職場の悩み

職場で忘れっぽい!仕事のやり忘れを対策する5つの方法とは?

頼まれた仕事が抜け落ちてしまう、書類を置いた場所を忘れてしまう、など仕事で「忘れっぽい…」と感じることはありませんか? これらに悩まされている人は「なぜ忘れてしまうんだ…」と自分を責めてしまうでしょう。

しかし、自分を責める必要はありません。実は、人間はとても忘れやすい生き物であり、個人差はあるものの誰だって物事を忘れてしまうものなのです。ですので、忘れっぽいことの対策として必要なのは、忘れても思い出せるようにしておく、ということでしょう。

そこでこの記事では、仕事で忘れっぽいと悩むときの対策と、物忘れに対する考え方を紹介していきます。

仕事で忘れっぽい人にオススメの5つの対策方法とは?

私たち人間は、とても忘れやすい生き物です。特に仕事の指示や頼まれごとなど、細かいことに対しての記憶力は弱くなっています。

とはいえ、仕事において“忘れっぽい”というのは致命傷になりますし、何かしらの対策をしていかなければなりません。では、仕事を忘れずにこなしている人は、どのように対策をしているのでしょうか?

そこでここからは、仕事で「忘れっぽい…」と悩む方にオススメの“対策”を5つ紹介していきます。

やるべき仕事をリストにして常に持ち歩く

まず、仕事で忘れっぽいことの対策として、やるべきことを“リスト化”して持ち歩く、という方法が挙げられます。その日にやるべき仕事や追加で受けた指示など、リストとして常に見返せるような環境を作りましょう。

やるべき仕事リストを活用すれば、仕事のやり忘れや抜け落ちはほとんどなくなります。リストの作成も簡単で、当日朝か前日夕方にやるべき仕事をノートやスマートフォンのアプリに書き出しておくだけで十分です。

  • 10時から〇〇さんとミーティング
  • 16時までに△△課長に頼まれた書類を提出
  • 朝一番で□□社へ電話

など、仕事の内容がわかるようなメモくらいの気持ちでかまいません。そして、書き出した仕事を優先順位の高い順番にこなしていけば、仕事の抜け落ちはなくなるでしょう。

また、当日に仕事を頼まれたり、追加の指示を受けたりした場合でもリストに追加します。指示を受けたタイミングで書き加えれば忘れることはありませんし、仕事をやり忘れることもないはずです。

スケジュールアプリやビジネス手帳を活用する

仕事のやり忘れで怖いのは、当日の仕事だけではありません。1週間後や1ヶ月後といった、少し先の仕事を忘れてしまうこともあるでしょう。これらの対策としては、スケジュールアプリやビジネス手帳の活用が効果的です。

基本的に“やるべき仕事リスト”と同じですが、スケジュールアプリやビジネス手帳を用意し、何かしらの予定が入ったタイミングで書き加えていきます。このように記録しておけば、仕事の予定も忘れることはないでしょう。

スケジュール帳については、常に見返すために持ち運べるものがベストです。たとえば、切り離してしまうタイプのメモ帳や、パソコン上でしか閲覧できないアプリであると、いざというときに予定を見返せません。

持ち運べる形のものかつ、自分が使いやすいと感じるものであればどんなものでもいいので、何かしらのスケジュール帳を用意し、少し先の予定まで管理をしておくようにしましょう。

細かい仕事やタスクはすぐに手をつける

仕事では毎日が思い通りに動くわけではありませんし、むしろ自分が立てていた予定から大きく外れる日のほうが多いでしょう。時には、急に細かい仕事や指示を重なり、パニックになってしまうこともあるのではないでしょうか?

ですので、もし細かい仕事を頼まれた場合は、すぐに片付けてしまいましょう。なぜなら、急に入る細かい仕事や指示こそ、仕事のやり忘れを起こす原因になりやすいからです。

たとえば、先方にちょっとしたメールする、書類に目を通すなど、これらの仕事は数分で終わるもの。これらの細かい仕事は、やるべき仕事リストに書き加えている時間がもったいないのです。細かい仕事こそすぐに済まし、仕事のやり忘れを防止しましょう。

とはいえ、状況によっては手をつけられないケースもあります。その場合は内容をやるべき仕事リストに書き加え、急ぎの仕事が片付き次第、細かい仕事を処理していけば問題ありません。

情報を手に入れた後に他人へ説明する練習をする

仕事をしていて「忘れっぽいな…」と感じたのであれば、対策として日頃から何かを他人に説明する練習をしてみましょう。その日学んだことや知ったことを整理し、相手に話をしてみてください。

というのも、忘れっぽくなっている原因は大きく分けて“2つ”あり、頭から記憶が抜け落ちている場合と、記憶はあるのに頭から引っぱり出せていない場合が考えられます。そして、他人に何か説明する練習こそ、記憶を引っぱり出せていない状態への対策になるのです。

記憶を引っぱり出せていない現象は、決してめずらしいものではありません。現代は受け取る情報が多すぎる時代であり、多くの人が「頭の中に情報が入りすぎで思い出す力が衰えている」という状態になっています。

ですので、日頃から常に意識して、頭の中にある情報を引き出すトレーニングをしておくことが効果的なのです。

仕事が忙しくなっても慌てずに“深呼吸”をする

仕事が忙しくなってくると、どうしても焦りが出てバタバタとしてしまいませんか? しかし、焦りは仕事を取りこぼす原因にもなるため、仕事が忙しくなってきたときこそ落ち着くクセをつけておきましょう。

一息つく際には、“深呼吸”がオススメです。仕事中に「テンパりそう!」と感じたら作業の手を止め、10秒間ほど深く息を吸い、ゆっくり吐き出してみてください。たった10秒間ですが、これだけでも頭がクリアになり、パニックもかなり解消されるはずです。

ほかにも、数分間の休憩をとったり、少し目をつむって落ち着いてみたりなど方法はありますので、自分に合った“休憩方法”を取り入れてみてください。そして、一息ついて落ち着いてから、やるべき仕事リストを見返し、優先順位が高いものから順番にこなしていきましょう。

大切なのは自分の頭で覚えようとしないこと

仕事のやり忘れや物忘れを防ぐためには、記憶を頼るのではなく、何かしらに“記録”しておくことが大切です。周りから頼まれた仕事や受けた指示をメモしたり、新しく入った予定はスケジュール帳に記録したりしておくことで、忘れても思い出せる“仕組み”を作りましょう。

もちろん、人の話をしっかり聞いたり、すばやく仕事をこなしたりすることも重要です。しかし、それで仕事が抜け落ちていたら意味がありませんので、まずは頼まれた仕事を記録し、その後に仕事に取り掛からなければいけません。

特に次から次へと仕事が舞い込んでくるような日こそ、私たちの脳はパニックになり、やり忘れも多くなっていきます。ですので「忙しい!」と感じたときこそ、時間を使ってメモを取るようにするべきです。

とにかく大切なのは、自分の頭で覚えようとはせずに、万が一忘れてしまっても思い出せる“仕組み”を作ることであると覚えておきましょう。

忘れっぽくても自分を責めない!問題はやり方にあり

仕事のやり忘れや抜け漏れが多いと、自分自身に嫌気がさし、自分を責めてしまう人も少なくはないでしょう。しかし、これまでお伝えした通り、人間の脳はとても忘れやすくできています。それはあなただけではなく、共通して言えることなのです。

特に細かいタスクや指示ほど、私たちの脳は忘れてしまいます。にもかかわらず、頭の中で記憶した気になってしまう人が多く、結果的に「自分は忘れっぽくて嫌になる…」と悩んでしまうのでしょう。

しかし、自分を責める必要はありません。先述の通り、やるべき仕事をリストに書き、新しく入ったスケジュールを記録しておけば、仕事のやり忘れはほぼなくなります。ですので、まずはこれらの対策に取り組み、少しずつ“忘れっぽい人”から抜け出していけば問題ないのです。

まとめ

仕事において、やり忘れや抜け漏れというのは厳禁です。自分ひとりでする仕事ならまだしも、ほとんどの場合は周りにも迷惑をかけてしまうこともあるため、仕事に対して「忘れっぽいな…」と感じたのであれば、早めの対策が必要になります。

対策といっても、それほどむずかしいことではありません。仕事や予定を書き出し、とにかく記録することが重要になります。リストやスケジュールを作るクセができれば、仕事や予定の漏れは確実に減るはずです。

繰り返しますが、仕事において“忘れっぽい”というのは、あなた自身の能力不足が原因なのではありません。本当の原因は“仕事管理のやり方”だといえます。

ですので、まずは仕事や予定を管理する方法を変えて、忘れないための“対策”を実行してみてはいかがでしょうか?