会社の中には仕事が出来る人と出来ない人がいます。もちろん経験や能力の差もありますがそれ以外にも様々な部分で仕事が出来る人と出来ない人には差が見られます。そのひとつが「片付け」です。
仕事が出来る人のデスクを見たことはありますか？仕事が出来る人のデスクは書類などが機能的に整理整頓されている場合が非常に多いです。デスクの片づけを行うことは、仕事の効率化につながります。
仕事が効率的に片付けられないと悩んでいる人は、片づけの方法を学ぶことで効率を上げることができます。本記事では、仕事を効率的に進めるための片付けについて紹介していきます！
もくじ
なぜデスクの片付けが仕事の効率化につながるのか？
なぜ、デスクを片付けることが仕事の効率化につながるのでしょうか？一番わかりやすいのは「時間」です。効率というのは、「ある時間の中でどれだけの仕事量をこなせるか」ということです。当然1つの作業にかかる時間が少ない方が効率は上がります。
デスクを整理していないとどこに何があるか分からない状況を作られてしまいます。なので、たとえ同じ仕事スピードの人でも、デスクを整理している人としていない人とでは仕事の完了時間に差が出てしまいます。結果、整理している方が「仕事が出来る方」と評価されてしまうわけですね。
「デスクの片付け＝自身の頭の中の整理整頓」と心得ておこう
デスクの片付けにはもう1つ、「頭の中の整理整頓」という重要な意味も持ちます。
スティーブ・ジョブズやアインシュタインなど、いわゆる「天才」と呼ばれる人たちのデスクはいずれも散らかっていました。しかし、これは彼らが天才でどこに何の情報があるのか頭の中に入っているので問題はありません。
しかし、私たちは凡人なのでたくさんの情報を頭の中に入れておくことが出来ません。そこで、頭の中で保管しきれない情報などを保管するもう一つの頭脳としてデスクが機能するわけです。
頭がいっぱいの状態では仕事は捗りません。その仕事だけに集中できる頭の状態にしておくことが効率アップにつながります。
ですが、当然デスクにも頭の同じように容量があります。だから要らない情報を取り除き、必要な情報をすぐ取り出せるように整理整頓しておくことが結果的に頭の整理整頓につながり、効率アップにつながるのです。
本当の「整理整頓」の意味って何か知っている？
片付けをすることは見た目にもすっきりする上に仕事の効率化にもつながるので、会社内でもよく「整理整頓しましょう」と言われたり、貼り紙が貼ってあったりします。
ですが、実際のところ「整理整頓」の本当の意味を解って実践している人はそこまで多くありません。
整理と整頓は同じような意味ではありますが、その性質は少し違います。そして、この2つもどちらもやらないと本当の意味での片付けは出来ません。仕事が出来ている人は整理も整頓も出来ている人が多いのです。
では「整理」と「整頓」のそれぞれの意味について解説していきます。
「整理」とは必要なものと不要なものを分類し、不要なものを捨てること
まずは「整理」の意味について解説していきます。まず、「乱れた状態のものを使いやすいように規則を決めて整えること」という意味があります。こちらは大多数の人がイメージする整理の意味ですが、実は「整理整頓」においてはもう1つの意味の方が重要視されます。
それが「必要なものと不要なものを分類し、不要なものを捨てる」という意味です。この意味をあまり知らない人が多いのです。
日本人は「もったいない精神」に表されるように、気質的にものを捨てるのが苦手な人が多いです。何ヶ月も使用していない資料も「いつか使うかも…」と思ってずっと引き出しに入れっぱなしの人も多いのではないでしょうか？このような人は「整理」が出来ていない人ですね。
「整頓」とは、配置の規則を決め、その規則に沿って整えること
次に「整頓」の意味について説明していきます。こちらは不要なものを捨てるという意味はなく、「ものの配置の規則を決め、規則に沿って整えること」という意味を持ちます。
「整理」がもつ意味である「乱れた状態のものを使いやすいように規則を決めて整えること」との違いですが、整理は「使いやすさ」を重視した片付け方で、整頓は「秩序だった配置」を重視した片付け方と考えましょう。
例えば、しっかり不要なものを取り除いて自分が使いやすいような配置をしたとしても、その配置の仕方が秩序だっていない場合は「整理」が出来ても「整頓」が出来ていない人です。逆に秩序だってきれいに配置を行っていても、仕事の際に使いにくいような配置であった場合は「整頓」が出来ても「整理」が出来ていない人です
「整頓」が出来ていない人は、自分ではきれいに片づけたつもりでも他人から見たら散らかっていると判断されることもあります。
「整理」をして「整頓」をしてこそ仕事の効率アップにつながる片付け方
説明してきたように、「整理」と「整頓」は同じようで実は意味が違っており、仕事の効率化にはいずれも実践することが必要です。また、片付け方の順番にもコツがあります。それは「整理整頓」という言葉にも表れているように、「整理」を行った後で「整頓」を行うことです。
まずはデスクの中身を必要なものだけにするために分類をします。そして、それをどこに置くと使いやすいか考えます。使いやすい場所が決まったらそれぞれを使用頻度順や時系列順など、規則を決めて配置を行います。
このような順番で片付けを行うことで、欲しい情報をすぐに取り出すことが出来る機能的なデスクを作ることが出来て、仕事の効率アップにつながります。
それでは、「整理」と「整頓」について、それぞれのコツを紹介していきます。
「整理」のコツは自分なりのルールを定めて分類・処分を行うこと
まずは「整理」についてのコツを紹介していきます。物を捨てられない人はよく「万が一の時に使うかも…」という言い訳を使います。ですが思い出してみてください。いつか使うかも、と取っておいたものが実際に使われたことはほとんどないはずです。なので、思い切って捨ててしまっても困ることはほとんどありません。
なかなか捨て方が分からないという人は自分なりの「分類・処分ルール」を先に決めてしまうことでスムーズに整理が出来るようになります。以下に分類の方法を解説していきます。
書類は段階に分けて3つに分類し、古いものは処分もしくはデータ化する
デスクに収納するメインのものと言えば書類ですね。書類に関しては重要度や使用頻度に合わせて3つの段階に分類するのが良いでしょう。具体的には以下のように分類します。
- 現在進行中の仕事に使用する書類
- 終了した仕事の書類
- 今後使う可能性のある書類
終了した仕事の書類については成果物や原本以外は処分しましょう。そして今後使う可能性のある書類については1年以内に使うものだけを保管しておきましょう。
書類は段々と増えていきますので、書類を貰うたびに分類を行い、古いものから捨てていきましょう。どうしても捨てきれないのであれば、PDFなどのデータ化を行いパソコン上に保管しておくと情報を保持したまま書類を処分できるのでおすすめです。
「整頓」のコツはエリアごとに収納するものを決めておくこと
次に「整頓」についてのコツを説明していきます。整頓が出来ていない人は「何をどこに置くか」ということをあまり考えずになんとなく空いたスペースに置いている人が多いです。
整頓の一番のコツはエリアごとに何をどのように収納するかを決めておくことです。ルールを決めておくことで散らかることも少なくなりますし、「どこにあったかな？」と探すこともなくなります。
ところで、会社のデスクはある程度形が決まっています。実は、会社のデスクの引き出しは場所ごとに入れるべきものがある程度決まっているのです。最後に、最適な収納場所を紹介していきます。
会社のデスクにおける最適な文具・小物・書類の配置場所
会社の代表的なデスクといえば、正面に平たい引き出しがあり、横にサイズの異なる3段の引き出しがあるタイプがほとんどです。
まず、デスクの上や正面の引き出しですが、ここにはものを基本的に置かないようにしましょう。デスクの上はパソコンと電話だけ、正面の引き出しは書類などの一時保管の場所として使うのが理想です。
小さい引き出しには文具を入れましょう。使用頻度が高いものから手前に置いていく方が使いやすいです。
中くらいの引き出しには電卓など小物類を置きましょう。ここに書類を入れる人も多いですが、横に重ねるしかないため取り出しにくくなるのでおすすめしません。
書類は大きい引き出しに入れましょう。ファイリングを行い、縦に収納すると取り出しやすくなります。その際、上記で紹介した3段階の分類ごとに配置すると良いです。使用頻度の高いものから手前に置きましょう。
上手なデスクの片づけは、仕事が出来る社会人の第一歩！
いかがでしたでしょうか？一見仕事に関係なさそうなデスクの片付けですが、こうしてみると効率化のためには大切であることが分かったかと思います。
冒頭にも述べましたが、仕事の効率化は作業時間の短縮が大きなカギになります。書類や情取り出す機会は1日に何度もあります。この作業が30秒かかる人と1分かかる人とでは全体の作業時間に大きな差が生まれます。
仕事が出来る人はこういう細かい部分も実践できているのです。経験や処理能力は一朝一夕で身に付くものではありませんが、片付けはすぐに実践することが出来ます。
仕事が出来る人間になりたいと思っている人は、まずはその第一歩として自身のデスク周りをきちんと整理整頓することから始めてみましょう！
