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面接の上手な断り方とは?メールを送る時の3つのマナーや具体的文面

転職活動をしていると、面接を辞退しなければならない場面がでてきます。例えば、他社に行くことに決めた、志望度が高い企業と面接が重なってしまったなど、様々な状況が考えられます。

ただ、せっかく面接を設定していただいたのに、辞退の連絡をするのは気が重いと感じている方が多いかもしれません。

メールがいいのか、電話がいいのか、それぞれどんなことに気をつければいいのかとても悩ましいですよね。

面接を辞退するときは、どのように伝えればいいのか、マナーや具体的な文面について解説をしていきます。

できるだけ早めに面接の辞退について連絡をしよう

面接の辞退をしなければならなくなった場合、そのことが分かった時点で、すぐに連絡をいれるようにしましょう。

企業は、あなたのことを大切な候補者として考えています。そしてあなたの面接のために準備を進めてくれています。

面接の日程が近づくほど、その面接準備の手間や時間が増えていってしまいます。できるだけ無駄な労力を使わせないためにも、早めの連絡を入れることが、社会人としての大切なマナーです。

辞退の連絡をどうやってすればいいのかということに悩んで、いつの間にか時間が経っていた、ということがないように注意してください。

連絡をしないままドタキャンするのは絶対に避けるべき

面接の辞退連絡を入れるのが気まずい、わざわざ連絡を入れるなんて面倒くさい、ドタキャンしようかな。そんなふうに考えている人は、今すぐその考えを捨ててください。

連絡をしないままドタキャンするというのは、社会人として絶対に行ってはいけないことです。

採用担当者だけではなくて、面接に参加する人は、わざわざその日のスケジュールをあけて、あなたに会う時間を作ってくれています。

それにもかかわらず、連絡もなく候補者が来なかったら、その人たちのすべての時間が無駄になってしまいます。

また、今後仕事をしていく中で、その会社の人とやり取りをする場面が出てくるかもしれません。その時にあなたは、ドタキャンする人ということで信用してもらえなくなりますよ。

メールで辞退の連絡をするのが、断り方として気が楽でおすすめ

電話で面接の辞退の連絡をするのは、ハードルが高いと感じる人が多いかもしれません。

直接採用担当者とやり取りをしなければならず、何か質問されたらと思うと憂鬱ですよね。辞退の連絡をする場合は、メールで連絡をする方が、心理的な負担も少なくておすすめです。

メールであれば、言いたいことをきちんと書いて送信すれば、それだけで連絡が完了します。相手から何を言われるのかなと心配する必要もありません。

また、メールは連絡の時間帯を選びません。働きながら転職活動をしている人でも、夜の落ち着いた時間にゆっくりと書いて送付することができます。

メールで面接を断る場合に注意したい3つのマナー

メールで面接を辞退するときには、どのような点に注意して連絡をすればいいのでしょうか。

普段、辞退の連絡をするという機会が少ないため、具体的なイメージがわかないという人が多いかもしれません。マナー違反になっていないという部分も心配です。

ただ、3つのマナーを押さえておけば、メールでの辞退連絡は難しいことではありません。それぞれに注意して、メールを書いていきましょう。それほど問題なく、書くことができるはずです。

件名を分かりやすい内容にして見落とされないようにしておこう

採用担当者のもとには、毎日たくさんのメールが届いています。その中には迷惑メールも多く含まれています。

あなたの面接の辞退連絡が、そのようなメールの中に埋もれてしまうと困りますよね。そうならないためにも、一目でわかる件名をつけておくことがとても大切です。

特に、面接の辞退連絡であるということと、あなたの名前を必ず件名に加えて作成するようにしてください。

少し件名が長いと感じるかもしれませんが、心配する必要はありません。この2つが書かれていれば、採用担当者がメールを見落としてしまう可能性は低くなります。必ず気をつけて対応するようにしましょう。

申し訳ないという謝罪の気持ちをしっかりと盛り込もう

企業の採用担当者はあなたの面接のために、スケジュール調整や書類の準備など様々な対応をしてくれています。またあなたに対して、候補者としての期待をかけてくれていたはずです。

せっかく面接の機会をいただいたにも関わらず辞退することになったということについて、申し訳ありませんという謝罪の気持ちをしっかりと盛り込むようにしてください。

採用担当者も、あなたと同じ普通の人です。辞退しますと事務的に連絡を受けるよりも、謝罪の気持ちを込めたメールを受け取ったほうが、気持ちの整理や切り替えがつきやすいものです。

きちんと書面に盛り込むようにしましょう。

断る理由は、当り障りのない内容にしておこう

メールの中に、面接を辞退する理由を詳しく書く必要は全くありません。給与水準が低いから、社員の雰囲気が合わなさそうだから。もしこのような辞退理由だとしても、本当の理由は伏せておきましょう。

面接を辞退したいというメールの中に、いきなり自社の欠点が書かれていると、採用担当者も嫌な思いをするだけです。

一身上の都合や、転職活動を休止することにしたなど、当り障りのない理由にしておけば大丈夫です。

メールであれば、それ以上採用担当者とやり取りが続くことはほとんどありません。理由はさらっと書いておくのが社会人のマナーです。

メールで面接の辞退の連絡を行う時の具体的な文面例

実際に書き始めようと思ったけれど、うまく書き進めていけない。そんなふうに困っている方のために、具体的なメール文面の例をご紹介します。必要な部分を自分の状況に合わせて修正して活用してください。

件名:【面接の辞退について】営業職で2次面接予定の○○(氏名)

株式会社○○商事

人事部 採用チーム ○○様

お世話になっております。

現在営業職の貴社選考を受けさせていただいており、6月1日に2次面接予定の○○と申します

せっかく面接の日程を調整いただいたにもかかわらず誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、次回面接を辞退させていただきたいと考えております。

身勝手なご連絡となり大変申し訳ございません。

何卒お許しいただけますとありがたく存じます。

本来であれば直接お詫びに伺うべきところ、メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(氏名)

面接の日程が迫っている場合は電話で辞退の連絡をしよう

面接の日程が少し先の場合は、メールでの辞退連絡が気も使わずに対応しやすいです。しかし、面接日程が近づいている場合は、電話で辞退の連絡をするようにしましょう。

メールでのやり取りでは、どうしても伝達までにタイムラグが生じてしまいます。システム障害などでメールが確認できない状況になっていた、という事態も起こり得ます。

きちんと連絡がつかないまま、面接当日が来てしまうことがないように、電話を活用しましょう。具体的に、どのような部分に注意して対応すればよいのか、ご紹介します。

話したい内容を簡潔にまとめ、それを読み上げるようにしよう

電話で面接の辞退の連絡をする際は、いきなり電話を手に取るのではなく、まずは話したい内容を簡潔にまとめておくようにしましょう。

緊張してしまうと、何を話せばいいか分からずに、頭が真っ白になってしまう可能性があります。電話口で言葉に詰まってしまったら、と考えると心配ですよね。

でも、話したい内容を書き出しておけば、固まってしまうことはありません。その内容を読み上げるように話を進めていけばいいだけです。

面接の辞退の連絡なので、話す内容もほとんどありませんよね。必要なことだけを伝えることができるように、準備をしておいてください。

面接の辞退の理由を聞かれた場合に、話す内容を考えておこう

採用担当と電話で直接話をすると、辞退の理由を聞かれる場合があります。

一身上の都合と伝えても、詳しく教えてくれませんかと突っ込んだ質問をされるかもしれません。そのような時のために、質問されたら答えるという内容を、事前に考えて準議しておくと安心です。

例えば、家族と話し合って現職に残ることにした、他社の内定をいただいたなど、それ以上質問しづらい内容を答えることがおすすめです。

社風が合わなさそうや仕事内容がイメージと違ったなど、その会社のことを理由に話すのは避けたほうが無難です。それに対してさらに質問をされてしまう可能性があるので、気をつけましょう。

まとめ

転職活動をしていると、企業の面接を辞退しなければならない場面が出てくるかもしれません。その場合は、できるだけ早めにメールでお断りの連絡をするようにしましょう。

メールでの連絡は、文面を送付してしまえばやり取りは完了します。辞退の連絡を行うことに対する、心理的な負担が少ないのでおすすめです。

ただ、面接の日程が迫っている際は、必ず電話で連絡をするようにしてください。連絡の行き違いがないように、早く確実に対応するようにすることが大切です。

社会人としてしっかりとマナーを押さえて、スマートに面接辞退の連絡をしましょう。

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