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退職時の挨拶は誰にすれば良いのか?きちんとした退職の挨拶で有終の美を飾ろう!

入社して間もないけれど退職する人、長年お世話になった会社を退職する人など、それぞれの理由や事情で退職することもありますよね。退職するときに、結構悩むのが退職の挨拶です。誰にするのか、タイミングはいつなのかで頭を悩ませることもあります。

そこで、退職の挨拶は誰にいつすれば最適なのかを解説していきますね。

退職時に挨拶すべき人とは?

同じ部署の人に挨拶するのは当然として、あとは誰に挨拶をすれば良いのだろうかと思いつかない人もいるのではないでしょうか?一般事務職、営業職、工場勤務と職種や職場環境などに違いはありますが、基本的にはあまり違いはありません。

誰に挨拶すべきなのかは、可能ならばリストを作成し、挨拶し忘れている人が出ないようにするのがベストです。挨拶が終わった人はチェックを付けておくことをおすすめします。

要の上司は外せない!上司と言えどもたくさんいるので迷う?

自分の立場にもよりますが、同部署内では主任、係長、課長、部長など、自分が役職のない立場なら、役職が付いている人はすべて対象になります。

あとは、長年働いてきた人なら、ほかの部署から異動になっているかもしれませんので、前の部署でお世話になった上司にも挨拶をしておきましょう。たとえ、自分の方が上の役職なっていたとしても、ていねいに挨拶をしておくべきです。

少ない事例ではありますが、役員や部長クラスの人の紹介で入社した場合は、当然のことですがきちんと挨拶するのを忘れないようにしてください。

入社時の同期社員にも最後の挨拶をしよう!

入社式を一緒に受け、研修なども同じ時を共有した仲間は、同期に対して特別な思いを抱えている人もいます。今では全く違う部署にいたり、転勤で働く場所も遠距離になってしまっていても、挨拶をしておくべきでしょう。

ただし、もうすでに退職してしまった同期の人に対しては、挨拶はしない方が良いかもしれません。退職後も何らかの接点がない限り、別の会社でがんばっている、もしくは別な人生を歩んでいる人には不要です。

同期の人と友人となり、付き合いがある人なら、個人的に報告をしておけば問題ありませんね。

一緒に仕事をしてきた仲間は最終日に!

同じ部署で働いてきた仲間には、最終日にしっかりと挨拶をしておけば問題ありません。前の部署で個人的に仲良くしていた人にも、余裕があればしておきましょう。退職したことをだいぶ経ってから知って驚いたということがあると、少し残念に感じるはずです。

あとは退職する当日に、何らかの事情でお休みを取っている人もいますので、事前にわかっていれば、退職日前日に挨拶を済ませておきましょう。突然の欠勤で会社にいない人がいた場合は、メールで挨拶をしておけば問題ありません。

大人数がいる部署では、挨拶周りも大変かもしれませんね。違うチームへの挨拶は、チームごとに挨拶をする方があまり時間も取らずに済むので、仕事で忙しいチームにとってはありがたいことかもしれません。

メールで退職の挨拶をするときの注意点

どうしても直接会って退職の挨拶ができない人もいます。そのときには、メールで退職の挨拶をしておきましょう。ただし、何も考えずにメールを送ってしまうと、そのあとの雰囲気が悪くなってしまう可能性もあります。

メールで退職の挨拶をするときに、気を付けたいことについて説明していきますので、参考にしてみてください。

同僚や後輩へ送るときは配慮を忘れずに!

同僚や後輩は、上司とは違い比較的気軽に接することのできるのではないでしょうか?友人に近い感覚で接していると、遠慮せずに何でも言い合ってしまうこともありますよね。そこで注意したいのが、退職の挨拶メールを送るタイミングです。

直接会って挨拶をするのは、出勤最終日なので問題ありませんが、何らかの事情で離れて仕事をしている状態のときに、退職の挨拶メールを送るのですが、必ず出勤最終日に送信するようにしましょう。

かなり早い段階で退職の挨拶メールを送ってしまったら、どうして辞めるのか、自分も辞めた方が良いのか、気になって仕方なくなるからです。しかも、まだ同じ会社にいる人なら、どうしてもいろいろと聞きたくなってしまいます。

上司へ挨拶メールを送るときは一斉メールNG!

同僚や後輩へのメールは一斉メールでも問題ありませんが、上司へのメールは個別に送信しましょう。一斉メールは失礼な印象を与えてしまいます。かと言って、大人数の人へ個別に送信するのは、とても大変な作業です。

ひな形テンプレートを作成し、あらかじめ必要な部分を入力しておいたものを保存しておけば、あとはそのテンプレートをコピーして使うことで、時間短縮になります。

そのときに気を付けたいのが、上司によっては文面を変える必要があり、本来使うべきではない文章を残したまま送信してしまうと、テンプレートを使っているとわかってしまうでしょう。送信するまえに、必ず良く読み返してから送信してください。

得意先・取引先への退職時の挨拶メールはタイミングが重要!

取引先へメールをするのは、引継ぎをする担当者が決まってから送信するようにしましょう。次の担当者の紹介と、連絡してから挨拶に伺う旨を記載することが大切です。

営業職なら、得意先や取引先へは直接挨拶回りをしても良いのですが、相手先の忙しい事情を考えると挨拶もメールで済ますのが得策でしょう。可能ならば、次の担当者が訪問したいので、後日連絡することをメールに記載しておきましょう。

メールには、引継ぎをする担当者の良い部分を表現できるような文面を足しておくと、そのあとの業務がスムーズにいくのでおすすめです。

いよいよ出勤最終日!最後の挨拶はどうすれば良いのか?

出勤最終日に全員の前で挨拶をするとき、具体的な対策方法を説明していきます。緊張しやすい人は、事前に文章を考えて置いて、メモに書いておくのが良いかもしれません。いざというときは、メモを見ながら話をすることも考えておきましょう。

最後の挨拶は短めに!ポジティブな言葉で締め括ろう!

長年働いてきた職場を去るときは、今までの思い出を語り尽くしたいと考える人もいることでしょう。ただし、挨拶の後も仕事をしなければならない人もたくさんいます。いつまでも挨拶を長引かせていると、それだけ仕事が長引いて帰る時間が遅くなってしまうので注意が必要です。

長くても5分までとし、できれば3分以内に収めましょう。会社の不満や嫌がらせをされた腹いせに嫌がらせをした人への指摘などはNGです。どんなに抑えきれない感情があったとしても、もう会うこともないのですから、ぐっとこらえてポジティブな言葉で挨拶を締めくくりましょう。

終了のチャイム後に即お菓子を持って挨拶回り!

同部署の人たちへ挨拶をするのは、終業チャイムが鳴ったあとにしましょう。終業チャイム後にすぐに退勤する人から先にお菓子を配りながら、一言程度で挨拶をし、残った人へも短めにお菓子を配りながら挨拶をしていきます。

忙しい人は早く仕事を片付けなければならないので、長い挨拶は嫌がられます。様子を見ながら声を掛けて良いかどうかの判断をしてから、退職の挨拶をしてください。

まとめ

もう退職するのだから、挨拶なんて適当で良いと考えているなら、それは違います。広いようで狭い社会、いつどこでどうつながっているのかわかりません。その後の新しい職場環境で、新しいスタートを切るためにも、しっかりとした挨拶で退職をし、良い印象を与えておくことが大切です。

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