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ファンクショナルアプローチで仕事の質を変えるための3つの実践

ファンクショナルアプローチは、行き詰まってしまった問題を解決する画期的な方法としてビジネス業界で注目されています。人はいったん固定観念にとらわれてしまうと、ものごとを正しく把握できなくなるものです。

ファンクショナルアプローチは、そういった固定観念を1度リセットして問題解決に導くための考え方です。しかも理論上の方法論ではなく、即実践に導入しやすい方法論となっています。実践的なファンクショナルアプローチを学んで、ぜひビジネスの現場で役立てていきましょう。

ファンクショナルアプローチは仕事の質を変える?

いきなりファンクショナルアプローチと言われても、なにやら難しいビジネス用語としか認識できないかもしれません。実際には、ファンクショナルアプローチとはとてもわかりやすい方法論です。簡単に言うと、考え方と気づきによって改善を行うこととなります。その考え方のキーワードがファンクション(機能や目的)です。ものごとがうまく行かないときに、ひとはつい「なぜ?」と考えてしまいます。そしてそれがいつの間にか壁になってしまうのです。その壁を越える方法がファンクショナルアプローチです。

ファンクション(何を目的としているか)に気づくこと

私達は毎日の仕事に意味を求めることはあまりありません。決まっているからそれを行うという場合がほとんではないでしょうか。それは言うなれば機械のように働いているということです。こういった気づきのない仕事でも、うまくいっている内は誰も問題意識を持ちません。

ところが、気づきのないまま仕事につまずきが生じると、なかなか回復することが出来なくなってしまいます。ファンクショナルアプローチを意識することで、こういった仕事上の問題点を排除することができます。その仕事の目的は何なのかという気づきを現場の人間にもたらすこと。それがファンクショナルアプローチの1つの大きな目的です。

ファンクショナルアプローチは先入観を突破する力

仕事には必ず目的があります。代表的な目的を挙げると、「利益を上げる」ことがありますね。本来は仕事は、この目的のために機能しているものです。少なくとも、創業時には目的達成のために考え抜かれて機能しています。

ところが、時間の経過と共に重要度が目的から形に移行してしまうのです。具体的に言うと、開店時間を守ること。制服を着用すること。お客様の来店時のご挨拶など。多くの形がその企業を作り上げている状態となります。この形は先入観となって逆にその企業の目的達成を縛ることがあります。ファンクショナルアプローチは、そういった先入観を突破するために必要な考え方です。

全てにファンクショナルアプローチは存在する

ファンクショナルアプローチは、単にビジネス上のものごとだけの考え方ではありません。全てのものごとに通じる考え方と言っていいでしょう。例えば朝起きて顔を洗って歯を磨きますが、それは習慣で行っていることですよね。

目的としてはさっぱりするためであったり、朝の気合を入れるためという方もいるでしょう。行動を無意識に行うのではなく、自分の行っていることが何を目的としているかを考えることで、新しい視点を得ることができる。

それがファンクショナルアプローチの真骨頂と言えます。もちろん何気ないものごとに理由を考えるのは面倒なことです。しかし、普段は意識しなくても、考え方を切り替えたいときにファンクショナルアプローチを知っていると、新しい視野を開くことができます。

ファンクショナルアプローチを仕事に導入する

それでは、実際にファンクショナルアプローチを仕事にどのように導入していくかを考えてみましょう。毎日の仕事のなかで気づきを行える。それがファンクショナルアプローチの大きなメリットという話をしました。具体的に仕事のなかにファンクショナルアプローチを導入する場合、問題意識を持って発見する。というところから始まります。発見し、展開する。それがファンクショナルアプローチです。

現在の仕事はファンクション的に正しいのかを意識する

具体的な例として、レストランを挙げてみましょう。昔は多くのお客さんが訪れたレストランで、最近はめっきりとお客さんの足が遠のいています。店主や従業員は精一杯の努力をしているのに、なかなか業績が回復しません。

そういった場面でファンクショナルアプローチでできることは何でしょう。最初の気づき、ファンクションをさがします。レストランの機能や目的は何のためでしょう。美味しい料理をお客さんに食べてもらうこと。もし専門店ならその専門料理の良さを知ってもらうこと。それらの目的を実現するために何をどうすればいいのか。今の仕事の流れはその目的に正しく沿っているのか。意識し気づきます。

ファンクションを書き出してみる

気づきをより具体的にするために、まずはファンクションを書き出してみてください。「お客様に料理を美味しく食べてもらう」「他では食べられない専門料理を知ってもらう」などが出てきました。これをもっと単純にまとめてしまいましょう。

すると、「お客さんの満足」という大きなファンクションにまとまりました。これがレストランの目的、「ファンクション」です。通常お客さんが減った場合には、まず理由さがしをして対策を取るものです。しかしファンクショナルアプローチの場合は、ダメな理由を求めるものではありません。あくまでも仕事の目的を探り出すことを第1としています。

レストランのお客さんが減った理由さがしは、ファンクショナルアプローチには必要ありません。

仕事に対するファンクショナルアプローチを考える

目的を絞り出したところで、その目的にどうアプローチするか考えます。「お客さんの満足」にアプローチするのに現在の仕事が最適なのかを考えるのです。

例えばこのレストランではナイフとフォークを食事の際に提供しています。あるときお客様がお箸で食べたいと言いました。しかしお店にないのでお箸は提供できませんでした。これは「お客さんの満足」というファンクションを阻害する状況です。

そこでお箸でも食べられるようにお箸を用意しました。また、キッチンの配置のせいで動線が途切れて調理時間がよけいにかかっていました。これもお客さんを待たせてしまい、「お客さんの満足」というファンクションを阻害していたので、キッチンを改装しました。と、このように新たな視点で業務改善していくのがファンクショナルアプローチです。

ファンクショナルアプローチの構築方法のコツ

ファンクショナルアプローチの考え方や仕事への導入方法はわかったけれど、いきなり使いこなすのは難しい。そう考えるあなたのために、ファンクショナルアプローチを構築する際のコツをご紹介します。1つ1つ行うことで、いつの間にかファンクショナルアプローチを使いこなしているはずです。

常識や形にとらわれて発展が阻害されていた仕事環境を改善する。現場でこそ生きるファンクショナルアプローチを実践投入してみましょう。

1つの物事のファンクションは1つではない

ファンクショナルアプローチに必要なのはファンクションに対する気づきです。ただし、1つのものごとに、ファンクションは必ずしも1つではありません。例えばあなたが食事を摂る目的を考えるとき、さまざまなことが浮かぶはずです。

空腹を解消するため、栄養を摂取するため、元気に過ごしたいから、頭を働かせたいから、など。1つの物事には複数のファンクションがあります。ファンクションを書き出す際には、この思い浮かんだ全てのファンクションを書き出すようにしましょう。そして目的をまとめていきます。

この際、より優位の目的を上位に持っていきます。そして最終的に全てのファンクションを1つか2つに集約するのです。このファンクションをまとめた表をFASTダイアグラムと言います。

「なぜ?」ではなく「なんのために」

仕事を改善にかかる際に、多くの人はなぜこうなったのかと考えます。しかし「なぜ?」という考え方は展望がありません。理由を見つけてそれを解消するという消極的な改善にしかつながらないからです。その点ファンクショナルアプローチは大きく開いていくための考え方になります。

「なんのために」それを行うのかということを常に考えることになるからです。「なんのために」「なにをどうする」のか。そうやって、仕事の本来のあるべき姿をより発展させていくのがファンクショナルアプローチです。この仕事は誰のために行っているのか、何をすればその目的に沿うのか。注目するべきはそこになります。

多くの視点によってファンクションを厚くする

ファンクショナルアプローチが優れた考え方と言っても、1人で思いつくファンクションには限界があります。視点の違う、新鮮なファンクションが多く集まるほど、ファンクショナルアプローチはより充実したものになるのです。

そのためにはできるだけ多くの人の意見が集まる場を提供することが必要となります。そうして初めて、見解に厚みが出て、より新しい、より多くの人に適した事業を行えるようになります。ファンクショナルアプローチの最大のコツは、全ての従業員が広く気づきを持って意見交換ができる場を持つことなのです。

まとめ

ファンクショナルアプローチを使って仕事の質を変える方法を詳しく解説させていただきました。名前だけ見ると難しく感じるファンクショナルアプローチですが、実践はそう難しくありません。

しかもどのような場所でも応用していくことができる考え方なので、事業者ではなく従業員としての立場でも実践できます。仕事をよりよくしていくために、積極的にファンクショナルアプローチを身につけて実践していきましょう。

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