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仕事が円滑になるコミュニケーション術とは?一流が意識するポイント

仕事で人間関係を円滑にするためにコミュニケーション能力が非常に大切だと思っている方は大勢いらっしゃると思いますが、あなたはどうですか?コミュニケーションは大切だと頭ではわかっていても実際にはコミュニケーションが苦手だと思う方も多いかと思います。さらに、どのようにコミュニケーション能力を改善すればいいのかわからない方も大勢いらっしゃると思います。ではどのようにするとコミュニケーション能力を改善させることが出来るのでしょうか?今回はコミュニケーションが苦手な方に対して仕事でのコミュニケーション能力を向上させるためにはどうすればいいのかについて書いてみます。

聞き上手になって苦手なコミュニケーションを円滑に

コミュニケーション能力が高い方は例外なく聞き上手です。それは相手の話を聞き、理解するために信頼が得られやすいことも一因としてあります。例えば、会話をしているときに話の焦点が少しぼやけると話が違う方向へと言ってしまう場合がありますが、これは相手が何を言いたいのか完全に理解せずに自分の考えを言ってしまう時などにしばしば見られます。会話中では相手は自分に共感を求めている場合が多いので、共感が得られるとその後の会話が弾みますよね。つまり、会話では相手の言いたいことを理解しその内容に応じて対応することが重要となり、それには聞き上手であることが大切です。

コミュニケーション能力が低いとついつい会話の焦点がぼやけがちになり、見当違いの事を言ったり話の腰を折ったりすると聞き上手とは言えません。しかし、どのようにすれば聞き上手になるのでしょうか?それはまず相手の話はしっかりと最後まで聞くことにあります。自分の意見があると話の途中でも言ってしまう場合がありますが、話の腰を折りその後に言うかもしれない仕事上の重要な情報などが得られない場合もあります。このようなケースでは相手は自分の言いたいことがあるためそれが言えずにフラストレーションが溜まりますし、何よりも相手の共感が得られにくくなります。

基本事項として相手の話をしっかりと聞きますが、話を聞いている際には相槌を打ったりして自分はあなたの話を聞いている、もしくは理解した旨を伝えることも大切ですよ。また、相手が言葉に詰まると、何を言いたいか推測し助け舟を出してあげることも大切ですね。

コミュニケーション向上のための上手な話し方

聞き上手になれば次に話し上手になりたいですね。話し上手は聞き上手と言われていますが、これは話すことも聞くこともどちらも相手の共感を得るという点で共通しているためです。しかし、テレビで見る芸人さんのようにオチのある綺麗な話をすることは素人には難しいです。一方でコミュニケーション能力の高い方はこの話の構成が上手なのですが、このような綺麗にまとまった話はいきなりできるようになるものではありません。第一ステップとして相手との会話を長く続かせることから始めてみてはいかがですか?

議論を行う場合で考えてみますと、議論を行う際には相手との共通認識が必要です。お互いにこの領域では同意できる、しかし細かい部分では議論が必要である、という具合ですが、この共通認識がないと議論はできません。つまり、100%自分が正しい、100%相手が間違っている、相手も100%こちらが正しい、100%向こうは間違っているという前提では共通認識は存在せずに不毛な非難合戦となってしまいます。このお互いに納得、同意できる共通認識を持つことが実は大切で、この認識が持てると共感につながります。まずは相手の話を聞き、共通認識を探し、その点に同意をしましょう。

例えばこのような話があったとします。「最近不景気ですね、私は政治の問題だと思います。」しかし、あなたは不景気には同意ですが、政治が原因ではないと考えているとします。すると、お互いに不景気であることには同意しているので、この点が共通認識となります。不景気という点にしっかり同意して相手の共感を得ましょう。ここでやってはならないのが否定から入ることです。自分は政治が原因だと思わない、と冒頭で言ってしまうと相手の共感が得られず相手も嫌な気持ちになります。同じことを言っていても言い方ひとつで印象は大分変わりますので、余計な減点を避けるためにもまずは否定から入らずに共感できる点を探して同意することから入ってみましょう。

ご自身の話に自信がなければいきなり自分の話をせずに相手の話を聞くことから始めることがいいと思います。多くの人は話す話題を見つけようとしているときに、好きな芸能人など共感の得られやすい話題を選んでいることからもわかるように、共感を得るということは会話において非常に大切な要素です。相手の話を聞き、相手の共感が得られると次に自分の話をします。相手は共感が得られているのであなたの話に興味を持って聞いてくれる場合が多くなりますよ。大切なことは何を伝えたいか、です。あなたにこれを知ってもらいたい、特に仕事ですと伝えたいことを明確にしておかないと誤解を招き、混乱をもたらす一因となってしまうのでしっかりと念頭に置いて話しましょう。

質問上手になって仕事上手にもなりましょう

質問上手と言うことはその内容をしっかり理解しようとしているということでもあります。ある部分が理解できずにぼやけているので全体が理解できない、それを理解するために質問をします。ここで質問の上手い人は要点を単刀直入に聞いてくる場合が多いです。しかし、まだまだ仕事に慣れてなくよくわからないことが多い場合ですと、なかなかこのような鋭い質問はできません。このことは勉強し経験を積むことで得られるスキルといっても過言ではないと思いますが、このようなスキルのありなしにかかわらず会話において大切なことがあります。それは相手の話に興味を持つことです。興味が無ければ人の話を真剣には聞きませんし理解も曖昧になり、人の話に興味を持たないとそもそも会話が続きません。

仕事の話ですと、畑違いの話でもどこかで自分のやっている仕事と繋がっていますので興味を持てる要素はあります。例えば技術職の方が普段縁のない会計の話を聞いたときなど、新鮮で面白く感じると思います。このような知らない内容を聞いて興味を持てた場合によりコミュニケーションを円滑にする質問があります。それは、「その話をより詳しく教えてください。」という質問です。「それはどうなってるのですか?」など質問の文言を変えても構いません。相手の話に興味があって教えて欲しいと言う気持ちが伝われば、相手はより詳細に説明してくれる場合が多いです。

すると、今度は相手からあなたの仕事はどんな内容ですか、という旨の質問があるかもしれません。これはこれまで知らなかった相手の仕事を知るきっかけになり見聞が広がりますので仕事にはプラスとして働きます。こうすることでお互いの仕事内容を知り、部署違いで自分とは縁がないと思っていた方とでも楽しくコミュニケーションが取れる場合が出てきますよ。

見た目は意外と大事、第一印象を善くして円滑なコミュニケーションを

毎年経団連により行われる調査では、企業が新卒の学生たちを採用する際に特に重視した点の第一位にコミュニケーション能力が挙げられます。公表されているデータでは2004年以降コミュニケーション能力は主体性や協調性を抜いて常に一位であり、2013年以降は80%以上の企業が最も重要であると回答しています。この理由は、仕事は人間関係を基本にしていること及び、近年の複雑になっている仕事をチームで行ったり、プロジェクトで他部署との折衝をこなしたりするために求められることなどが考えられます。

コミュニケーション能力には様々な要素がありますが、その一つにその人の第一印象があります。第一印象でいい印象を持たれなければ、その後も悪印象を持ち続けられ印象を変える事は難しくなります。いい印象を持たれるためにはその見た目も重要ですが、ビジネスマナーも大切です。第一印象では特に大切で、きちんと挨拶し相手に失礼のないように接することが大切です。また、管理職の習性とでも言いますか、職位が上がれば上がるほど人を観察している場合が多く、その人のいいところや悪いところを見ている場合が多いです。特によくないことは取引先にはいい顔をするが人前で平然と部下を叱ったり、同僚の悪口を言ったりすることです。このような二面性が感じられますと多くの方から警戒心を持たれますし、職位の上の方々からもいい印象は持たれません。

印象の悪い人とはあまり話をしたくないものです。このた、悪い印象は持たれないようにすることが大切ですので、他人の悪口などは言いたくても言葉を飲み込み、そして他人のいいところを見つけようとするいいと思います。これは普段の生活から気を付けていたいことです。第一印象は円滑なコミュニケーションへの第一歩となります。

自分の内面を見つめなおして内面から苦手を無くそう

職場におけるコミュニケーションで大切な要素にその人の持つ人間性があります。仕事においては目的が仕事を遂行するためですので、八方美人で誰にでもいい顔をするよりも仕事を遂行するために裏表なく接する方が円滑なコミュニケーションにつながる場合があります。このため、仕事でのコミュニケーションは二面性を持たずに誠実であることなどの人間性が大きく関係してきます。時間を守る、約束を守る、仕事は最後までやり遂げる、他人に優しいなど、このような人は周りから尊敬をされ、少々口下手でコミュニケーション能力が不足していても周りは好意的に解釈して受け入れてくれます。あなたの職場にはこういう方はいませんか?つまり、仕事を通して会社や同僚に様々な恩恵を与えているので、コミュニケーション能力の不足を補って余りあると言う訳です。

このようにご自身の内面を向上させることはコミュニケーションの向上につながります。口でうまく言えないときは行動で示し、嫌なことでも自ら進んで行うことで周囲の人々はあなたに好意を持つことでしょう。この地道な努力の積み重ねで得た周囲の信頼はコミュニケーションを円滑にする潤滑油となってくれます。このために自分の内面と向き合い、悪い部分を見つけると地道に改善していくことが大切になります。自分自身を変える事は一日二日でできることではありません。日進月歩の努力で少しずつ改善させていくことが大切です。

昔から他人は自分を映す鏡であると言います。周りに集まってくる人たちも自分の持つ人間性と同じ程度の人が集まりやすいです。例えば身の回りに尊敬すべき人がいたとします。しかし、仲良くなりたくてもなかなか同僚以上の友人の関係になることが出来ない場合など、他人は自分を映す鏡という言葉を思い返してみてください。そしてご自身の内面が向上すると、やがてそれまで仲良くなれなかったような方々と仲良くなれるようになると思います。それはあなた自身の人間力が向上したからであり、あなたの魅力が高まったからです。この高い人間性もコミュニケーション能力の一つです。大切なことは仕事に対しても人に対しても誠実であることです。

日々の習慣から変える実践的なコミュニケーション向上法

これまではコミュニケーション向上の方法論を書きましたが、ここでは具体的にどうすればいいかと言ったより実践的なコミュニケーション向上法を書きます。まずは日々の挨拶ですが、相手にいい印象をもたらす挨拶の仕方に語先後礼があります。語先後礼とは、まずは言葉で挨拶を言い、その後にお辞儀や握手、名刺交換などの動作を行うことを指します。一般的にはそこまで厳格ではなく、おはようございますと挨拶の言葉を言いながらお辞儀をする方法が多く見られますが、アナウンサーなど礼が重んじられるお仕事では皆さん語先後礼で挨拶をしておられます。あまり意識しない挨拶の順も語先後礼で行ってみることも良い印象につながりますよ。

挨拶は大きすぎずかといって小さすぎず、適度な大きさの声で行います。笑顔で挨拶をすると非常に好印象ですので、相手の目を見て出来るだけ口角をあげて笑顔で行いましょう。しかし、笑顔と言っても作り笑いは何度もしているうちに見抜かれる可能性が高いので、作り笑いは避けた方がいいです。挨拶という小さなコミュニケーションを積み上げることでより良いコミュニケーションができるようになると思いますので、コツコツと積み上げていくイメージで挨拶を行う習慣を身に着けてみましょう。

会話の際にも気を付けるべき点が沢山あります。例えば話す速度などです。特に仕事の話ですと状況を理解することに時間がかかりますので、捲し立てるように早口でしゃべることは相手の理解を妨げるので控えた方がいいです。この場合には、相手の表情を見て理解したかどうか確認しながら話を進め、時々理解できたかどうか確認することが大切です。

苦手だと思っている分野を克服することでより良いコミュニケーションを

コミュニケーションにおいて、誰もが苦手だと感じている分野があると思います。この苦手な分野を改善することでより良いコミュニケーションが行えると思います。おおくの方々が苦手と感じているがなかなか改善することが難しいと思えることに、その場の空気を読むことや、褒め上手になること、自己開示を行うこと等が挙げられます。その場の空気を読むことなどはなかなか難しいことですね。ご自身の周りにいらっしゃるコミュニケーション能力が高い方の中に、これらのことが非常に上手い方はおられませんか?これらの事柄はどれもより高いコミュニケーション能力に繋がる要素なのです。

その場の空気を読むことは非常に大切です。皆が楽しい雰囲気で会話をしているときに突然悲しいことを言いだしたりするとその場の空気は一瞬で凍りつきますよね。この場の空気を読むことは会話の内容を理解することであり、聞き上手であることに繋がります。聞き上手な方はこの場の空気を読むことも上手であると感じます。場の空気を読むことはある程度人生経験を積めば様々な状況に出くわすために、自然と身についてきますので、今は読めなくても将来的に次第に身について行くと思いますよ。もしも、その場の空気が分からず、雰囲気を壊したくない場合は発言を控えることも大切ですね。

時折褒め上手な方に出くわしますが、この褒め上手な方はコーチなど指導者に向いており、褒めることを通して人々の能力を引き出します。これはコミュニケーション能力が高い方々に見られる特徴の一つですが、多くの方は褒めることは苦手で照れくさくてなかなか褒めることはできないと言います。しかし、褒められて嫌に思う方は少ないですので、他人のいいところを褒めることはより良いコミュニケーションに繋がります。まずは相手にいいところがあればその部分を口に出して言ってみることから始めてはいかがですか?一方でやたら人を褒めるとなぜそこまで褒めるのか疑問に思われ逆に警戒されますので、褒めるときは褒めるに値する内容だけにしましょう。

また、初対面の人などの警戒心を解く方法として自己開示があります。多くの人々は自分のことはあまり話そうとしませんが、これは自分を守ると言いうことの裏返しでもあります。一方で自分をさらけ出し、さらにネタにまでしてしまう人たちもいますが、どちらの方がコミュニケーション能力は高いか、というと後者です。これは自己開示と言って自分自身を相手に知ってもらっているからです。この自己開示を行うと、相手の警戒心を解きほぐし、自分に心を開いてくれるようになるからです。この方々は自分を理解してもらうために率先して自分の弱点などをさらけ出す自己開示を行っていることでその後の円滑なコミュニケーションに繋げています。

まとめ

仕事上のコミュニケーションを円滑に行うためには、ビジネスマナーを身に着け人からの第一印象を良くし人の話をしっかりと聞きましょう。これらはその人の人間性と言うよりも礼儀の一部ですので十分に改善できます。そして徐々に自分自身を出していけば、自分らしいコミュニケーションを行うことが出来ると思います。また、仕事での人間関係は長期間一緒に働くので一過性の出会いではないので、表面上取り繕っただけの態度などはすぐに見抜かれてしまいます。このため、ご自身の内面をしっかりと見つめ、より人間性を向上させることが仕事におけるコミュニケーション能力の向上につながります。仕事人生は長いですので、焦りは禁物です。人間性はすぐに変えようとしてもそうそう変わるものではありませんので、このためには日頃からコツコツと努力を重ね、水滴が岩を穿つように少しずつ変えていけば、数年後にはきっと望んでいる自分が手に入っていると思います。日々努力の姿勢で頑張ってください。

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