職場の悩み

少ない労力で大きな成果を!生産性を向上させるための4つの方法とは

 

仕事をしていると、「生産性」という言葉を様々な場所で耳にするのではないかと思います。生産性というのは企業が持っている様々な資本や資産からどれくらいの効率で価値を生み出すことができるのか、といった意味を持つ言葉です。

生産性が向上すれば勿論メリットも大きいのですが、実際に職場の生産性を上げるのはそう簡単ではありません。この記事では、生産性が低下してしまう原因や生産性を上げるための方法等をご紹介します。

「生産性が上がらない・・・」生産性が低い職場は何が原因?

生産性が上がらないということは業務効率が悪いということになり、ひいてはその部署全体の評価も士気も下がってしまいます。そのため、管理職の役割として、なるべく生産性を下げずにチームのモチベーションを保つことが重要になるでしょう。

そもそも、何故チームの生産性が低下してしまうのでしょうか?そこには様々な原因が潜んでいる可能性があり、「理由はこれだ!」と一概に言えるものではありません。しかし、原因が分からないと対策の立てようもないため、ここでは多くの現場で見られる原因を見ていきます。

メンバー間のコミュニケーションが取れてないから

メンバー間のコミュニケーションが不十分だとチームの生産性は低下するようです。仕事というのは一人で行うものではなく、複数人で協力し合って進めていくものです。そのため、チームメンバー間のコミュニケーションがスムーズにとれているかどうかによって生産性は変化するでしょう。

コミュニケーションが十分に図れていない人と仕事をしていると、相手は一体何が得意で何が苦手なのか、そして本当に信頼に足る人物なのかという基本的な情報が不足してしまいます。それにより各人が身構え職場の雰囲気が固くなってしまい、気軽な質問な相談等ができなくなってしまう恐れがあります。

コミュニケーションは人間関係のベースであり、上手くコミュニケーションを図れているチームは仕事もスムーズに回ります。しかし、そうでない場合は関係がギクシャクしてしまい、仕事上で様々な弊害を引き起こしてしまうのではないでしょうか。

無駄な業務や意味のない慣例、規則が多いから

無意味な業務、意味のないルールや慣例が多すぎることもまた生産性を低下させる原因の一つです。生産性を上げるというのは、言い換えれば効率よく業務をこなすという意味にもなり、そのためにはできる限り無駄を削減する必要があります。

無意味な業務や意味のない規則は無駄そのものであり、通常業務効率を上げたい場合は真っ先に省いていくものでしょう。しかし、よく分からない理由付けでそれらを業務から省略できない場合、生産性が上がらなくなってしまうのも無理はないのではないでしょうか。

また、無駄な業務や意味のないルールは働く人に徒労感を植え付けてしまうという点も見過ごせません。人間は意義を感じられる労働であればモチベーションを保つことができますが、そうでないものには途端に意欲が下がってしまいます。

無駄な業務が多い職場は効率の悪さに加え、従業員のモチベーション低下による生産性の減少リスクも発生するでしょう。

生産性を上げるために取り組むべきことって何?

それでは、引き続き生産性を上げるために取り組むべきことを見ていきます。

生産性の低い職場は概して従業員のモチベーションも低く、どんよりとした空気が漂います。それでは会社の業績にも悪影響を及ぼしてしまうため、改善できるところは改善し、皆が気持ちよく働ける環境を構築することが大切です。

中にはすぐに実行するのが難しいものもありますが、長い目で見て生産性を上げていくという姿勢を心掛けましょう。

生産性を上げるためには雰囲気や環境作りが大事

生産性を上げるために取り組みたいこととしては、まず職場の雰囲気や環境作りが挙げられます。上述した通り、メンバー間のコミュニケーションがスムーズにいかずギクシャクしてしまっている場合は職場内に固い空気が流れてしまっている恐れがあります。

それでは気軽な相談な質問を行うことができず、酷い場合にはメンバー同士がいがみ合ってしまっている場合もあるのではないでしょうか。

そんな状態で生産性を上げろと言っても無理な話になりますので、まずはその雰囲気を和らげるところから始めましょう。

とは言え、人間関係というのは複雑なため、「明日から仲良くしてね」と言ってもそう簡単にはいきません。そのため、まずは自分が率先して話しやすい雰囲気を作り、それを少しずつチーム内に伝染させていくという方法をお薦めします。

管理ではなく自由を。部下の自主性を育もう!

生産性が低い職場ほど従業員を管理しようと試み、生産性が高い職場ほど従業員に自由を与えようとするそうです。一昔前はモノを生産すればするほどに売れたので徹底管理方式でも問題はありませんでしたが、今は最早そういった時代ではありません。

そのため、今の時代に生産性を上げるには部下にある程度の自由や裁量を与え、自分で様々なことを管理及び判断してもらう必要があります。部署のメンバーがそれぞれ自分の仕事に対して自主的に取り組み、その上で他人と協力関係を築けるのであれば自然と生産性も向上するでしょう。

そうなると、上司の役割は部下を管理することではなく、部下の自主性を育むことになりそうです。いきなり完全な自由を与えるのは難しいかと思いますので、各人の特性に合わせ、不公平にならないよう少しずつ裁量を委ねてみてはいかがでしょうか。

その業務は本当に必要?無駄な仕事や慣例を見直そう

生産性を上げるというのはイコール業務効率を上げるという意味にもなります。そのため、もし業務工程の中に無駄な仕事が入っていたり職場内に無駄な規則が設けられているのであれば、それらを省くことができないかどうかを検証しましょう。

無駄な仕事やルールというのは思った以上に従業員を疲弊させており、そのせいでモチベーションが下がってしまっている人が多いことが予想されます。意義のない業務をやらされて愉快になる人はいませんし、理由の分からないルールを強制されて心から素直に従う人もいないでしょう。

チームやメンバーの雰囲気が生産性に直結するのは前述した通りです。そのため、無駄な業務や慣例を見直すことで、単に業務工程を一つ省く以上の効果を得られるのではないでしょうか。

自動化できるプロセスは思い切って自動化を検討してみよう

昨今はテクノロジーの発展により、様々な処理を自動化したり省略化したりすることが可能になっています。それらを利用しない手はありませんので、チーム内で行っている業務プロセスを既存のサービスやテクノロジーによって自動化したり効率化できないか検討してみましょう。

例としては、部署内のメンバーのスケジュール管理等が挙げられます。もし決まった場所にホワイトボード等を置いて手書きで管理している場合、誰かのスケジュールを管理するためには一々そこまで行かなければなりません。

しかし、ネットワーク上でスケジュール管理を行っている場合はそのサービスにアクセスするだけで全ての情報を取得することが可能です。そのように、情報の共有化や時にはコミュニケーションまでもがテクノロジーの恩恵を受けることができるでしょう。

生産性を向上させることによってこんなに良いことが!

生産性を上げることが大事と様々な場所で声高に叫ばれていますが、実際に生産性を上げることによってどのようなメリットがあるのでしょうか。それらを全て挙げることはできませんが、目立つところとしては下記のようなものが考えられます。

まず、残業が減り従業員が活き活きと働くことができるようになります。人材というのは会社の財産になるため、彼らが意欲を持って自主的に仕事に取り組めるかどうかは会社の業績に直結するでしょう。

そして、生産性が上がることにより様々なコスト減も見込めます。残業が減れば残業代や光熱費が削減できますし、自動化を行うことによって従来の様々な費用が削減できる可能性があります。それにより、会社の利益体質が強化され、骨太な事業を行うことができるようになるのではないでしょうか。

まとめ

生産性を上げるための方法をいくつかご紹介させて頂きましたが、生産性を上げるのはそれほど簡単なことではありません。既に各社様々な取り組みを行っており、それが成果を上げている場合もあればそうでない場合もあるでしょう。

その上で更に生産性を上げるための取り組みを行うと言っても、場合によっては自分や従業員が疲弊してしまうだけの結果に終わってしまうかもしれません。しかし、仕事というのは改善を行わず惰性で続けていては自然と生産性が落ちるようになっています。

より厳密に言うと、世の中の流れが加速しているのに自社や自分の部署だけが昨日と同じ仕事を行っているようでは、相対的に生産性が落ちているということになります。その場合は結果的にメンバーのモチベーションも低下し、更に生産性が落ちてしまう懸念もあるでしょう。

改善の上に改善を重ねるのは口で言うほど簡単ではありませんが、様々なアイデアを出し、それに挑戦する行為が今の時代で言う「生産」なのではないでしょうか。そして、もし部署内に失敗が許されない空気が蔓延しているのであれば、それを取り除くことが生産性向上への第一歩となるかもしれません。

あわせて読みたい!