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仕事の基本は報告・連絡・相談!社会人の必須スキルを再確認しよう!

仕事を上手にこなしていくには、自分自身の能力を発揮することはもちろんですが、周囲の協力者である同僚や、直接指示を受ける上司などと、うまく連携を図って仕事を行うことが欠かせません。

ですが、最近はそれらの連携がうまくできない人が多いのも事実です。当事者である本人も困りますが、それ以上に当事者によって振り回されている、上司や同僚の方が大変なこともあるのです。

仕事の基本が「報告・連絡・相談」であることは、いつの時代も変わりません。この機会に、ぜひ「ホウレンソウ」を見直してみてはいかがでしょうか?

できているようで案外できていない「報告・連絡・相談」

仕事をうまくこなしていくためには、上司や同僚との連携を図ることは必要不可欠です。

でも、最近のゆとり世代社員は、いわゆる「報告・連絡・相談」がうまくできず、そのせいで上司や同僚が困ってしまうこともあるのです。

そもそも、報告・連絡・相談はなぜ必要なのかが分かっていないと、それらをおろそかにすることもあるでしょう。では実際にそれらの必要性はどのようなものでしょうか。

年代に限らず出来ていない「ホウ・レン・ソウ」

最近のゆとり世代社員はよく「報告・連絡・相談」ができていないと揶揄されます。そんな社員を指導する同僚や上司も、意外とホウ・レン・ソウができていないことも多いのです。

入社したての時や、社会人になりたての時は、失敗をするのを防ぐために、常に上司や同僚の指示を仰いで、自分の行動が正しいかどうかを確認するために、報告・連絡・相談をしたものです。

ですが、次第に社会のならわしにも慣れてくると、報告・連絡・相談がおろそかになってしまいます。自分ではそれらを行ったつもりになっていたり、「いつもやってることだからいちいち報告しなくてもいいだろう」と、あえて報告・連絡・相談をしないようになってしまうのです。

報告・連絡・相談のポイントは相手に伝わること

報告・連絡・相談のポイントは、伝えるべき内容が正確であることはもちろんですが、相手に伝わるように配慮することが、意外にもできていません。

同じ物事を伝えるのでも、手紙に書く、レポートにまとめる、顔を見て言葉で伝える、資料を添えて伝えるなど、さまざまな工夫が出来ます。これらの工夫の手間を惜しまないことで、より明確に報告・連絡・相談ができるものですが、それを上手く行えていない社会人が多いのも事実です。

そもそも、報告・連絡・相談の真意は、あなたが得た情報などを別の人間に伝えることだけが目的ではなく、情報に基づいて指示をもらったり、判断を下してもらうことにあります。上司や同僚にとって、指示や判断が出来ない中途半端な報告・連絡・相談では意味がないのです。

報告・連絡・相談は社会人の基本スキルと考えよう

報告・連絡・相談は、自分自身の仕事を明確に伝えるだけではなく、相手のために欠かせない行為です。

例えば、報告は「自分が持つ情報」の存在を相手に伝えることであり、自分の持っている情報が、誰よりも一番に知り得た情報であったとき、会社に利益をもたらすこともあるのです。

つまり、報告・連絡・相談を丁寧に行うことで、「情報を得ることのできる能力」を持つ人材として、自分をアピールすることにつながるのです。

そもそも報告・連絡・相談は社会人の基本スキルですが、それが出来ていない人も多くなってきたのは事実です。ですが、報告・連絡・相談と言う「当たり前のこと」をそつなくこなすだけで、組織の中で自分の価値が高まることにもなるのです。

報告・連絡・相談では上司や同僚との関係に留意しよう

前の章で触れたように、報告・連絡・相談は大事だと言うことはわかっていただけたと思います。

でも、自分の思うがままに報告・連絡・相談を行っても、それらを受け止める上司や同僚が理解できないと、意味がないのです。

この章では報告・連絡・相談を実際に行う時に気をつけたいことをご紹介します。

連絡は自分の言動を認めてもらうために行うと心得よう

連絡という行為には、「自分の言動を追認してもらう」意味があります。社会人の中には、それが理解できず理解されず、連絡を怠ってしまう人も多いのも事実です。

なぜ連絡を行わないのか、それは報告することで逆にしかられるかもしれないと言う「不安」があるからです。連絡をしても、自分の言動を容認してもらえればいいのですが、否定されることへの不安はぬぐいきれません。それゆえに連絡を怠ってしまうことになるのです。

でも、連絡さえしておけば、仕事上のトラブルが起きても「何も聞いていない」と、上司や同僚に責任放棄されるよりはましです。もし、あなたが不安を抱えているならば、その不安を一緒に背負ってもらう人を増やすために、相談をすることも一緒に実践した方がいいでしょう。

あと、連絡をするにあたっては、なるべく簡潔に重要な情報をすばやく整理しましょう。日時、場所、内容、数量、金額など、ビジネス上必要な情報はたくさんありますが、その中でも重要な情報を精査して、確実にそれらを連絡できるようにしましょう。もちろん、メモやボイスレコーダーで記録することを忘れないようにしましょう。

相談することで相手との関係が深まることを知っておく

相談することの意味は、「自分の悩みを解消してもらう」という一面だけではありません。

それは、相談された相手と自分の関係が深まることです。人間は誰しも、頼られたり相談されたりすると、非常に嬉しいもので、それ以降、相談してくれた相手に対して信頼が生まれ、お互いに助け合うようになるのです。

これは、人に頼られることで「自分の存在」を再認識できるからです。上司であっても、部下から相談をされれば、「面倒見のいい上司」「部下思いの上司」など、上司自身が自分の存在価値を確認できるので、その後もどんどん相談に乗って、仕事を進めやすくなることになります。

でも、相談ばかりしていると自主性がないなどとしかられてしまうかもしれませんが、それ以上に人という生き物は、頼られて嬉しい性質を持っていることを、ぜひ理解しておきましょう。

ちなみに、相談と言っても、相談した側「君はどう思う?」と聞かれることもあります。その時に、自分がしっかりと意見を述べることが出来るのとできないのでは、あなたの評価が大きく変わってきます。

さらに、相談した結果いいアドバイスをもらったとしても、それを実践しなかったり、聞いても生返事を返すような対応をしていると、逆に相手との人間関係が悪化するので気をつけましょう。親身になってくれている人の気持ちを台無しにするのは、社会人としても大人としてもふさわしくありません。

報告とは自分の意見を明確に相手へ伝えること

そして報告です。報告は連絡と似ているように思えますが、実は多少違う部分もあります。

それは、自分の意見を述べることです。連絡はあくまで客観的な事実を伝えるのに対し、報告は客観的な事実に対して自分がどう思っているかを述べたり、時には必要な進言を行うことを指します。

報告は、上司にとって貴重なものです。上司は部下を信用してさまざまな仕事を任せ、時に決断をも部下に任せることがあります。そもそも、上司が仕事を任せることが出来るのは、部下が報告や連絡をしてくれるからです。日頃からさまざまな報告や連絡がなされているからこそ、上司も即時に決断が出来るのです。

特に、日頃から上司への報告をきっちりできていれば、その分上司もあなた自身のことを理解してくれ、どんどんあなたへの信頼度が高まります。信頼度が高まると言うことは、あなたの決断を尊重してくれる可能性も高まるのです。

つまり、報告をするということは、上司の決断や指示を仰ぎやすくすることで、部下も仕事をしやすくなる環境づくりにつながることなのです。

今回紹介したことの基本は、心理学でいう「親和性」を活用する方法の1つです。

報告・連絡・相談をすることで、上司や同僚などとの共通項が増えます。共通項が増えると、相手との間に親和性が獲得できるのです。

社会人であれば、同じ大学同士や同じ趣味同士など、共通項がある人間同士が集まりやすいものです。同様に、同じ仕事を担っていたり、同じ業務を担っていると、同様に親和性が芽生えるのです。

報告・連絡・相談は仕事上のスキルとしても必要不可欠ですが、同じ会社で働く人同士や、同じセクションの人同士が信頼を深めて、円滑に仕事に取り組むことが出来るようになることもぜひ理解しておきましょう。

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