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辞表の書き方で気を付ける10のポイントとは?辞表はそもそも間違い?

『辞表』。転職や退職の手続きで今の職場に提出しなければならない書類の中で一番重要なものです。書き方や出し方次第では次の転職に影響を及ぼすこともあるとても大事な書類です。

会社の規定では「退職の○○日前に規定に沿って退職願を提出しなければならない」といったルールも存在するほど重要視されています。今回は辞表の書き方で注意すべきポイントをまとめました。また、辞表と退職届、退職願の違いについても合わせて解説していきます。

辞表と退職願、退職届の違いの違いとは?

「辞表」、「退職願」、「退職届」。それぞれの持つ性質は同じように捉えられています。そもそも『辞表』の本来の意味は『その職を辞する際に提出する退職文書』です。意味だけを見れば、「退職願」や「退職届」も同じ『退職文書』という事になりますね。

しかし、「辞表」、「退職願」、「退職届」はそれぞれが違う意味を持っていることをご存知ですか?ここではそれぞれの持つ意味について解説していきます。

退職文書の意味

【辞表】

辞表は仕事上での役職が「管理職」以上である場合に使用されるものです。管理職ではなくても、組織内で「役職」に就いている人が、職を辞する際に使われます。他にも公務員などの公職に就いている人も「辞表」を使用します。

多くの人は辞表=会社を辞めるというイメージがあると思いますが、本来の意味は、先ほども述べた通り『その職を辞する際に提出する文章』であり、その『職』というのは、仕事ではなく、役職や公職の地位の事をさします。

【退職願】

退職願は「退職を願い出る」時に提出する文章です。あくまで「願」なので、仕事自体を辞めたいという『意思』を伝えるという事です。退職するかどうかは提出先である会社が判断します。

退職願の場合は、提出してから『撤回』できる性質を持っています。退職願を提出してから、やっぱり辞めたくないと心変わりをして、退職届を破棄することが出来ます。ほとんどの会社員はこの『退職願』を書くのが一般的ですね。

【退職届】

辞表や退職願と違い、「退職届」では退職を撤回できません。退職願のニュアンスとは違い、『退職の意思を強く表明する』文章です。かなり強い意志をもって退職を届け出るということなので、使う時には慎重な姿勢が必要です。

辞表、退職願、退職届のルールとは?

「辞表」、「退職願」、「退職届」はその文章の種類によってルールが違います。そのルールとは、それぞれの退職文章の効力が発揮される時期に関わります。

「辞表」は役職や公職に就いている人の退職の意思を表明するものです。しかし、退職届や退職願と違い、自分一人だけの意思では「辞表」が効力を発生されません。

例えば、会社役員が辞表を提出する場合、その辞職を「案件」として代表取締役会議にかけて、了承される事が必要となります。管理職になると、会社から任命された責任ある職位なわけですから、自分一人で辞職を決意して、はいさようならとはいきません。

取締役会議で承認され、はじめて辞表に日付を書くことが出来ます。

このように「辞表」には提出する際のルールがあります。「退職願」や「退職届」も同じようにルールがあります。次の項ではそのルールについて詳しく解説していきます。

会社の規定に沿って円満退職する

退職文章は会社の規定に従って提出する必要があります。労働基準法では、「退職を希望する者は退職日から少なくとも14日前には所属する会社に退職を申し出なければならない」と記されています。

しかし、ほとんどの会社の規定では「1か月前」、「3ヶ月前」といったように、労基法よりも長い期間で申し出なければならない場合が多いです。

これは、退職希望者の仕事の引継ぎ業務や、新しい従業員を募集して採用する期間が含まれています。

急に人材が減る事は、会社にとっても大きな痛手です。それを避けるために、退職日から1か月前の退職文書の提出する期限について会社の規定や契約書に明記されているということです。

退職文書を提出せずに無断で退職となると会社の規定違反となり、会社から損害賠償を請求されたり、新しい転職先を探す際に不利になったりすることもあるため、会社の規定をしっかりと理解し、『円満に退職』することが重要です。

他にも注意すべきルールをいくつか紹介します。

【封筒の種類】

退職文書は白の便箋に白の封筒を使います。便箋には罫線が入っていても、入っていなくても問題はありません。

【渡す際のポイント】

基本的には自分の上司に直接手渡すのがルールです。人伝や、郵送は本人が本当に提出したかが証明出来ないため基本的にNGです。病気などで入院といったやむを得ない場合を除いては、自分自身で手渡しするべきです。

辞表、退職願、退職届の書き方とは?

辞表、退職願、退職届のルールが理解できたら、次は実践編です。ここからは退職文書の書き方を解説していきます。

必要なものは何か?文面の例文とは?必ず書くべき内容とは?など色々気になるポイントを特に問い合わせが多い箇所を中心に10個に分けて記載しました。

また、気を付けるべきポイントや、見落としがちなポイント、今更聞けない部分も合わせて解説していきます。既に前述したポイントも含め、自分が作成した退職文書と合わせてチェックしていきましょう。

【必要なものはコレだ!リスト】

退職文書を作成する上で必要になるのは、

  • 1・・・封筒(白無地)
  • 2・・・A4もしくはB5サイズの便箋(白無地or白地罫線有)
  • 3・・・黒の筆ペンもしくは黒のボールペン

です。公文書になりますので、手書きが望ましいという意見もありますが、現在の公文書はパソコンでの作成が主流ですので、パソコンで作る場合には、署名捺印をして、自分が書いたものである証明をする必要があります。

辞表、退職願、退職届で違う文面

文面で違うのが「一身上の都合により」から後の部分です。辞表の場合は「○○の職を辞任いたしたく何卒お願い申し上げます。」という文言になります。

退職願、退職届の場合は「一身上の都合により」の後に文言が「平成○○年〇月〇日をもって、退職したく、お願い申し上げますor平成○○年〇月〇日をもって退職いたします」となります。

辞表の場合は、日付を記入する場合もありますが、取締役会議で引継ぎ日などが変わるため、空欄にしておきます。

退職願、退職届は、日付を提示して退職願いなのか、退職届なのかで文言を変えます。これは、日付以降の法的効力を示すために必要な部分ですので、覚えておきましょう。

書き方で気を付ける10のポイント

  • 冒頭行

「辞表」、「退職願」、「退職届」の文字を文中中で、一番大きく紙面の中心(縦書きであれば左端、横書きであれば上部分)に記入します。

  • 文の導入

最初に書く言葉は「この度」です。手紙の表現である「拝啓」などは使いません。

  • 退職理由

「一身上の都合により」という言葉を使用します。労働契約の解除が目的ですので、退職理由の記載は不要です。

  • 退職日

提出する日から起算して一か月後、三か月後(会社規定による)の日付を記入してください。

  • 「辞する」、「願い出る」、「いたす」

先ほども触れましたが、退職文書の種類によって表現が変わります。

  • 文末の表現

手紙の表現である「敬具」や「草々」などは不要です。

  • 届け出年月日

和暦で記載します。作成した日付ではなく、提出する日を記入します。

  • 所属と氏名

退職日時点での自分の所属を書きます。

  • 宛名

会社ではなく、社長宛にします。また株式会社など正式名称で記載します。(株)などと略さないようにしましょう。

  • 便箋の折り方

長辺の部分を三つ折りにします。この時、退職願(辞表、退職届)と書いた部分が、折った時に一番上にくるようにするのが礼儀です。

まとめ

辞表を作成する上で気を付けるべきポイントをいくつか紹介してきました。円満退社をするためには、退職前の勤務態度なども重要ですが、しっかりとルールに乗っ取った退職文書の作成も重要だという事がお分かりいただけたかと思います。

口頭で上司に、「退職します。」と伝えるのではなく、退職する会社の事を考えて、礼儀を踏まえて手続きを行うことが重要です。

間違ってもテレビドラマのように、辞表を上司の机の上に叩きつけて退職するということが無いようにしましょう。会社から損害賠償を請求される事もありますので、注意してください。

今後の将来の為にも、退職文書の常識はきちんと身につけておきましょう。この記事を参考にして、円満退社につながるような退職文書を作成してくださいね。

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