職場の悩み

仕事ができる人の8つの習慣、今日から真似して始めてみよう!

社会人として働くようになると、さまざまな人に出会うことになります。その中でやはり目を引くのはテキパキと仕事を片付けている人ではないでしょうか?今、あなたのそばにそんな「仕事ができる人」と感じられる人はいますか?その人を見ていて感じることはなんですか?おそらく仕事を早く終わらせることができていると感じているのではないでしょうか。

「仕事ができる」と言われる人が日常的に行っている行動は、不思議と共通している習慣があります。それはその人しかできない特別な行動ではありません。意識し始めれば、今日からすぐにでも真似をして、日々の生活に取り入れることができてしまいます。

スケジュール管理に抜かりない

仕事ができる人は自分のスケジュール管理をしっかりしている人が多いです。そこで、まず自分が持つ時間の中から、仕事に費やせる部分をきちんと管理することから意識してみましょう。「仕事ができる人」は時間の価値を知っています。

誰しもが同じ時間の中で生活していますが、その質を高められるかどうかは自分のやり方次第ということを理解しています。やるべき仕事をどのような手順で進めていき、どれだけの時間で終わらせるのか、といった時間配分を自分でコントロールすることが大事です。自分で設定したスケジュールを守り、デッドラインを守って仕事を進めていきましょう。慣れてくれば、作業を前倒しで進めることも出来るようになるでしょう。

すると問題点を早期発見することができるようになり、対応する時間の余裕も生み出すことができます。

無駄な時間を作らず、隙間時間も利用する

仕事におけるミスは、対応や修正という無駄な時間を作ってしまいます。そうならないために、必要に応じて細かな部分の確認をするよう習慣づけましょう。同時に効率に意識を置きながら仕事をしていくと、経験を積んでいくうちに、正確さが増し、だんだん効率的な方法や手順など編み出せるようになります。

マニュアルがあれば、まずマニュアル通りに。それが出来るようになったら、上司や先輩の手順を真似て見ましょう。だんだん自分の技術として身についていくことでしょう。また、仕事と仕事の合間に生まれるちょっとした隙間時間に、これまでの仕事の整理や、次の仕事の資料の準備などに活用すると、仕事全体の流れをスムーズにすることができます。仕事中のちょっとした隙間時間は、意識がオフになってしまうようなことはなるべく避けましょう。

レスポンスが早い、もしくは決まった時間にする

もし、今のあなたが返信までに時間を置いてしまうのなら、すぐに返信することを習慣にしていきましょう。レスポンスを早くすることは、相手との意思の疎通が早くなるだけでなく、信頼にも繋がります。返信を忘れてしまうというミスも防げます。良いことばかりで悪いことなどありませんので、すぐに始めてみましょう。

まめにチェックができない方なら、始業直後、昼食休憩後、終業1時間ほど前といった時間にチェックするのがおすすめです。ちなみに終業1時間前というのは、内容によっては当日中に対応できるだけの時間の猶予を作るためです。このように時間を決めてチェックするようにすれば、決めた時間以外で手を止める必要がなくなり、メールチェックに費やす時間を省くことができます。

他人が持つ良い部分は真似て取り入れる

他人が行っていることで、あなたが良いと感じた方法や手順、ツールなど、どんどん自分の仕事に取り入れてみましょう。特に「仕事ができる」とあなたが感じている人から真似ると、無駄の少ない最適な手順や方法に気づくきっかけになるでしょう。あなたの周りの上司や先輩、後輩、仕事の取引先相手など誰でも構いません。

対象が多ければ多いほど、良いと感じるものを見つけることができますし、そこから学ぶところは多いはずです。人にこだわらず、良い部分を真似してどんどん柔軟に吸収しましょう。真似ることを習慣としていけば、取り入れたものは徐々にあなた自身の能力となっていきます。そこからさらにより効率的に発展させるアイディアが浮かんでくるかもしれません。

わからないことをそのままにせず、すぐに聞ける

一度、わからないと感じたことは、おそらく自分一人で考えているだけでは解決までに時間がかかります。でも、それでは時間の無駄につながってしまいます。分かる人に聞くのは一番早い解決方法ですが、たとえば「今は忙しそう」と考えたり、「前にも聞いたし、やめておこう」などと考えたり、あるいは「わからないなりにやってみる」と考えるかもしれません。しかしその選択は、そのとき浮かんだ疑問を解決することなく、わからないままで放置していることになります。

そしていずれどこかでまた同じ疑問として浮上してくる可能性を残してしまっているのです。わからないことにぶつかった時は、すぐに質問して、解決してしまいましょう。自分が理解できるまで、何度でも、同じ質問でも、後回しにしないことが大切です。

他人に仕事を任せることができる

仕事を自分一人で抱え込まず、人に任せることも、仕事ができる人の真似したい習慣の一つです。人の手が増えれば効率は上がり、当然のことながら仕事全体の処理スピードも必ず上がります。この時に大事なのは、詳細の共有と人任せにしない、ということ。例えば目的や、形式、求める結果などのイメージを詳細まで丁寧に共有しておけば、あとで修正する手間が省けます。

また人に任せっきりにしてしまうと、どこかでイメージのズレが生じてしまった時、最終的に出来上がりが求めるものと異なってしまう可能性があります。そうならないためにも、人に任せっきりにせず、時折チェックをして、お互いのイメージの確認とずれていた場合の修正をすることが大切です。

仕事の優先順位をきちんと把握している

どんな仕事や作業でも、重要度が存在しているはずです。的をきちんと絞り、重要度によって仕事や作業の優先順位を把握した計画を立てるようにしましょう。どんな準備が必要なのか、どんな手順が必要か、結果として何を求めているのか、何に重点を置くのか、など事前にきちんと整理しておくことで、計画や行動を効率の良い流れの中で進めることができます。

しかし、優先順位を意識した計画をきちんと立てていても、仕事や作業を進める中でおそらく予期しない、予定にない事柄などが出てくることがあるかもしれません。そんな場面で、慌てること無く、すばやく対応するためにも、優先順位の把握は大切です。時間的にも気持ち的にも余裕を持たせてくれるはずです。

完璧を求めず、まず挑戦してみる

完璧に仕事を終えることができるのは理想的ですが、こだわりすぎると逆に遠ざかってしまう可能性もあります。あれこれ考えすぎて動けなくなっては元も子もありません。仕事ができる人の多くは、完璧ではなく最善を求めて、行動する人が多いようです。

なぜなら「一番良い結果を導き出せるよう努力する」方が「一つの欠けもない完璧」よりも、失敗を恐れ余計な力が入ってしまうことがなくなるためです。また相手の目線で考え、どれだけの期待度かを理解し、それを満たせるよう調整をすることも重要です。例えば80%の労力をかければできてしまうであろう仕事でも、120%の期待度を持たれていたなら、それに応えられるようの120%分の労力をかける、ということです。

ONとOFFの切り替えがしっかりしている

簡単そうに見えてなかなか難しいのがONとOFFの切り替えです。仕事中に週末の予定を考えたり、逆に休暇中に仕事のことあれこれ考えてしまったり、ということはよくあるかと思います。

ですが、この状態は切り替えがうまく言っていないと言えます。仕事中という切り替えがきちんとできていないと、おしゃべりをしてしまったり、仕事以外のことを考えてしまったりと、なかなかやる気が出せず、仕事のための時間を無駄にしてしまいます。休暇中は頭も体もしっかり休めることで、その後に待っている仕事に向かうための英気を養う事ができます。

それなのに中途半端に仕事を気にしていては、休まるものも休まりません。日頃から意識をして、ONとOFFをしっかり切り替えていきましょう。

まとめ

社会人なら当たり前に感じる内容が多く感じられる習慣だとおもいます。この中で今、あなたが自然にできていると感じたことはありましたか?もしできていないことがあったなら、すぐにでも生活の中に取り入れて実践してみてください。

しっかり自分の習慣として取り入れていくことができれば、自然と結果はついてくるはずです。もちろん、すぐに全部はできないかもしれません。ですが、1つずつ確実に自分の習慣となるよう心がけていることが大切です。

人の真似なんて、と恥ずかしがることはありません。仕事ができる人の習慣を真似るということは、ある意味、効率のいい仕事の仕方を学ぶことでもあるはずです。真似がいつしかあなたの習慣になった時に、あなたの評価はきっと高まっているはずです。

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