現在の就職活動はパソコンで職務経歴書を作成することが主流であるため、「文字サイズ」や「フォント」そして「レイアウト」等見やすくきれいな職務経歴書に仕上げることも「採用担当者の目に留まる」という観点からとても重要な要素であると言えます。
今回は、採用担当者の目に留まり評価を高めることができる職務経歴書作成のコツについて紹介していきましょう。
職務経歴書を上手く作ることは、採用担当者の目に留まることに加えて「パソコン処理能力がある人材」という点もアピールできますので、上手な職務経歴書作成は「一石二鳥」とも言えます。
もくじ
職務経歴書の作成に使用する適したフォントとは？
どのようなフォントを使用することが職務経歴書作成には適切なのかを紹介していきましょう。「自分の職務経歴書を採用担当者の目に留まるものにしたい！」という思いから一般的に使われているフォントから逸脱したフォントを使用することは適切ではありません。
職務経歴書作成におけるフォントの「一般常識」を把握していなければ、採用担当者から「常識がわからない人」との評価を受けかねません。
「良い意味で」目に留まる職務経歴書にしていくためにも職務経歴書の作成に使用するための適したフォントについてしっかりと理解していきましょう。
職務経歴書のフォントは「明朝体」が基本！
パソコンでの文書作成においてフォントの使い分けをする場合、「どんな文章を誰に対して作成するのか」を意識してフォントを選択する人は多くいらっしゃると思いますが、職務経歴書は「明朝体」フォントを使用することが応募者の主流になっています。
まるで「筆」を使って書いたような自体で「かしこまった」印象を受ける明朝体は、職務経歴書を作成するフォントとしては一番適していると言えるでしょう。
明朝体で基本的な文書を作り、見出しや強調したい部分を線が太く目立つ印象を受けるゴシック体等でアレンジすることで見やすくまとまった印象の職務経歴書作成に繋がります。
また、特殊なフォントによってはOS等のパソコンの環境によって「文字化け」が発生してしまう可能性がありますので、データで送付する場合特殊なフォント使いには注意が必要です。
文書を見やすくする職務経歴書の文字サイズ設定とは？
文字サイズ設定は見やすさを検討するうえで必要不可欠ですが、次は文書を見やすくする職務経歴書の文字サイズ設定について紹介していきましょう。
ポイントは読み手に対する「気配り」です。自分自身で長文を作り読み返すのが面倒になった経験がある方は多くいらっしゃると思います。それは、読み手に対する「気配り」が欠如しているからなのです。
職務経歴書で使われている文字サイズの主流をしっかりと把握しながら、読みやすい文字サイズ設定にするために効果的な考え方を理解していきましょう。
職務経歴書の文字サイズは見やすいサイズで統一する！
「いかに読みやすく作るか」そして「いかに見やすさにこだわるか」を職務経歴書に求めるうえで文字サイズはとても重要な要素になります。一般的に見やすいとされる文字サイズは10.5ポイントから11ポイント位までとされています。
職務経歴書を見やすく作るためには一般的に用いられている文字サイズから選択することは遵守しましょう。また、文章の一部のみの文字サイズを変えて職務経歴書のボリュームをカットしようとする方もいらっしゃいますが、部分的な文字サイズの変更はおすすめできません。
文字サイズの統一感が無くなれば職務経歴書にも統一感が無くなるため、採用担当者が読み進めていくうちに「何か変だな」と違和感を持たれる可能性が高いのです。
文字サイズは、しっかりとルールを決めて文書を作成することで統一感や見やすさといった文書作成に関する良いイメージが生まれてくるのです。
見出しや数字表記は見栄えを重視する！
見出しや数字表記を変えることで職務経歴書の全体的な「見栄え」が変化することがありますので見出しや数字表記の見栄えを重視することはとても大切なポイントです。
まず、見出しは本文の文字サイズより2ポイント程度大きく設定することが一般的とされています。大きすぎず職務経歴書全体の統一感を妨げない程度に「見出し」ということを少し強調するという意味では、2ポイント程度文字サイズを上げることは、適切な方法であると言えます。
また、アラビア数字は半角数字が一般的です。全角数字では幅を取りますしさりげなく数字を使ったつもりが数字だけ浮き出て見えることもあるため「見栄え」を重視するなら半角数字が効果的です。
読みやすさが上がる職務経歴書作成のコツとは？
次に読みやすさが上がる効果的な職務経歴書作成のコツを紹介していきましょう。職務経歴書作成で大切なことは文書や構成の「メリハリ」です。
単調な文章が長く続けば読み手は飽きてしまいますし、レイアウトを気にせず色や文字装飾そしてグラフや表を「乱用」してしまうと、職務経歴書のイメージが煩雑になりわかりづらくなってしまいます。
「読みやすさ」を重視した様々なテクニックをしっかりと理解し「メリハリ」に気を付けて有効に活用していきましょう。
リストや表を活用し情報をわかりやすくまとめる！
「文書だけで伝えることが難しい！」と悩んでいる方は、リストやグラフ等の表を添えて情報をわかりやすくまとめてみましょう。営業成績や仕事で得られた成果等リストや表を使った方がわかりやすくまとまる事項は多々あります。
「職務経歴書は文書だけで構成するものだ」という固定観念を持つ方も多くリストや表等を添付して作成する方は「少数派」であると考えられます。リストや表が効果的に使い職務経歴書を作成することによって他の応募者よりもインパクトもそして評価も上がる可能性が高まることでしょう。
しかしあくまで「リストや表を活用した方がわかりやすい」と判断される場合に限ります。インパクトを強めるための無意味な表の使用は評価を下げることに繋がりますので注意が必要です。
記号や太文字等で文章や単語を装飾する！
自身の能力や過去の仕事での実績や経験等採用担当者にぜひとも伝えたい点は記号や太文字、下線や文字色を変える等の方法で文章や単語を「目立たせる」装飾をすることが効果的です。
文章や単語を装飾することにより一目で応募者が見て欲しい部分が採用担当者の目に入りやすくなり、「一番のアピールポイントを読んでもらえなかった」というリスクを軽減することができるのです。
しかしこの装飾も「乱用」してしまうとどこを一番見て欲しいのかというアピールポイントが薄れてしまうこともありますので、一番見て欲しい点に狙いを絞り効果的に装飾していくことに注力することをおすすめします。
文字間や行間や余白バランスに気を付ける！
職務経歴書は読み手のことを考えて文字間や行間に適度な余白を設ける等、余白バランスに気を付けて読みやすい文章構成を考えることが大切です。
難しい参考書等の本を手に取り読もうとした時1ページにぎっしりと埋め尽くされた文字を見て読む気が失せてしまった経験は多くの方がお持ちだと思います。人はどんな本や書類でも読みにくいものは敬遠しがちです。
「自分の職務経歴書を読んで評価してもらう」という気持ちを持ち、相手への気配りの気持ちを文字間や行間の適度な余白バランスを取ることによる文書の読みやすさで表現してみましょう。
また、採用担当者が紙にプリントアウトしリングファイルで保管することも考えパンチ穴をあけても支障が無い程度に両脇の余白もあけておくという細やかな配慮も大切です。
読み手を飽きさせない！3枚以内にまとめる！
採用担当者である読み手を飽きさせないためには、職務経歴書に沢山のことを盛り込んだとしてもA4用紙3枚以内にまとめることが大切です。
「書く内容が納まらない！もっとアピールしたい！」という方は、応募する業界や職種を考慮し自己アピールが有効だと思われる項目のみを厳選して記載したりする等できるだけ端的にまとめることを心掛けましょう。
人の集中力は限られていますので、効果的に自己アピールを行うためには長々と文章を書くよりも本当に伝えたいことを端的にまとめた方が印象に残ることは明らかです。
印刷して読みやすさや誤字脱字をチェック！
パソコンで職務経歴書を作成しパソコンの「画面上」でのみチェックをしていると、プリントアウトした時の全体のレイアウトの崩れや誤字脱字に気づかない場合があります。
職務経歴書の作成が終わったら、プリントアウトしてから「紙」でのチェックも忘れずに行いましょう。一枚の紙に打ち出ししてチェックすることにより、周りの余白や行間や文字間そして全体のレイアウトをしっかりと確認でき誤字脱字も見つけやすくなるのです。
また、最終チェックを行うときは職務経歴書を書き終えた直後の気分が高揚した状態ではなく、少し時間を置いて落ち着いた気持ちの状態でチェックすることでより的確なチェックが可能となります。
まとめ
手書きの場合丁寧に書かれた文字と雑に書かれた文字では読み手に与える印象は大きく異なるように、パソコンで作成する職務経歴書においても同様のことが言えます。
わかりやすさや読みやすさを考慮した文字サイズやフォントそしてレイアウトを吟味するのとしないのとでは、職務経歴書の評価もそして読み手に与えるイメージも大きく異なりますので、パソコンでも読みやすくわかりやすく職務経歴書を作成するということはとても大切なのです。
採用担当者にとっての実質的な「第一印象」となる書類選考において、丁寧且つわかりやすい職務経歴書で「仕事が丁寧であること」そして「パソコンでの資料作成能力」を充分にアピールしていきましょう。
