ビジネススキル

業務効率化や生産性向上!仕事で使える思考整理術!

「業務を行うための能力はあるはずなのになかなか仕事が捗らずにいつも仕事が遅い」と悩んでいる方は多くいらっしゃると思います。それは思考整理が上手くできていないことが原因かもしれません。

例として依頼された仕事を頭の中で整理されていないまま進めてしまい何度もやり直しをさせられたり、業務の進め方に悩み仕事がなかなか軌道に乗らないことが挙げられますが、これらのケースは思考整理を上手く行うことにより解消できます。

今回ご紹介する思考整理術をしっかりと身につけ、業務効率や生産性をどんどん上げていきましょう!

目的が明確化し行動力がつく思考整理の基本的な考え方とは?

思考整理の基本的な考え方を紹介していきます。ポイントとしては、「言葉にすること」そして「常に自分のこととして考える」ということです。思考を整理するためには、まず自分自身が物事についてわかりやすく理解する必要があります。

思考を整理することにより、自分は何をすればよいのかという目的が明確化されるため、依頼された仕事もすぐに取り掛かることができ「何からはじめたら良いか迷う」という時間のロスを解消すること等のメリットが生まれるのです。

頭の中のイメージをわかりやすく言語化する!

「頭の中では理解できているのに言葉にすることができない」という経験をされた方は多いと思います。この場合、思考は完全に整理されていない状態です。自分自身の考えを整理するためには、言語化するということがとても有効な方法なのです。

イメージを言語化することは、日々のトレーニングでスキルを上げることができます。様々な情報をまとめて「誰かに説明すること」を意識してみましょう。

わかりやすく誰かに伝える気持ちで様々な情報をまとめていくことが習慣化すると、自分の頭の中のイメージも的確に言語化できるスキルが身に付きます。

疑問や仮説を相手に投げかけ反応を見ながら整理する!

思考を整理するためには疑問や仮説を相手にぶつけその反応を見ながら整理していくことが大切です。人と会話をしているときに疑問に感じたことを相手に質問すると、相手からそれに対する回答があります。

一つ一つの疑問や事柄を自分自身の中で解決しながら話を進めていくことこそ思考を整理しながら話を進めることなのです。会話の中で疑問を持ち自分の中で解決しないまま話を進めていくと、更なる疑問が出てきた場合自分自身の思考が混乱してしまいます。既に取り入れた情報をしっかりと理解した後に新しい情報を取り入れるという頭の中の思考整理の習慣をつけるためにも、疑問を投げかけて反応を見ながら会話をするということは大切なことです。

物事を自分のこととして捉え現実的思考を心掛ける!

思考整理とは思考という「曖昧なもの」を整理していくことなので、曖昧なものをしっかりと理解するためには具体的なイメージやビジョンを想像できるようになることが大切です。

物事を他人事として捉えてしまえば、物事をしっかりと把握することができずに、現実とは異なる自分勝手なイメージやビジョンを作ってしまいがちです。

現実的な思考にするためには、様々な物事や情報を取り入れるときは「自分ならどうする」や「自分ならこうなる」といった自分自身を登場させて常に自分のこととして捉えて問題の本質を捉えながら思考するということが大切です。

迅速に生産的な仕事をするための思考整理術とは?

迅速に生産的な仕事をするためには思考整理術が不可欠です。生産的に仕事をする方法は仕事によって様々な方法がありますが、生産的に仕事をする方法をどのように取り入れて仕事を組み立てていくかということが大切です。

仕事を進めるにあたり思考を整理する様々なポイントがありますので詳しく説明していきます。

頭の中に散乱している様々な情報を取捨選択し不要な情報を捨てて必要な情報だけを取り入れ、迅速に生産的な仕事の道筋を立てる能力を身につけていきましょう。

仕事に優先順位を付けてやるべきことから取り掛かる!

効率的に仕事をする上でスケジューリングはとても重要でしやるべき仕事の把握や整理は仕事の基本です。しかし急な案件が入ったり想定した業務時間を超過したりと仕事はスケジュール通りにはなかなか進まないものです。

スケジュール通りに進まずに大量の仕事に追われるような事態を回避する方法は仕事の優先順位を整理することです。現状を把握し、まず何から取り掛かれば効率よく仕事を進められるのかをしっかりと思考を整理し見極めていきましょう。

ポイントはやらなければならない仕事の「本当の期限」をしっかりと把握することです。

依頼者から提示される期限を超えると、どのような事態になるのかを把握する事ができれば、すぐに取り掛からなければならない仕事が見えてきますし、期限が切れても何とかなる仕事も見つかり時間に余裕が持てるかもしれません。

アイデアは書き出し脳の「空き容量」を増やす!

パソコンやスマホにデータが蓄積しすぎて新しいデータが保存できなかったり、本体自体の動作が遅くなったりした経験がある方は多くいらっしゃると思います。

人の脳は非常に優れた器官なので直接的な動作が遅くなるということはありませんが、たくさん情報を詰め込み過ぎてしまうと情報を忘れてしまったり抜けてしまったりすることによるミスが発生することがあります。

自分の脳に頼り切りにならずに収集した情報や考えは一度紙に書き出して脳の空き容量を増やすことを心掛けましょう。空き容量を増やしたすっきりとした脳で仕事をしていくことにより作業効率も上がることでしょう。

煩雑な情報はグループ分けして整理しておく!

仕事で提案するときは、様々な視点から根拠を示すことにより説得力が増し自分の主張が通る可能性が高まります。しかし集めた情報をただ並べただけでは不十分で、的確に分類しわかりやすく根拠を示していくことがポイントです。

例えば、飲食店の調査結果の問題点を説明するときを例に挙げてみましょう。「お店の外観が古い」「美味しくない」「駐車場が狭い」「店員の態度が悪い」という問題点が挙げられたとします。

これを「お店の外観が古い」「駐車場が狭い」といったハード面と「店員の態度が悪い」「美味しくない」といったソフト面に分類して説明することによって、聞き手はわかりやすくなり説得力のある発言に繋がっていきます。

複雑な仕事はいくつかの段階に分けて考える!

時間がかかる仕事や複雑な仕事等仕事の種類は様々ですので、やみくもに取り組んでも仕事の効率は上がりません。それぞれの仕事をするにあたり、やらなければならないことがあとどのくらい残っているのか、いまどの段階の作業をしているのかをしっかりと把握できていなければ精神的にもスケジュール的にも余裕が持てず、仕事効率も下がる可能性があります。

まずは現状を把握し、段階に仕事を分けた改善点等を探してみましょう。また、仕事を段階に分けて考えていくことで、仕事の進捗状況を段階ごとに上司に報告しておけば、見当違いの仕事をして最初からやり直しをさせられる危険を回避することができます。

まとめたことは声に出して第三者に聞いてもらう!

思考を整理するうえで声に出して読んでみるということはとても大切です。自分の頭の中では理解できていることでも自分の声を出し自分の耳で確認することでしっかりと自分の思考整理ができているかを確認することができるのです。

また、自分の思考整理を確認する最も効果的な方法は友人や家族等の第三者に聞いてもらうことです。物事を人に伝え理解してもらうということは、自分自身がしっかりと内容を把握し思考整理されていなければできないことなのです。

第三者に自分がまとめた情報や意見を理解してもらえたということは、自分は思考整理できているという「お墨付き」をもらったことになります。

今後仕事における思考整理術の必要性は更に増す!

近年労働者を取り巻く環境が変化しています。海外からの「日本人の働き過ぎ批判」や過労死の多発が社会問題化したこと等に

よって日本政府は年間総労働時間の短縮に向けて法整備等に動き出しています。

かつては「残業は仕事を頑張っている証だ!」という価値観がありましたが、今では残業が多い社員は会社に嫌がられる存在になっており、仕事において「短時間で生産性の向上を行う能力」を持つ社員の評価はどんどん向上していくことになります。

今後益々労働時間の短縮の動きが加速していくことが想定される中、業務効率化が期待できかつ生産性を向上させる効果がある「思考整理術」は更に必要性を増していくことでしょう。

まとめ

「仕事が捗らない」や「仕事が遅い」と悩んでいる方は、今回ご紹介した思考整理術をしっかりと理解し、早速仕事に活かしてみましょう。しっかりと思考整理術を取得し自分のものにできれば、今まで悩んでいたことが嘘のように効率的かつ生産的に仕事をこなせるようになるかもしれません。

思考整理術で効率化された時間は更なるスキルアップや情報収集の時間に充てることにより、更なる仕事の効率化かつ生産性に繋がっていきます。

思考整理術を身につければ、たくさん情報やスキルを詰め込んでも大丈夫です。自分自身が得た様々な情報やスキルは、「思考整理術」を習得することにより最大限の効果を発揮させることができるのです。

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