘れやすく、画像などを見た記憶は頭に残りやすいそうなので、ちょっと入り組んだ仕組みなどは、図などで説明するようにしましょう。

図はExcelやWordの挿入タブの図形やアイコンなどを使用したり、写真はストックフォトサイトのフリー画像などを使用したりすると良いかもしれません。会社によっては、有料のストックフォトサイトと契約している場合もあるので、使うことができないか確認してみましょう。

用語集で言葉の理解を統一化しよう

複数の担当者がいる仕事にも関わらず、その作業の際に使う言葉の認識が、人によって異なっている可能性もあります。その場合、その言葉がどういう内容を指しているのか判断するための用語集を作成して担当者に配布すれば、全員が共通の認識を持つことができます。

用語集には、用語名とその意味を書きます。新しい用語が追加になる可能性があるので、元データはExcelなどで管理すると良いでしょう。用語の表示順は、あいうえお順や似た言葉順、関連業務順など、使用目的により工夫してみてください。

用語集があれば、はじめて作業する方でも、あまり質問しなくても作業を行うことが可能になります。その分、教える方も他の業務に時間を割くことができ、一石二鳥です。

マニュアルを作成して、作業の共通化を図ろう

業務に関するマニュアルを作成することで、まだ仕事を引き継いだばかりの不慣れな担当者でも、実際の担当者と同じレベルで作業を行うことが可能になります。マニュアルは常に最新の情報を盛り込んだ状態に更新しましょう。

経験者が以前、どのようなミスをしてしまったのか、この項目は間違えやすいのでこういう点に気を付けよう、などの情報をマニュアルに記述しておけば、ミスは発生しにくくなります。

前担当者が退職した場合などを除き、まずは実際の担当者が作業する様子を引き継ぐ人に見てもらって、その後、実際に作業してもらうほうが良いでしょう。作業でわからないことがあれば、随時質問してもらいます。

担当者が不在の場合、誰に質問するのかなども事前に決めておけば、もしやり方に迷った時も、思い込みで作業を行わずに済みます。

チェックリストを使い、作業の段取り確認を行おう

1人の担当者がメインで行っている作業の場合、慣れるにしたがって、マニュアルや手順通りでなく、自分なりの解釈で仕事を行ってしまうことがあります。

そのため、思い込みで必要な作業を行わなかった、間違った作業を行ってしまった、といったミスが発生する可能性もあります。それを防ぐには、必要な作業のチェックリストを作成し、作業を行った時点でチェックをつけるようにすると良いでしょう。

上司にも作業の進捗状況を把握してもらうためには、そのチェックリストをバインダーやファイルなどにはさみ、退社前に上司のデスクに置いて、目を通してもらうようにすると良いかもしれません。

翌日出社したら、チェックリストを上司のデスクから回収し、当日分のチェックを行います。チェックの方法としてレ点をつける方法もありますが、作業した日付(時間)を記入することで、どういう順番で作業を行っているかが一目でわかるようになります。

報告・連絡の基準をあらかじめ決めておこう

自分では解決できないミスをした場合、事実の代わりに希望的観測を報告すると、被害を拡大させてしまう可能性があります。

そのような二次被害を防ぐために、ミスをしたらどのタイミングで連絡するか、どういった方法で報告するか、誰に報告するか、どういった内容を報告するか、などを事前に決めておけば、ミスを最小限に食い止めることができます。

至急対応が必要な場合は、口頭か電話で連絡することになると思います。もし、メールで連絡する場合は、不達になったり、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、相手が不在で確認していなかったり、というケースがありえます。ですので、後からメールの内容を確認したか、連絡をとるようにしてください。

人に仕事を依頼する時は、最後まで責任を

自分の業務が立て込んでいる時に他の人に仕事をお願いしたり、取引先や他部署の方などに仕事を依頼したりする機会があります。その時はまず、依頼する段階で、相手にお願いする内容や目的、納期などを伝えます。その段階で、何か疑問点がないか確認してもらうようにしましょう。

取引先に関しては、実際の締切日よりも早めに納期を設定しておくと、もし納期までにデータが送られてこない、などのトラブルがあった場合でも、対処することができます。

他の人に仕事を頼んだ場合は、進捗状況の確認を怠らないようにしましょう。もし、依頼者が依頼した通りに作業を行わなかった場合でも、自分の責任になります。しかし、あまり頻繁に状況確認を行うと相手を信用していないと思われてしまう可能性があるので、確認はほどほどにしましょう。

まとめ

業務にミスはつきものですが、これら8つの対策を心がけるだけで、ある程度ミスを減らすことができます。最近は、社員が行っていた仕事を派遣社員、契約社員、アルバイトに引き継ぐケースなどもありますが、マニュアルやチェックリストなどを作成することで、業務経験のあるなしに関わらず、同じレベルで業務を行うことが可能になるかもしれません。

思い込みミスは、職場のコミュニケーション不足が関係しているケースもあるので、業務に関しては、職場の方と密に連絡をとるようにしてください。また、人に依頼された仕事であっても、自分の仕事だからミスの責任は自分で持つ、という意識を培うことで、ミスを減らしていくことができるかもしれません。

ぜひ、今回ご紹介した対策を実際の業務に生かして、ミスを減らしていってください。

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